論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及其完善

摘要：事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)于單位選拔人才、晉升、薪酬以及福利等多項(xiàng)內(nèi)容有著直接關(guān)系，良好的檔案管理工作是審核職工工齡、學(xué)齡、職齡和學(xué)歷的重要憑證和保障。但是許多事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作不夠重視，使得人事檔案管理存在嚴(yán)重的問(wèn)題。對(duì)此本文做了深入分析，首先對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述，最后對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進(jìn)與措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及措施

人事檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)具有重要的意義，因此各單位必須要重視人事檔案管理工作的發(fā)展，對(duì)人事檔案管理存在的問(wèn)題給予有效的解決，從而確保事業(yè)單位能夠穩(wěn)定有效的運(yùn)行，人事檔案管理工作是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)保障，所以事業(yè)單位必須要加強(qiáng)規(guī)范人事檔案管理制度，并且配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以此來(lái)提高人事檔案管理水平，確保事業(yè)單位能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理硬件設(shè)備較差

許多事業(yè)單位在人事檔案管理中嚴(yán)重缺少檔案管理設(shè)備，其中最主要的是缺少專(zhuān)用檔案室、閱檔室等。有些單位在檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，從而導(dǎo)致檔案嚴(yán)重受損。

2.人力資源在配備上存在不足

人事檔案管理是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)的重要工作，但是大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員都是由非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理的，這就使得這些員工不能把全部精力投入到檔案管理工作中，另外有部分員工對(duì)于檔案資料只是簡(jiǎn)單的放入檔案袋中，對(duì)于檔案的分類(lèi)、歸檔、鑒別、裝訂等都不夠重視。

3.檔案工作人員缺少責(zé)任心

檔案管理工作人員對(duì)于各個(gè)部門(mén)、科室收集的檔案材料不夠重視，許多員工都是在被動(dòng)的工作，導(dǎo)致人事檔案材料收集不夠完整。另外有些員工對(duì)于收集到的重要檔案材料只是簡(jiǎn)單的保存，通常都是隨意的堆放，使得這些重要的檔案長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)人過(guò)問(wèn)，有的工作人員缺少責(zé)任心對(duì)檔案材料沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真審核，使檔案內(nèi)容殘缺不全[1]。

4.工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

有些人在填寫(xiě)如履歷表和考核報(bào)表時(shí)，存在嚴(yán)重的敷衍行為，有些人甚至在填寫(xiě)學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱(chēng)等材料存在嚴(yán)重問(wèn)題，有些檔案會(huì)落在個(gè)人手中，使得檔案在交到工作人員手中后出現(xiàn)部分材料丟失問(wèn)題。

5.檔案交接工作存在嚴(yán)重問(wèn)題

部分檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行交接時(shí)沒(méi)有按照正規(guī)程序進(jìn)行操作。事實(shí)上檔案管理中有著一系列的操作管理規(guī)定，但是許多員工都沒(méi)有按照規(guī)定進(jìn)行操作，在檔案交接時(shí)交接人員不夠認(rèn)真細(xì)致，同時(shí)在交接手續(xù)上沒(méi)有嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行交接工作。在檔案管理工作人員出現(xiàn)調(diào)離工作，一些員工沒(méi)有按照正規(guī)程序辦理交接手續(xù)，接手人員礙于面子，對(duì)于該檢查的檔案項(xiàng)目沒(méi)有進(jìn)行有效的檢查，該簽字的不簽字，進(jìn)而導(dǎo)致檔案在交接工作中經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，甚至可能導(dǎo)致部分內(nèi)容丟失[2]。

6.人事檔案管理手段不夠完善

就目前我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展情況來(lái)看，絕大多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理還是僅限于紙面管理方面，同時(shí)許多單位在檔案收集和整理中依舊采用簡(jiǎn)單的手工檢索、編輯等方式，使得人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，最終導(dǎo)致檔案資料以及目錄不能得到快速有效的更新。另外在調(diào)閱和查看檔案時(shí)依舊采用手工操作方法，這對(duì)于檔案的管理、查找、收集等極其的不利，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進(jìn)與措施

1.改變觀念促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展

隨著人事檔案管理制度的不斷完善，使得檔案管理工作有著明顯的提高。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要改變傳統(tǒng)的觀念，必須要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行有效的改變和完善，將傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，這樣才能使現(xiàn)有的檔案管理工作能夠跟得上時(shí)代的發(fā)展步伐。

2.人事檔案管理必須選用專(zhuān)業(yè)人員

人事檔案管理必須對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有極其重要的作用，因此各個(gè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使這些員工擁有一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而使檔案管理人員能夠?qū)n案材料進(jìn)行及時(shí)歸檔，同時(shí)使工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行有效的鑒別，以此來(lái)提高工作人員對(duì)于檔案信息鑒別的準(zhǔn)確性。同時(shí)單位還要培養(yǎng)檔案管理工作人員具有較高的綜合素養(yǎng)，這樣能夠使員工在工作中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，擁有較強(qiáng)的責(zé)任心。

3.加強(qiáng)檔案管理規(guī)章制度建設(shè)

事業(yè)單位必須要加快推進(jìn)檔案管理工作規(guī)章制度的建設(shè)和完善，這樣才能確保檔案管理制度擁有一套健全的科學(xué)管理體系，從而使檔案管理工作有序的開(kāi)展。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)員工的操作進(jìn)行有效的監(jiān)督與管理，這樣才能確保員工在工作中能夠按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，這樣能大大的降低檔案丟失和損壞的可能[3]。

三、總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位必須要對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題給予高度重視，并且采取相關(guān)措施將檔案管理工作中存在的問(wèn)題給予有效的解決，這樣才能確保事業(yè)單位檔案管理工作得到快速發(fā)展，從而為事業(yè)單位發(fā)展做出基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

【1】盧曉衛(wèi). 淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J]. 科學(xué)中國(guó)人， 2015（18）.

【2】呂游. 淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018（12）.

【3】陳平. 淺談事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J]. 決策與信息旬刊， 2016（11）.