淺談檔案管理基礎工作在現代化管理中的作用

張仁芬

摘 要：如今人們已經邁入了信息化的時代，在信息化時代的今天，對檔案管理工作也提出了新的要求，而檔案管理基礎工作作為現代化管理工作非常重要的一部分，更是應該得到人們的重視。本文主要講述了檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用，現階段檔案基礎管理工作的現狀以及就如何做好檔案管理基礎工作提出了幾點建議。

關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議

伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現代化管理的進程。

1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標準規范

檔案的標準，規范是現代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現檔案規范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業的檔案管理基礎工作出現問題，出現整體不規范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規整，非常不利于現代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性

檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內容概括，對于檔案中內容不完整的內容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現代化的檢索技術提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎工作要求檔案規范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業會經常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內容，然后再對使用率較低的內容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內容的完整。

2 檔案管理基礎工作現狀

2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高

現階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現代化的檔案管理知識，無法適應檔案現代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統的檔案管理方法無法適應現代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規范

檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現缺少目錄號或者檔號的命名不規范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務。

2.3 檔案管理的現代化技術普及度較低

現階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現一些人為的失誤。另外，現代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現代化管理進程。

2.4 檔案保管不當造成缺失

現在很多的檔案還沒有完全實現實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現保存不當的現象，有些檔案已經出現少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養和職業道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業知識，通過提升工作人員檔案專業知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現代化發展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進檔案管理基礎工作向現代化邁進

要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現代化技術對檔案信息整理劃分，統一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現在網絡環境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。

3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度

檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規范性，避免出現一些列整理分類的差錯。

3.5 提升員工的檔案意識和服務意識

首先對檔案管理工作人員進行經常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優質的服務保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進行重新整理

現階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內容進行添加，從而確保檔案的規范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結語

綜上所述，檔案管理基礎工作作為現代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現代化管理的進程。

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