淺談會計檔案管理方法與現實意義

王平

摘要：根據《會計法》的規定，各單位對會計憑證、會計帳薄、會計報告和其它會計核算資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案是記錄過去的各單位經濟活動，它以所有的原始數據為各單位提供可靠的信息，為各單位制定詳細財務規劃、計劃、調查取證以及進行財務決策提供重要依據。因此，它必須引起各級部門及單位的高度重視，為搞好會計檔案管理工作，建立健全了各項規章制度，要明確專人管理，對會計檔案工作實行規范化管理。

關鍵詞：會計檔案管理；特點；重要性

一、會計檔案的概念及特點

（一）整體性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表之間是相互緊密聯系的整體，保持會計檔案管理的整體性和連續性，是整理好會計檔案的基礎。

（二）穩定性。會計檔案雖然形式范圍廣、內容和種類繁多，但它的基本成分：會計憑證、會計賬簿、會計報表是具有穩定不變性的。

（三）規律性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反應一項經濟業務活動時，從業務發生到結束，都是連續不斷的記錄，具有相互牽制、緊密聯系、環環相扣的規律性。

（四）專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

二、會計檔案管理分類

會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料。

（一）會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（二）會計賬簿：總賬、明細賬、現金及銀行日記賬、固定資產卡片、及其他會計賬簿。

（三）財務報表：財務報告、會計報表、及其他財務報告。

（四）其他類：如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

三、歸檔前應做好以下幾項工作

（一）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經辦人簽章。

（三）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規定要求進行保管。

四、加強會計檔案管理還應做好以下幾條

（一）準確立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證專用裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月先后順序放入會計專用檔案盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度結束封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。

（二）及時歸檔。會計檔案是一種社會資源，為了加強會計檔案的管理，保證會計檔案的安全和完整，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中統一管理，任何個人都不得拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可以由會計機構暫時保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理，未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝。確需個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

（三）嚴格保管制度，確保安全。保管好會計檔案是充分發揮會計檔案作用的基礎，各級會計部門和檔案部門都應重視對會計檔案的保管。按規定要求選配政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員；配置適當規模的檔案庫、檔案架和其他必要的檔案設施；配備防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和實施安全措施，實行電算化會計檔案管理還要做防磁、防鼠咬等工作，逐步實現保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

（四）嚴格查閱制度。《會計檔案管理辦法》明確規定：各單位的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。會計檔案是歷史紀錄的原始材料，在數量上一般都是單份，且很多內容有一定的機密性，這決定了檔案提供利用時，應采取在檔案室內查閱的方式。

（五）嚴格檔案銷毀制度。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。會計檔案的銷毀應按照下列程序銷毀：

1.由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員參加監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

4.監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

參考文獻：

[1]艾文國.會計電算化[M].北京：高等教育出版社，2003.

[2]《中華人民共和國會計法》.2009.

[3]《會計檔案管理辦法》.2011.