信息化背景下做好機關檔案管理工作的措施

摘要： 在這個信息化背景下的互聯網時代，為了能夠更好的實現檔案管理工作，我們必要將計算機管理手段應用到各個環節中來，通過對不同專業、不同學科的知識整合來實現各部門之間的高度配合。下面就來結合實際檔案管理工作經驗，對信息化背景下的機關檔案管理具體措施展開討論，希望能夠為廣大的同行業從業人員帶來一定的理論參考依據。

關鍵詞：信息化；機關檔案管理工作；措施

隨著社會的進步與科學技術領域的不斷發展，中國的機關檔案管理工作已經得到了前所未有的提升。而伴隨著這種信息化的到來機關檔案工作更是逐步向無紙化趨勢轉變，所以無論哪種領域下的機關檔案管理工作都必要通過加快腳步來緊跟時代發展，通過對電子檔案流程的優化管理與控制來實現專業化與規范化的管理。

一、信息化背景下的機關檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理分類的不斷增加

隨著國家各項制度的不斷推進與完善，中國的檔案管理制度同樣也得到了前所未有的提升與進步，然而在這種環境下機關單位檔案管理的門類變得也越來越繁多，特別是一些黨內文件、上級機關下發的各類資料、財務部門的資金檔案、基建項目的建設檔案等都導致了整個檔案庫存數量的增多，而傳統的檔案管理手段已經逐漸無法滿足新局面下的工作發展，每一名機關檔案從業人員則是必須要緊跟發展，通過對信息化檔案的管理提升來實現整個管理工作的提升。

（二）機關檔案管理信息化任務的繁重

隨著時代的發展，中國現階段各個領域的機關單位都逐步實施了信息化的檔案管理工作，然而這種信息化檔案管理卻并不是一件一勞永逸的事情，它需要通過一定的時間完成紙質檔案向電子檔案進行過渡與備份的流程，這樣做不僅有利于檔案的保管與存放，同時對于一些涉及機密內容的檔案還可以提升其保密程度。如此一來機關單位的檔案管理工作任務量便得到了很大的增加，這對于原本人數就相對較少的機關單位檔案室而言無疑是一件急需解決的事情。

（三）檔案的使用關系發生了巨大變化

機關單位的檔案管理可以說為整個企業事業的運營提供了基礎保障，特別是信息化的電子檔案管理系統不僅能夠在最短的時間內查找到相關的訊息，同時還能夠為各部門之間的協作辦公起到保障性作用。所以說在這種情況下如何能夠最大程度的協調檔案使用關系，已經成為了每一名機關檔案管理從業者需要面對的重要問題。

二、信息化背景下做好機關檔案管理工作的措施

針對上述問題，我們現階段各領域的機關檔案管理工作必須要從如下幾個方面來展開工作：

（一）通過轉變思想來積極應對檔案管理分類的增多

隨著信息時代的來臨機關單位檔案管理模式發生了分類上的增多，在這種狀態下每一名檔案管理從業人員都應當清楚的認識到信息化領域下檔案管理的重要性，通過轉變固有的管理理念來為整個的信息化檔案管理提供最優質的工作環境。通過樹立全新的信息檔案管理思想來合理、科學的安排檔案工作，在實現多個部門、多個檔案種類協調發展的同時，不斷完善企業機關單位的檔案管理制度，以此來確保信息化檔案管理的便捷化、規范化、智能化與多元化。

（二）強化機關檔案的數字化基礎業務建設

在信息化環境下，計算機掃描技術已經被各個領域所廣為應用。隨著基礎業務建設的發展與不斷完善，在機關信息化檔案管理工作中更是應當利用掃描技術的引進，來形成對應的電子檔案。只有紙質檔案的管理能夠步入正軌我們的數字化信息檔案才能夠變得完善與規范，最終利用紙質檔案向數字化檔案管理的過渡來促進整個機關檔案業務的順利推進與革新。

（三）重視人員素質提升來實現信息化檔案的多部門銜接

過去機關檔案管理人員的專業素質往往相對較低，他們對于信息化與數字化的發展認識程度有限，而對于新興的各類計算機信息技術與計算機檔案管理工作更是知之甚少。在這種狀態下想要實現多部門工作的無縫銜接，我們就必須要從強化機關檔案管理從業人員的專業水平與綜合素質入手，利用不定期與定期的專業培訓、檔案管理宣傳講座等互動形式來提升從業者的專業水平。另一方面，每個企業都應當充分的利用互聯網加時代下來舉辦各個領域的機關檔案管理業務交流大會，通過各個企業之間的檔案管理業務交流來互通有無，有條件的機關單位還應當通過微信推送、公眾號分享等技術手段來實現檔案管理專業知識的有效提升，從本質上實現每一名檔管理人員都能夠擁有過硬的專業技術與綜合水平。

結論

綜上所述，隨著中國信息化產業的推進，機關檔案管理工作在整個經濟社會發展中起到了至關重要的作用，而時代的發展更是為各個領域下的機關檔案管理工作提出了更高的要求與希望。在這種環境下， 我們每一名檔案管理工作者都必須要從提升檔案管理工作的科學性與時效性入手，通過不斷的自我提升與專業提升最終來實現機關檔案管理工作的規范化與多元化，以此來為整個企業乃至國家經濟的發展提供更多、更有價值的檔案資料而努力。然而我們每一名檔案管理工作者都必須要清楚的認識到，信息化下的檔案管理工作并不是一件一勞永逸的工作，它需要通過我們每一名從業者的不斷努力來實現。

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