新時期下檔案管理模式中存在的問題及對策分析

張利萍

摘 要：隨著網絡技術的飛速發展，世界逐漸步入“互聯網與大數據”時代，信息技術成為人們生活必不可少的要素之一。面對信息化浪潮強勢席卷全球，檔案管理作為經典地信息儲存與信息記錄手段，其勢必要緊跟時代步伐，加快信息化發展?，F如今，由于記錄檔案的方式變得越來越多樣化，檔案管理的工作模式與工作內容都明顯得到了改善，進一步提高檔案管理工作的效率是國家未來的重點扶持研究對象。但是，在檔案管理模式進入信息化的過程中，傳統的檔案管理方式已經無法滿足新時期的發展需求，并且我國在檔案管理制約與安全方面的發展情況始終不盡如人意。因此，本文立足于信息化的時代背景，仔細闡述了檔案管理工作面臨的問題，指出導致問題發生的原因，最后提出幾點建設性意見，期望能構建一種適應新時期的檔案管理模式，建立有序高效的檔案管理體系。

關鍵詞：檔案管理；新時期；模式創新；傳統管理；改進方式

在這個以“信息技術”為主題的新時代背景下，大量的互聯網、云計算、大數據管理技術迅速融入人們的生活，改變了人們傳統的生活方式與思維模式，各行各業的不斷轉型與變革已經成為當今社會發展的必然趨勢。此時，傳統的檔案管理工作卻難以適應社會上每天產生的對大量檔案原始數據的搜集和檢索，其發展狀況不容樂觀，進入了瓶頸階段。如果新時期的檔案管理部門仍然采取以往的職業模式，那么這一職業很有可能會面臨被新的職業替代從而退出歷史舞臺的危險。因此，從時代發展的角度來看，促進檔案管理工作的信息化進程、將網絡技術與檔案管理工作相結合是未來不可避免的發展趨勢。只有看清檔案職業所面臨的困境，并且認真審視和思考應該如何在新時代背景下探索檔案職業的改革方法和與生存方向，才能為檔案管理行業開辟新的舞臺和發展空間。

1 新時期下檔案管理面臨的問題

隨著信息社會的深入發展，“互聯網”與“大數據”這兩個詞已經成為現代行業改革的主要方向與熱點話題。最初，檔案行業是由于人們對“信息記錄”的發展需求而產生的，并且一直是采取“文件記錄”的方式，完全反應了每個人的個人履歷、個人學歷、工作經驗、思想品德等方方面面。這樣所記錄的檔案不僅是社會衡量一個人的人生價值的標尺，同時也是其進入社會、在社會中歷練的主要評價標準，是關乎單位發展、國家人才輸出的重要資源。因此，在以往的社會環境中，檔案行業的發展十分迅速。在資源不斷累積、工作規模不斷擴大的過程中，也創造出了專業化的技能和穩定的發展環境，穩固了其獨立的社會職業的地位。然而眼觀當下，因為檔案行業與信息變動的深度關聯，所以在整個世界信息化的過程中，不免面臨了一些難以解決的困境和痛點。從近幾年來看，我國在檔案行業信息化變革方向的發展還是十分有限的，其現有模式下存在的問題大致可以分為以下幾點：

第一，檔案管理工作存在紕漏，可能出現檔案偽造、檔案不完整等情況。本文通過調查得知，造成這種問題的原因主要有兩點：一、檔案監管手段缺失，法律稀疏，一些單位甚至沒有檔案管理體系；二、群眾對檔案的重要性缺乏認識，不按規定配合檔案管理工作。這兩個原因造成了在人員流動的檔案交接過程中出現的“棄檔”、“無頭檔案”、“多頭檔案”等工作紕漏現象。除此之外，由于沒有完整的法律規定，部分人會利用不法手段篡改檔案中的信息，增加一些對自己有利的部分以牟取私利。

第二，檔案管理缺乏現代化技術，傳統的管理技術已經難以滿足社會日新月異的需求。即使互聯網技術已經非常發達，但是在檔案行業卻沒有得到很好的應用。目前，大多數單位雖然已經成立了檔案數據庫，但卻僅限于錄入和檢索功能，并沒有真正地實行檔案信息統一和共享，真正使用的時候大多數還是去檔案庫查閱。然而，以往的查閱技術太耗費時間和人力成本，逐漸不再適用于新時代。因此，尋求檔案行業的未來發展趨勢和采用現代化的檔案管理技術迫在眉睫。

