新時期醫(yī)院檔案管理中的問題及解決方法

摘 要：新時期隨著醫(yī)療改革體制的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的考驗，如何針對存在著問題找出解決方法成為醫(yī)院檔案管理監(jiān)察工作的重點內(nèi)容。本文將分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，結(jié)合醫(yī)院自身的實際條件和國家醫(yī)療改革的發(fā)展方向，提出相應(yīng)的解決方法，以期更好地推進(jìn)新時期醫(yī)院檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：新時期 醫(yī)院檔案 管理問題 解決方法

醫(yī)院檔案中各項數(shù)據(jù)和資料記錄了醫(yī)院發(fā)展階段，是醫(yī)院管理工作開展實施的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理區(qū)別于一般的檔案管理，具有一定的特殊性，其管理對象是醫(yī)院，以檔案形式和管理形式推動醫(yī)院各項工作的科學(xué)和規(guī)范，對于新時期醫(yī)院的改革發(fā)展具有重要的意義。然而，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理還存在著各種各樣的問題，無法有效適應(yīng)新時期醫(yī)院發(fā)展需求。因此，必須要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理力度，采用現(xiàn)代科技管理方法，結(jié)合醫(yī)院實際條件，調(diào)整和完善醫(yī)院檔案管理工作，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平。

一、新時期醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.管理制度缺失。盡管當(dāng)前醫(yī)院都有自身的管理制度，但基本上都是圍繞醫(yī)療、護(hù)理、人事等內(nèi)容，對于檔案管理制度內(nèi)容卻極少。很多醫(yī)院檔案管理是依據(jù)醫(yī)院自身條件行使管理職責(zé)，管理工作混亂。有的雖然確定了檔案管理部門的職責(zé)，但缺乏相應(yīng)地考核監(jiān)察體系，使得檔案管理工作脫節(jié)，影響檔案管理工作效率。

2.管理方式落后。現(xiàn)階段我國很多醫(yī)院檔案管理方式依然使用過去傳統(tǒng)的方式，管理技術(shù)和管理設(shè)施非常落后，難以適應(yīng)新時期醫(yī)院檔案管理需求。有些醫(yī)院特別是在經(jīng)濟(jì)水平較為落后的地區(qū)，仍然采用手工管理方式行使檔案管理工作，沒有普及應(yīng)用計算機(jī)處理技術(shù)，檔案收集和整理受到嚴(yán)重制約。而且，沒有獨(dú)立的檔案管理部門，醫(yī)院檔案交由其他部門代管，容易造成檔案缺失和損壞。

3.管理意識不強(qiáng)。醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo)是通過對醫(yī)院檔案整理加以利用，為臨床和醫(yī)學(xué)研究提供數(shù)據(jù)信息支持，更好地服務(wù)于廣大患者。然而，醫(yī)院檔案管理人員的管理意識還較為陳舊，對于檔案管理工作認(rèn)為只是將檔案保管好，管理工作職責(zé)就已經(jīng)到位，而沒有重視醫(yī)院檔案的利用，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容挖掘力度不夠，大大降低了醫(yī)院檔案的價值。

4.管理能力不足。現(xiàn)階段，醫(yī)院主要工作內(nèi)容集中于提高醫(yī)護(hù)管理水平，往往忽視醫(yī)院檔案管理工作，自然對于醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)不夠重視。醫(yī)院檔案管理人員多為兼職工作或者臨時人員完成，管理人員普遍學(xué)歷不高，檔案管理專業(yè)知識缺乏，對于檔案的管理能力欠缺。同時，由于人員經(jīng)常變動，檔案管理工作內(nèi)容頻繁變化，對于醫(yī)院檔案的存檔、資料的收集和分類等操作程序不夠熟練，影響醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行。

二、新時期如何解決醫(yī)院檔案管理問題的操作方法

1.建立健全的醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理亟需改變過去“一盤散沙”的檔案管理制度，采用集中管理規(guī)范檔案管理工作。明確落實醫(yī)院檔案管理不同工作內(nèi)容包括存檔、移交、審閱、銷毀等具體職責(zé)，確定醫(yī)院檔案管理工作考核監(jiān)察標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格執(zhí)行。要重視檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理制度構(gòu)建的重要性。將醫(yī)院檔案管理工作考評和責(zé)任制緊密聯(lián)系，如果有存在不合格、考評不達(dá)標(biāo)的情形應(yīng)嚴(yán)肅處理和予以整改，并追究相關(guān)管理人員責(zé)任，從而確保醫(yī)院檔案管理制度能夠真正落實到位。

