精細化管理在辦公室接待工作中的應用

張蓉

摘要：在單位的日常管理中，辦公室一直都處在關鍵地位，是一個綜合性的管理部門。辦公室精細化管理直接影響到單位的整體形象和工作人員素質的表現，還給自身管理質量帶來影響，對整個管理流程尤為重要。因此辦公室接待工作必須做到精益求精，爭取做好辦公室接待的每一個細節工作。文章主要從精細化管理在辦公室接待工作中應用的必要性入手，分析了精細化管理在辦公室接待工作中的具體應用，以供參考完善。

關鍵詞：精細化管理 辦公室 接待工作 應用

精細化管理對于辦公室接待工作的工作效率與企事業單位的運行管理具有舉足輕重的作用。所謂辦公室精細化管理，即使在傳統管理的基礎上，實施“細致化”管理。因此在辦公室接待工作中應用精細化管理，不僅能夠節省處理業務的時間，緩解工作人員的壓力，提升企事業單位工作的效率與質量，還可改善工作效率，提升競爭力，從而在競爭激烈的市場中站穩腳跟。

一、精細化管理在辦公室接待工作中應用的必要性

現階段，在辦公室接待工作中應用精細化管理，是辦公室接待工作的具體要求，也是將來辦公室發展的必然趨勢。具體表現為：辦公室是單位辦事的重要機構，它具有綜合考核、工作事務以及文秘機制等功能，辦公室在單位可持續發展中起到承上啟下和協調內外的作用，辦公室接待工作直接關系到整體形象和對外名譽；辦公室接待工作側重每個工作細節的完善、細致和具體，辦公室接待工作的性質特點決定了自身需要現代精細化管理。辦公室接待工作的精細化管理，要求必須將“細致”落實到每一個工作環節中，結合辦公室具體需求，將管理理念轉化為有效的管理制度，不斷探索新的管理模式，提升工作人員的規范化和精細化意識，體現工作的嚴謹性，以此提升辦公室的接待效率，為單位樹立良好形象。

二、精細化管理在辦公室接待工作中的具體應用

（一）明確工作職權，加強溝通

任何單位如果沒有明確各個部門的崗位職責，工作就會出現混亂的情況，辦公室接待工作也不例外。辦公室接待工作實際上就是事務性工作，不能出現混亂。一旦出現任何紕漏，工作人員之間就會相互推諉，從而降低辦公室接待工作的效率與質量，影響到發展的可持續性。因此相關負責人應明確工作職權，將接待工作落實到部門、個人的手中，確保辦公室接待工作有序進行。除此之外，辦公室工作人員之間還應相互溝通交流，人員之間相互理解，嚴格按照上級領導安排的工作任務進行，把握方向。而上級領導負責人要將詳細規劃的接待方案與信息收集落實到位，適時監督工作人員接待工作的細節，一旦出現問題，應做好溝通工作，要求及時改正，為辦公室接待工作奠定扎實基礎。

（二）完善日常接待工作的精細化流程

辦公室接待工作與其他管理部門的工作相比，是一個沒有固定模式和隨時隨地變換服務方式的工作，要想充分發揮辦公室精細化接待工作的作用，必須完善日常接待工作的精細化流程。同時接待工作人員應按照接待的具體情況，做到隨機應變，及時查漏補缺，促進辦公室接待工作深層次的精細化。具體表現在以下幾方面：會議管理。針對會議管理的問題，辦公室接待工作人員應詳細按照規定的標準要求來擺放會議室需要的小物件，并詳細檢查會議室的桌椅、電腦、燈光和導線連接是否牢固，以免出現差錯。特別是會議室的衛生環境，應定期開窗通氣，確保會議室空氣流通，為受接待者提供一個舒適、輕松的會議空間；日常工作。在日常工作時間，接待工作人員理應做好每次常規會議參會人員、主辦單位、物品準備和座次等備案工作，方便相關工作人員查閱，一次提升會議準備工作的效率；接待管理。接待人員可按照實際情況，制定《接待服務手冊》，將收接待者的住宿房間、賓館指南、天氣預報、就餐時間、地點與日程安排詳細記錄在冊 ，方便及時了解收接待者需要的最新消息與議程安排，從細節入手，將整個接待工作的精細化服務品質彰顯出來。例如在接待客人時，為了讓客人體會到賓至如歸的住宿感覺，接待工作人員應詢問客人日常生活興趣、愛好，并將其詳細記錄在工作手冊中，做好備案，避免出現紕漏。同時在接待過程中盡量熱情、禮貌，并通過為客人提供餐后牛奶、點心、標有單位標識的相關用品與精美提示卡，來獲得客人的好感與信任，加深客人對優質服務的影響，以此提升單位的聲譽，為進一步工作的工作洽談奠定基礎。

（三）建立完善精細化管理機制

為了防止辦公室接待部門在實際進行工作過程中，發生錯誤率，除了需要完善日常接待工作的精細化流程和明確工作職權，加強溝通外，建立完善精細化管理機制對辦公室接待工作尤為重要，關乎到穩定發展。因此相關負責人理應建立完善精細化管理機制，制定員工激勵制約規劃，通過績效考核方式，將接待工作細致化、數字化和具體化，從而激發工作人員的工作熱情，讓他們抱有負責任態度，積極投入到自身事業中。

三、結束語

綜上所述，在辦公室接待工作中應用精細化管理，要想提升辦公室精細化管理的質量，必須明確工作職權，加強溝通，完善日常接待工作的精細化流程，建立完善精細化管理機制，盡可能降低接待工作的失誤率，充分發揮接待工作的作用，為單位發展的可持續性做出更大貢獻。

參考文獻：

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[2]范潤君.精細化管理在辦公室接待工作中的應用[J].管理觀察， 2015（13）：82-84