第三，缺乏檔案管理人才，難以推進檔案管理工作的信息化進程。人才一直是行業革新中的中堅力量，是新時代背景下變革成功的關鍵資源。目前的檔案行業缺少懂得信息化技術和大數據觀念的新型人才，而以前的檔案管理工作人員也有很多并非科班出身，缺少足夠的檔案管理知識與經驗。

2 新時期下對檔案管理工作的建議

針對上文對檔案管理工作問題點的分析，本文提出如下解決對策，期望能夠促使檔案管理工作在新時代背景下得到更好的發展。

（一）迎合時代發展，更新檔案管理理念

在傳統的檔案職業中，檔案管理的目標主要是規范檔案收集、保存、檢索、查閱等過程，使得檔案信息得到有效的監管和保護，信息資源的利用是實現檔案管理的價值所在。如今，在互聯網與大數據構成的新時代下，人們更傾向利用數據從而客觀地解釋時代變遷的原因與趨勢，信息的核心價值得到了轉變。因此，現在的檔案管理人員應該努力適應時代發展潮流，將檔案管理活動的目標設定為對數據資源的有效利用，擴展檔案職業的社會職能，從簡單的“文件記錄保存功能”加深到“檔案社區構建功能”等等。

（二）加強檔案監管工作，對每一份檔案進行規范化整理。

針對一些檔案管理工作頻繁出現紕漏的現象，本文認為應該加強對檔案部門的監管工作，制定統一的檔案管理體系和業務標準，并安排相關部門進行抽查，以避免一些單位疏忽檔案管理工作的情況。除此之外，在建成完善的檔案流程制度和監管制度之后，還需要及時加強對檔案管理人員的技能培訓。很多單位因為不重視檔案管理工作，所以聘請的檔案管理員都是沒有經歷過專業訓練，他們本身就對這個行業不太了解，難以抓住工作的重點和難點，并且可能對一些工作認識上存在誤區。因此，各部門都需要定期對檔案工作人員進行考核，并且利用完善的監管體系促使他們不敢馬馬虎虎地對待自己的工作，能夠真正做到規范地整理每一份檔案。

（三）利用迅速發展的網絡信息技術加快檔案管理信息化進程

網絡的快速發展使得所有的行業都在往信息化方向轉型，檔案行業的信息化管理成為未來發展不可避免的趨勢。就目前來看，檔案管理信息化進程的瓶頸分為三點：難以迅速搭建合適的數據庫、網絡信息安全難以得到保障、管理人員缺乏運用檔案管理軟件的能力。因此，首先需要在原有的檔案文件的基礎上，利用科學的檢索體系，加大人力資源投入，建立完整的目錄索引檔案數據庫，加強檔案資源的有效利用率；其次，需要增強對檔案信息的保護，配備齊全的防泄漏、防篡改軟硬件設施；最后，對于管理人員來說，需要對其進行一些軟件知識方面的培訓，加強他們運用數據庫檢索的能力。從長遠角度來看，這些措施不僅能夠提高檔案資源的利用率，還可以有效節省人力成本，加快檔案行業的轉型與變革。

3 結語

“互聯網”與“大數據”這樣信息化新時代的來臨，不僅是檔案行業變革過程中的挑戰，同時也是調整行業模式、促進行業創新的機遇。除去提高和完善檔案管理的核心技術之外，還需要時刻關注社會發展動向，準備面臨新的挑戰。即使現在國家、政府和多數人事部門已經有了自己的一套完整檔案管理工作流程，但是這些完備的檔案管理措施可能明天就無法滿足工作需求。因此，對于每一名檔案工作者來說，都必須以最嚴謹的工作態度認真對待檔案管理工作，時刻調整檔案管理工作方向，學習和迎合時代變化，勇于探索和創新，敢于將以往檔案工作封閉的狀態變成直面全球信息化浪潮，這樣才能讓檔案工作在新時期獲得巨大突破，真正地與國際接軌。

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