淺談技校檔案管理信息化建設(shè)

農(nóng)青杰

摘要：新時(shí)期信息化高速發(fā)展，對(duì)學(xué)校檔案管理工作也提出了新的要求，檔案管理信息化可以大大節(jié)約管理成本和實(shí)踐，本文以技校檔案管理信息化為研究重點(diǎn)，分析了檔案信息化管理的好處，并對(duì)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)提出了一些可行性建議，旨在促進(jìn)我校的發(fā)展、提升技校檔案服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：技校檔案管理信息化

學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，在學(xué)校日常管理中的作用至關(guān)重要，檔案管理工作不僅可以反映和維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌、還可以服務(wù)于教學(xué)、為學(xué)校經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供幫助。近年來，隨著計(jì)算機(jī)的普及，信息化發(fā)展越累越迅速，這對(duì)我們學(xué)校的檔案管理提出了一個(gè)不可忽略的問題，即信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的運(yùn)用，在很大程度上可以提高工作效率和工作質(zhì)量，而且還可以幫助檔案管理在技校整體管理工作中發(fā)揮更好的作用。所以，提高學(xué)校檔案管理水平要求我們必須加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

一、檔案信息化管理系統(tǒng)的好處

第一，數(shù)字化檔案信息可以解除時(shí)間和空間的限制，管理者或者使用者不管在何時(shí)何地都可以利用一臺(tái)能聯(lián)網(wǎng)的電腦來進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，這在很大程度上可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率，也有利于查閱所需的檔案信息。

第二、檔案管理信息化可以使檔案管理工作進(jìn)入良好循環(huán)，進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，這種良好的工作環(huán)境可以為檔案管理人員節(jié)約更多的工作時(shí)間，使他們有充足的時(shí)間去進(jìn)行編研工作，有利于開發(fā)檔案資源，加速檔案管理信息化的發(fā)展。

第三、檔案管理信息化可以使學(xué)校檔案工作變得更加方便快捷、提高工作效率。檔案信息數(shù)字化可以幫助檔案及時(shí)歸檔，盡快地發(fā)揮利用價(jià)值。再者學(xué)校的文書處理部門可以將收文或者發(fā)文都上傳到網(wǎng)上，然后大家根據(jù)自己的權(quán)限去傳閱相關(guān)文件，并備注好處理意見，這樣在年終歸檔時(shí)，就可以只向檔案室移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案室減少了以往的收集、整理、歸檔的繁瑣的工作。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案室的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。

第四、校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，有利于各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與共享，可以增加歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。尤其我們校內(nèi)的管理對(duì)象較多，流動(dòng)性也比較強(qiáng)，學(xué)生畢業(yè)、新生入學(xué)、教職工的入職、退休和調(diào)離，這些情況要想統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，按照傳統(tǒng)的方法只能在歸檔后才能查清，但是數(shù)字化的檔案管理可以做到及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，實(shí)施反映當(dāng)前的情況。

第五、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就可以憑借檔案管理系統(tǒng)的巨大容量?jī)?chǔ)存更多的數(shù)據(jù)，并且還能實(shí)現(xiàn)所有學(xué)生教師檔案管理的高效化，提高檔案信息的安全性。使用計(jì)算機(jī)管理檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案以磁盤作為儲(chǔ)存載體，可以為我們的日常工作帶來更多的便利，有利于查詢和調(diào)取，提高工作效率的同時(shí)節(jié)約了資源，降低了檔案成本。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的途徑

第一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度，直接影響著檔案工作的開展，有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。為只要按時(shí)歸檔，不丟檔案，不少檔案，檢查不出問題即可，再加上技校學(xué)校本身招生就沒那么簡(jiǎn)單，相對(duì)來說學(xué)校經(jīng)濟(jì)狀況也稍遜色，在檔案管理方面投入不大，致使檔案工作勉強(qiáng)維持現(xiàn)狀，甚至處于落后狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把這一工程列入議事日程，擺上重要位置。

第二、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。為保證檔案信息化能夠快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識(shí)，在短時(shí)間內(nèi)提高檔案管理人員的素質(zhì)。就要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及檔案管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握。隨著檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識(shí)，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠?yàn)閷W(xué)校檔案的管理與服務(wù)水平提高提供保證。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。檔案工作人員不但應(yīng)該具備必要的政治、思想素質(zhì)外，還必須具備較扎實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)和較系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，既要懂得檔案學(xué)的自身規(guī)律，又要掌握一定的和本專業(yè)有關(guān)的相關(guān)學(xué)科知識(shí)，做到勤于學(xué)習(xí)，一專多能，才能滿足檔案工作發(fā)展的需要。要培養(yǎng)檔案工作人員對(duì)檔案事業(yè)的熱愛之情。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，它在教育事業(yè)發(fā)展中的作用，常常由于它的潛在性使人們不能立刻了解。由于檔案內(nèi)容的廣泛性，要想 全面地掌握它也絕 非易事。因此，想要在檔案事業(yè)上取得一定的成績(jī)，就必須要熱愛檔案事業(yè)，淡泊名利，甘于奉獻(xiàn)，以百折不撓的毅力和獻(xiàn)身事業(yè)的精神，努力學(xué)習(xí)，加倍工作，用辛勤勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)自己的崇高理想。

第三、加大投入。信息化建設(shè)需要投入很大資金，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、網(wǎng)絡(luò)以及應(yīng)用軟件系統(tǒng)等。要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描復(fù)制技術(shù)、聲像錄制技術(shù)等，提高檔案工作的工作效率和質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，配合政府，無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)，盡快 完善完備各種條件，并且解決好辦公自動(dòng)化過程中檔案工作將遇到的新問題，使檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)的需要，滿足學(xué)校各方面工作對(duì)檔案工作的要求。建設(shè)一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，必須資金投入作保證，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入，加強(qiáng)管理。我校檔案信息化建設(shè)一定能夠上升到一個(gè)新的層次和水平。

三、結(jié)束語

加強(qiáng)技校檔案管理信息化建設(shè)是技校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代華的客觀需求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。我們應(yīng)善于在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，逐步形成適合我們學(xué)校檔案信息化建設(shè)的一套理論，理論與實(shí)踐并進(jìn)，不斷推動(dòng)技校學(xué)校檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

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