淺談教育系統人事檔案管理

（山西省朔州市懷仁縣教育科技局，山西朔州，038300）

摘 要：干部人事檔案是國家機關和企事業單位在人事管理活動中產生的用于記錄干部職工個人信息、學習工作經歷、德行成績以及工作考核表現等諸多個人信息，并以個人為形式存放于單位專門檔案管理部門的記錄。本文主要分析了當前教育系統檔案管理的現狀以及在運行過程中出現的問題，并提出了解決的幾點對策。

關鍵詞：教育 系統 人事 檔案 管理

干部人事檔案的整理、搜集、管理工作無論是對個人還是對單位的發展都發揮著越來越重要的作用，尤其是當前數字化檔案管理模式逐漸推行以后，干部人事檔案的歸集整理就顯得日益必要。然而現階段檔案管理工作依然無法滿足現實需要，迫切需要得到社會的更多重視和關注。

一、教育人事檔案管理的重要性

教育系統干部人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，真實地記載了干部個人信息，同時又可以為干部人事管理及建立科學合理高效的人才隊伍提供重要的信息參考。具體來說，包括兩個方面的重要意義。一方面是準確地記載了教師干部個人的詳實情況。包括教師的個人簡歷、求學經歷、知識結構、職稱等級、教學科研情況以及所獲榮譽獎勵等等真實情況，這也能夠最直觀地反映出一個人的德能勤績廉等各方面的表現。另一方面可以為教育人事管理部門干部決策提供最直觀的參考依據，能夠加強對教師、干部的科學化管理。教育系統干部檔案作為教師管理的重要組成部分，是教育相關部門加強教師隊伍管理水平，推進教師干部隊伍建設的重要決策依據。通過教育系統干部檔案，從局部上可以分析出教師本人的綜合水平，從總體上也能夠通過對一個學校乃至一個地區教師檔案的分析，得出當地教師總體結構、總體水平，對于分析當地教育總體狀況、合理調配教育資源、科學決策具有重要的作用。

二、教育系統人事檔案管理過程中存在的主要問題

在數字化、網絡信息化的時代要求下，教育系統人事檔案管理工作面臨著新的形勢，當前的干部檔案管理呈現出了明顯的落后性，已經遠遠不能滿足新形勢的要求，具體來說，主要存在以下幾個方面的問題。

（一）重視程度不夠高。從檔案管理工作的實際情況來看，在基層往往存在著對干部檔案工作重要性的認識程度還不夠，檔案管理的意識還不強。具體表現在檔案管理干部隊伍的素質不高。目前檔案管理人員一般都是離退休或者即將退休的人員，檔案管理的理論知識不夠、理念不先進、管理的技術也不先進，不能符合檔案管理的要求。而且物質保障不及時。正是由于重視程度不夠，所以檔案管理經費嚴重不足，必要的檔案管理物質、場所、設備條件落后，不能滿足新形勢的要求。

（二）管理水平不先進。檔案管理的體制機制不夠先進、順暢。當前教育系統干部人事檔案基本上還停留在手工記錄為主的形式。尤其是基層檔案管理機構還存在著破舊紙質實體檔案管理的情況，不利于檔案的查詢、存儲，也不利于檔案在教師、干部管理過程中作用的發揮。另外，干部檔案的信息化管理水平不高，當前利用計算機網絡技術對教師干部檔案進行科學化管理的水平還不夠。

（三）檔案搜集不規范。由于歷史及基層實際情況，在當前尤其是之前干部人事檔案管理過程中經常會存在檔案材料失真、錯漏、前后矛盾、不一致等實際情況，這些檔案錯、缺、漏等情況造成檔案管理的不完整。另外檔案管理相關人事制度、管理制度、搜集整理制度等各項制度措施的不規范，也導致檔案管理工作的不科學、不規范、不合理。

三、干部人事檔案管理質量提升的對策措施

教育系統干部人事檔案工作存在的諸多問題已經嚴重影響到了教育系統人事管理、教學管理水平的提高，一定程度也影響到了當地教育水平的提高，所以改進干部人事檔案管理工作刻不容緩。具體包括以下幾個方面的措施

（一）提高重視程度，切實提供服務保障。一是思想上提高重視程度。檔案工作對于個人、學校及當地教育工作的重要性，要逐步得到個人、學校及教育管理機構的重視。認認真真地做好檔案的提交、搜集、管理工作，把檔案管理工作當作一項神圣的事業去看待、去實踐。二是基本保障要到位。檔案管理工作由于其涉密性、隱私性、科學性，所以對人員素質、存儲條件、規章制度、查詢措施、保密規定等都有著嚴格的規定，所以無論是檔案管理機構還是當地教育主管部門都必須提供專門人員、專門經費、專門場所、專門設備用于檔案管理工作，需要提供全方位的檔案管理服務工作。

（二）改進檔案管理，著力提高科學化水平。教育檔案管理涉及到提交、整理、存儲、查閱等復雜的程序步驟，為提高檔案管理的科學化水平，必須對涉及檔案管理的各個步驟環節進行及時明確、明晰制度、嚴明責任，確保檔案工作萬無一失。各個學校、教育管理部門要明確本部門專兼職檔案管理員，及時做好檔案的搜集提交、整理歸檔、存儲管理、科學查閱、保密措施等各項工作。同時應該加強對干部人員素質的提升，提高檔案管理人員的信息化、科學化水平。

（三）及時查漏補缺，確保檔案的準確無誤。一是全面清理現有檔案，分門別類，進行整理。認真培訓檔案管理人員，制定檔案運行、管理、整理、信息審核、查閱等規范流程，對現有檔案進行逐一摸排整理。二是針對殘缺、錯誤、矛盾等檔案情況，應該進行嚴格詳實的登記，對各種情況要及時與組織部門、教育主管部門、人事部門等人員進行溝通、核實，如有必要要查閱原始材料，確保歸檔的準確性。

總之，教育系統干部人事檔案管理工作具有較高的專業性、技術性，同時又具有非常重要的現實和歷史意義，涉及到每個人的切身利益，需要個人、學校及教育管理部門的所有人員高度重視，加強規范、勇于創新，形成一整套科學合理的檔案管理模式，這樣才能有效推進教育系統人事檔案管理工作，為當地的人事管理、教育管理水平的提高提供更為重要的參考和服務。

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作者簡介：趙麗霞（1981.07-），女，山西朔州，本科，小教一級，山西省朔州市懷仁縣教育科技局，研究方向：檔案管理。