網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理的探析

劉麗

摘 要：在二十一世紀(jì)這個信息科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的年代，人們對于管理工作的要求也在不斷增加，因此需要利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高校檔案管理。尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各個信息技術(shù)在不斷完善的過程當(dāng)中，被多數(shù)行業(yè)運(yùn)用在管理工作中。而傳統(tǒng)的高效檔案管理工作已經(jīng)不能滿足學(xué)生對于信息資料的好奇心和時代進(jìn)步發(fā)展。所以，運(yùn)用以往的檔案管理工作方式出現(xiàn)了很多的紕漏，并且有很多局限性，不利于檔案管理工作提高效率，因此，工作人員需要根據(jù)實(shí)際所處環(huán)境，對檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新。本文針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案管理工作創(chuàng)新采取了對應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；創(chuàng)新；高校；檔案管理

二十一世紀(jì)是一個信息技術(shù)發(fā)展的時代，人們生活在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，對于很多電子信息科技產(chǎn)品都有一定程度上的了解。因此，多數(shù)行業(yè)把網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用于自身的工作當(dāng)中，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而教育行業(yè)中的管理工作也是各個高校領(lǐng)導(dǎo)們關(guān)注的重點(diǎn)。大部分高校已經(jīng)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新工作，可是相關(guān)人員采用網(wǎng)絡(luò)信息管理過程中存在著多個層面的問題。管理人員沒有一個強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識，創(chuàng)新工作很難運(yùn)行起來，不利于檔案管理工作的發(fā)展。為此，本文講述了在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)條件下，高校管理人員采取了對策，應(yīng)對創(chuàng)新過程中的部分問題。

1 檔案管理創(chuàng)新

在網(wǎng)絡(luò)背景下，高校檔案管理開始進(jìn)行創(chuàng)新管理工作，但是創(chuàng)新管理工作需要先改變高校工作人員的傳統(tǒng)意識，樹立創(chuàng)新意識。而高校領(lǐng)導(dǎo)需要制定相關(guān)創(chuàng)新制度，定期對高校工作人員進(jìn)行創(chuàng)新培訓(xùn)，讓工作人員首先了解到創(chuàng)新工作的意義，深入理解創(chuàng)新管理工作的理論知識。讓高校工作人員能夠跟隨時代的發(fā)展進(jìn)步，把高校檔案管理工作變得更科學(xué)更合理。由于，當(dāng)前高校檔案管理工作模式在不斷更新和改進(jìn)過程中，并且大部分高校開始進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，把檔案管理工作從別的部門管理中劃分出來，作為一個比較獨(dú)立的部門。進(jìn)一步完善檔案管理制度和內(nèi)容，把網(wǎng)絡(luò)和檔案管理工作相結(jié)合，帶動高校檔案管理工作發(fā)展，根據(jù)高校的實(shí)際管理情況，進(jìn)行合理化的創(chuàng)新管理。

2 利用網(wǎng)絡(luò)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是必然趨勢

2.1 創(chuàng)新高校檔案管理可以確保高校教育穩(wěn)定發(fā)展

高校創(chuàng)新檔案管理工作和盈利機(jī)構(gòu)有很大的差異，并且檔案管理工作內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜。檔案管理工作是高校工作管理中的一個必要的管理工作任務(wù)，因此，必須跟隨時代的發(fā)展，進(jìn)而提升管理工作的效率，對于高校發(fā)展有很重要的意義和作用。高校檔案管理不當(dāng)會導(dǎo)致學(xué)校發(fā)展滯后，所以需要工作人員加大管理力度，把高校管理工作從傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使之更符合現(xiàn)代化信息技術(shù)時代的發(fā)展。高校檔案管理工作人員要盡快對檔案管理制度和內(nèi)容進(jìn)行革新，完善管理工作的內(nèi)容和制度。高校管理工作運(yùn)行過程中，會把工作人員的教學(xué)過程和檔案保存到高校檔案管理當(dāng)中，讓學(xué)生和教師都能看到自己的相關(guān)信息，有利于教學(xué)工作得到進(jìn)一步的改善。

2.2 以往的檔案管理與網(wǎng)絡(luò)檔案管理之間的矛盾

在這個信息科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，管理工作都在進(jìn)行改變，無論是哪一個行業(yè)，都需要進(jìn)行改變，否則不能跟隨時代的腳步，容易被時代所遺棄。但是傳統(tǒng)的高校檔案管理工作是根據(jù)相關(guān)通過在人員的手動進(jìn)行檔案管理的。而如今，大量的信息資料和信息高科技產(chǎn)品出現(xiàn)，人們暫時還不能緩沖過來，對于網(wǎng)絡(luò)這種東西沒有一個概念和理解。因此，高校檔案管理信息不能進(jìn)行共同分享。比如：當(dāng)今高校多是收集有關(guān)文獻(xiàn)書籍作為高校歷史寶藏，這樣可以讓學(xué)生對學(xué)校有一個直觀的理解和認(rèn)同，學(xué)生也可以對這些資料進(jìn)行運(yùn)用。但是，由于信息技術(shù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)資料特別多，基本覆蓋了各個層面的信息資源。而這些傳統(tǒng)的文獻(xiàn)資料已經(jīng)不能滿足學(xué)生的好奇心，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)施起來相當(dāng)麻煩和困難。

3 采取相應(yīng)的措施對高校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新

3.1 在高校檔案管理中樹立創(chuàng)新意識，確定創(chuàng)新目標(biāo)