2.樹立醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新意識。醫(yī)院檔案管理工作必須要打破過去既有的單純管理觀念，保持不斷創(chuàng)新的檔案管理意識。明確醫(yī)院檔案管理不是為了管理而管理，而是通過對醫(yī)院檔案的管理實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的有效挖掘和充分利用，在管理工作過程中以服務(wù)作為管理的核心思想，并真正落實到醫(yī)院檔案管理具體操作中。積極開拓醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的來源，從多方面、多角度收集和整理醫(yī)院發(fā)展的歷史資料。比如說，可以在醫(yī)院檔案管理部門組織開展不同形式的編制研究活動，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，豐富檔案數(shù)據(jù)信息。

3.完善醫(yī)院檔案的管理方式。醫(yī)院檔案管理工作中，管理方式對于檔案管理工作的開展發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。所以說，對于醫(yī)院檔案管理來說，必須要加大醫(yī)院檔案支持力度，從資金上、從重視程度上加強(qiáng)和完善醫(yī)院檔案管理方式。第一，從醫(yī)院自身經(jīng)濟(jì)條件和建筑使用出發(fā)，嚴(yán)格遵從國家檔案管理法規(guī)定，專門開辟醫(yī)院檔案存放室用于檔案的存放，并做好醫(yī)院檔案存放室的安全防護(hù)工作，注意防潮、防火。第二，積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)設(shè)備，擴(kuò)大電腦設(shè)備操作應(yīng)用范圍，使用檔案管理專用軟件系統(tǒng)，建立醫(yī)院電子檔案。第三，建立醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫局域網(wǎng)，將醫(yī)院檔案資源內(nèi)容都傳輸至局域網(wǎng)中，使用人員能夠依據(jù)工作需求找尋所需信息，提高了醫(yī)院檔案的服務(wù)效率。

4.提升醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理質(zhì)量在很大程度上由醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，必須要重視醫(yī)院檔案管理人員的能力培養(yǎng)，提升醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)。一方面，引進(jìn)外部優(yōu)質(zhì)檔案管理人才，通過招聘平臺發(fā)布檔案管理人才信息，公開公平公正選拔程序。另一方面，加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，包括醫(yī)院檔案如何收集、醫(yī)院檔案如何保存完整、醫(yī)院檔案的分類歸檔等內(nèi)容，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。采取一定的激勵措施，提高檔案管理人員的工作熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好檔案管理中的各個環(huán)節(jié)。此外，還需要注意提升醫(yī)院檔案管理人員檔案相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，在思想程度上提高對檔案管理工作認(rèn)識的重要性。

5. 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理合作。為了保證醫(yī)院檔案管理工作的真實性和有效性，就必須對醫(yī)院檔案開展深入地調(diào)研活動，全面了解各個科室對于檔案管理內(nèi)容的要求和建議，獲取更有價值的數(shù)據(jù)和信息，在醫(yī)院檔案編制的過程中能夠使用不同形式的檢索工具，這樣醫(yī)院的檔案管理工作才能夠更具有針對性，做到有的放矢。同時，醫(yī)院檔案管理人員要不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案利用的信息反饋力度，和其他醫(yī)院或者醫(yī)療機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)信息共享機(jī)制，最大程度發(fā)揮醫(yī)院檔案的利用效率，加強(qiáng)檔案管理工作的信息交流，充分醫(yī)院檔案管理的價值。

三、結(jié)語

綜上所述，在新時期醫(yī)療體制改革不斷深入的大環(huán)境背景下，社會對于醫(yī)院服務(wù)更為關(guān)注和重視。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院服務(wù)內(nèi)容中的重要組成部分，對于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展更具有現(xiàn)實意義。然而，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作不受重視，從管理制度、管理方式到管理意識、管理能力方面都存在著問題。所以說，必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，采用現(xiàn)代化管理手段，引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，做好醫(yī)院檔案管理共享，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科技化、信息化、電子化，更好地服務(wù)于醫(yī)療建設(shè)。

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作者簡介：何銀瑞（1977.03—）女。廣東省珠海市。大專。中級。研究方向：檔案學(xué)。