淺談新時期中學(xué)檔案管理工作

摘 要：中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理工作的一個不可缺少的環(huán)節(jié)，是提高學(xué)校工作效率和進行教育教學(xué)改革的必要條件，也是衡量一所學(xué)校管理和教育教學(xué)工作水平的標志。但是，檔案管理工作作為中學(xué)各項工作的重要組成部分又經(jīng)常常被忽視，尤其是在新時期。鑒于此項工作的特殊性及當(dāng)前遇到的新情況、新問題，本文對檔案管理工作的重要性和存在的問題進行了有益的探討，提出了完善中學(xué)檔案管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新時期；中學(xué)檔案管理；措施探討

1 新時期中學(xué)檔案管理工作的重要性

中學(xué)的檔案是廣大教職工在長期的教學(xué)工作、學(xué)校管理工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等各項活動中形成的具有保存價值的文獻資料。涉及到學(xué)校的辦學(xué)歷史、管理、教學(xué)研究、文化建設(shè)、校園建設(shè)、老師和學(xué)生的基本情況等等，是對教育教學(xué)活動的真實記錄，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，也是從事教育教學(xué)活動、管理工作必不可少的資料。中學(xué)的檔案工作作為一項專業(yè)服務(wù)性很強的工作，不僅能夠服務(wù)于學(xué)校的日常管理，為學(xué)校的發(fā)展與壯大起到一定的參照、監(jiān)督和保證的作用，而且還能夠為教師提供全面、有效、真實的各種教育教學(xué)資源，從而為學(xué)校提供便利[1]。

2 新時期中學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的工作重視不夠

據(jù)調(diào)查，許多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有對中學(xué)檔案管理工作給予足夠的重視，他們在主觀上認為檔案管理工作只不過是接收、存放，不需要高素質(zhì)人才，也不需要現(xiàn)代化的設(shè)備和完善的規(guī)章制度等，在經(jīng)費、人力等各個方面，支持不夠，造成對學(xué)校檔案收集難、投入不足等問題。在學(xué)校管理活動中，中學(xué)檔案室基本上已經(jīng)成為一個被遺忘的角落，檔案工作者也缺乏熱情，工作主動性不強，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低下，影響了中學(xué)檔案工作的科學(xué)化規(guī)范化發(fā)展[1]。

2.現(xiàn)代化程度有待提高

當(dāng)前，有相當(dāng)一部分中學(xué)檔案室現(xiàn)代化程度幾乎為零，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋、缺乏，檔案工作場所幾乎自建校起就沒有改變過，缺少各種現(xiàn)代化硬件設(shè)施，對檔案的保管嚴重的不利。檔案電子信息化沒有得到充分的應(yīng)用，簡陋的硬件設(shè)備，管理缺乏現(xiàn)代化手段，學(xué)校檔案管理落后，容易造成檔案丟失。如檔案保存空間簡陋、狹小，或是依附于其他科室，或是成為擺設(shè)，檔案管理幾乎停留在傳統(tǒng)的手工狀態(tài)之中。例如整理、編目、登載、檢索等。沒有跟上時代的步伐。

3.檔案管理工作制度不完善

有的中學(xué)檔案管理工作，沒有依據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定，制定符合本校特點的有關(guān)規(guī)章制度，由于缺乏完善的規(guī)章制度，普遍存在有法不依的情況，制度形同虛設(shè)，檔案的收集，保管，借閱缺乏嚴密的控制措施，導(dǎo)致檔案管理混亂，在檔案價值的開發(fā)利用上不能充分發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)功能。