在高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，首要做的便是樹立一個創(chuàng)新意識，這是進(jìn)行高校檔案管理工作創(chuàng)新的前提條件。相關(guān)高校工作人員在創(chuàng)新意識的指引下，對創(chuàng)新有一個基本的認(rèn)識和理解，才能對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行重新的制定和規(guī)劃，進(jìn)而完成檔案管理創(chuàng)新工作的任務(wù)。一般而言，要想給高校工作人員樹立一個創(chuàng)新工作的意識，必須對檔案管理工作人員的思想進(jìn)行更新?lián)Q代。其作為檔案管理創(chuàng)新的主要對象，工作人員的思想必須有所進(jìn)步，這會直接影響到高校檔案管理工作的創(chuàng)新。然后改變工作人員的傳統(tǒng)檔案管理工作事項(xiàng)，重新定位高校管理工作的目標(biāo)，對于目前實(shí)際所處的環(huán)境有一個新的認(rèn)知，從人們所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境出發(fā)，把其和高校檔案管理工作相結(jié)合。

3.2 在高校檔案管理中對檔案收集工作進(jìn)行創(chuàng)新

在高校檔案管理工作中的內(nèi)容通常包括了學(xué)生的基本信息檔案，就是每個學(xué)期開始之前，學(xué)校的教師對每個班學(xué)生的檔案都會進(jìn)行重新整理，下發(fā)到學(xué)生的手里，讓學(xué)生對自己的基本信息重新填寫，目的是為了預(yù)防學(xué)生的信息有所更換。教師教學(xué)信息也被收集到了檔案管理當(dāng)中，這個檔案信息是教師和學(xué)生考核的內(nèi)容，主要的還是教師教學(xué)內(nèi)容檔案信息。最后是比較重要的一個檔案管理信息，這和學(xué)校行政掛鉤，關(guān)系到學(xué)校的一些操作運(yùn)行的信息資料。可是上述檔案管理多是人工操作，而且都是通過文獻(xiàn)進(jìn)行整理的，不能保持更長久的時間。可是如果通過網(wǎng)絡(luò)來對高校檔案管理工作進(jìn)行合理化的創(chuàng)新，不僅可以保持保存的氣象，還能提高檔案管理工作效率。通過個人編寫和及時發(fā)送資料以及專業(yè)人士上傳資料，對學(xué)生和教師以及學(xué)校信息進(jìn)行收集，能夠有效保證信息及時性和準(zhǔn)確性。比如：在高校人事檔案的工作人員檔案管理過程中，這類檔案以收集整理三齡兩歷和員工身份為主要信息資料。因此，高校檔案管理工作人員需要依據(jù)教師教學(xué)的科目以及科研等情況進(jìn)行收集，采用網(wǎng)絡(luò)管理模式，對于信息資料進(jìn)行區(qū)域化保存，方便對檔案進(jìn)行歸檔和整理，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理。

3.3 創(chuàng)新檔案管理中的信息服務(wù)工作

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在不斷深入到人們的生活和工作當(dāng)中，人們對于檔案管理工作的要求在不斷上升。因此，相關(guān)人員需要對其進(jìn)行創(chuàng)新的檔案管理方法，提高檔案管理質(zhì)量，滿足大眾化的要求。但是高校檔案管理工作信息量非常驚人，所以工作人員查找非常費(fèi)力費(fèi)時間，所以，需要利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。相關(guān)工作人員需要對學(xué)校的檔案管理設(shè)置一個網(wǎng)絡(luò)檢索檔案信息的工具。由于當(dāng)前信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展較快，工作人員還需要對檢索檔案信息的工具進(jìn)行優(yōu)化。根據(jù)多媒體數(shù)字化設(shè)施，推動高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展，對高校檔案信息進(jìn)行有效的控制和管理，確保高校檔案信息的精確度和及時性，完善檔案管理工作內(nèi)容。

3.4 創(chuàng)新高校檔案管理中的服務(wù)

如今，大部分高校的檔案管理工作人員都不是專業(yè)檔案管理人士，對于檔案管理工作的專業(yè)程度不強(qiáng)，知之甚少，因此，需要雇傭?qū)I(yè)人士對于高校檔案管理的基本服務(wù)模式進(jìn)行有效創(chuàng)新。高校需要根據(jù)當(dāng)前所處環(huán)境，開展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)平臺和咨詢服務(wù)平臺以及網(wǎng)絡(luò)移動服務(wù)的平臺等，對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)工作，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下開展高校郵箱網(wǎng)絡(luò)平臺，對高校檔案信息積極進(jìn)行定位，確立一個屬于本校的專欄服務(wù)管理。相關(guān)工作人員在高校檔案管理工作過程中，要實(shí)施模塊化信息查詢服務(wù)任務(wù)，并且定期完成學(xué)校信息更新的服務(wù)工作，構(gòu)建一個完善的，沒有任何紕漏的高校檔案管理服務(wù)體系。

4 結(jié)語

高校檔案管理人員應(yīng)該對當(dāng)下所處實(shí)際環(huán)境，進(jìn)行高校檔案管理工作創(chuàng)新。在這個網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)比較發(fā)達(dá)的年代，相關(guān)管理人員必須利用好網(wǎng)絡(luò)下的信息技術(shù)知識，建立一個比較完善的高校檔案管理工作內(nèi)容和系統(tǒng)。從傳統(tǒng)的人工手動檔案管理工作出發(fā)，利用網(wǎng)絡(luò)語檔案信息相結(jié)合的方法進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理。不僅可以提高檔案管理工作的實(shí)效性，還能優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容和制度，對于管理工作未來的發(fā)展，起到一個非常好的作用。

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