3 檔案管理有效措施探討

1.提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，加強檔案組織管理

學(xué)校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，這是《檔案法》所明確規(guī)定的，也是《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》所強調(diào)的，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理，按制度督促有關(guān)人員將分散在各處室的檔案材料收集起來，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。定期檢查總結(jié)檔案制度的落實情況。同時，加強對學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和教師的檔案意識教育，更新傳統(tǒng)的檔案管理觀念。全校形成合力，達成共識，為搞好學(xué)校檔案管理創(chuàng)造一個良好的管理環(huán)境，特別是加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師對檔案的性質(zhì)、檔案的意義和檔案的歷史作用的認識，杜絕任意銷毀檔案的現(xiàn)象[2]。

為此，一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案鑒定、銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組；二是制定一系列的檔案工作制度，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等；三是要配備事業(yè)心、責(zé)任心較強的檔案管理人員。

2.加強檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化

在檔案管理中，進行信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)資源共享已經(jīng)是一種必然的趨勢。積極開發(fā)檔案信息資源既是檔案工作發(fā)展的方向和目標，又是信息社會的必然要求。當(dāng)今社會，競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握。作為信息資源的檔案部門面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，要加大學(xué)校檔案室的信息化建設(shè)力度，加大對學(xué)校檔案室裝備各種現(xiàn)代化設(shè)施的經(jīng)費投入，加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高素質(zhì)，使他們具備現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用能力，強化檔案信息的分析利用開發(fā)機制，使檔案信息真正流動起來，變“死水”為“活水”，使檔案信息在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

3.建立健全檔案管理制度

建立檔案管理工作制度，要根據(jù)國家有關(guān)現(xiàn)行的規(guī)章制度，結(jié)合學(xué)校自身特點，從制度上保障學(xué)校檔案工作順利開展。如建立完善的綜合檔案室，配備專職工作人員，做到機構(gòu)健全，人員落實，把檔案工作列入學(xué)校和分管領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程和年度考核目標中，按部門檔案、臺賬資料考評的要求，納入年終考核績效掛鉤中，促使各科室工作人員重視檔案管理工作，認真落實本部門的檔案管理工作的任務(wù)[3]。

4.強化學(xué)校檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的學(xué)校往往有著密切的關(guān)系，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、管理和利用也需要法律法規(guī)加以保護?？梢哉f，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。學(xué)校檔案管理人員要增強檔案意識，了解、熟悉、研究檔案工作，認真學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，要根據(jù)本校的改革發(fā)展對檔案工作的需求制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。

5.完善學(xué)校檔案管理的服務(wù)

一是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。學(xué)校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面，反映著學(xué)校事業(yè)發(fā)展的歷史過程?？茖W(xué)合理開發(fā)教學(xué)檔案資源，不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢，為深化教育教學(xué)改革、強化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

二是為教學(xué)科研服務(wù)。檔案信息的分享性為實現(xiàn)教學(xué)科研信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，對教學(xué)科研檔案信息進行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉(zhuǎn)換成新的載體形式，將會進一步擴大教學(xué)科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學(xué)檔案信息，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學(xué)檔案信息的服務(wù)功能。

三是為各類咨詢查證服務(wù)。憑依檔案資料的權(quán)威性，本著對歷史負責(zé)、對學(xué)校負責(zé)、對廣大教職工負責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關(guān)方面提供服務(wù)。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢，畢業(yè)生學(xué)籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

綜上，只有不斷地分析評估現(xiàn)行檔案管理存在的問題，引入規(guī)范化管理程序，分析新的檔案管理內(nèi)容、加強理論科學(xué)研究，利用當(dāng)代技術(shù)和手段，科學(xué)地、規(guī)范地、循序漸進地、有條理地推進這項工作，才能使檔案管理更好地服務(wù)于課程教學(xué)改革，服務(wù)于學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展，使檔案創(chuàng)造良好的社會效益。

參考文獻

[1]萬春香.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和幾點思考[J].云南檔案，2010（09）：14-15.

[2]陳毅萍.加強中學(xué)檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2009（02）：40.

[3]朱鳳.新形勢下中職學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J].蘭臺內(nèi)外，2008（1）：43-44.

作者簡介

楊青（1977-），女，河南商丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。