淺談物業(yè)檔案管理問題及對(duì)策

向小玲

(四川建筑職業(yè)技術(shù)建筑學(xué)院 四川 德陽(yáng) 618000)

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淺談物業(yè)檔案管理問題及對(duì)策

向小玲

(四川建筑職業(yè)技術(shù)建筑學(xué)院 四川 德陽(yáng) 618000)

隨著物業(yè)管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們消費(fèi)觀念的不斷深化，要求物業(yè)服務(wù)企業(yè)增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。在內(nèi)部管理機(jī)制建設(shè)上，檔案管理對(duì)于提高服務(wù)質(zhì)量發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文對(duì)于現(xiàn)存的檔案管理問題進(jìn)行了分析研判，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

物業(yè)服務(wù)；檔案管理

物業(yè)管理檔案資料涉及到基建檔案資料、業(yè)主檔案資料、日常檔案資料等內(nèi)容。在物業(yè)服務(wù)的過程中，物業(yè)檔案是物業(yè)管理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)必須具備的基礎(chǔ)性資料，更是物業(yè)管理企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、掌握市場(chǎng)主動(dòng)必不可少的參考依據(jù)，對(duì)其自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著及其重要的意義。但是在檔案存儲(chǔ)、檔案管理等方面還是存在諸多問題，如何做到合理管理、發(fā)揮自身價(jià)值，提升物業(yè)管理水平，使得物業(yè)管理持續(xù)發(fā)展已經(jīng)變得非常必要。

一、當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問題

(一)物業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)前狀況下，大多物業(yè)管理企業(yè)并沒有配備專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員，都是由前臺(tái)或者客服人員進(jìn)行管理，情況稍微好一點(diǎn)的則是將各類檔案交給項(xiàng)目的兼職檔案管理人員進(jìn)行管理，但這些人員因?yàn)闆]有進(jìn)行過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)課程，所以他們?cè)谶M(jìn)行物業(yè)檔案管理時(shí)并沒有較高的專業(yè)素質(zhì)。

(二)物業(yè)檔案材料缺失情況較為嚴(yán)重

物業(yè)檔案許多都是成套進(jìn)行交接的，其中包括各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的買賣合同，產(chǎn)品合格證書，產(chǎn)品使用說(shuō)明書，保修協(xié)議等，都屬于成套檔案資料。但目前物業(yè)檔案管理的情況則是要么各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備買賣合同與保修協(xié)議分離，要么是部分資料完全找不到了，檔案資料缺失情況較為嚴(yán)重。

(三)物業(yè)檔案管理不夠規(guī)范、責(zé)任不清

物業(yè)檔案管理在進(jìn)行管理的過程中沒有完善的檔案管理制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范的檔案資料整理及存檔工作，甚至有些檔案資料在未進(jìn)行分類、排序就直接進(jìn)行了存檔工作，存檔不規(guī)范。物業(yè)檔案在形成的過程中，有需要進(jìn)行檔案資料傳遞的時(shí)候，而在傳遞的過程中，有時(shí)會(huì)不小心造成部分資料缺失，但因?yàn)闆]有相應(yīng)的責(zé)任人，導(dǎo)致物業(yè)檔案材料缺失責(zé)任不清，找回或補(bǔ)缺工作難以進(jìn)行。并且物業(yè)檔案在進(jìn)行管理的時(shí)候還存在借閱過程，而在借閱時(shí)因?yàn)闆]有專業(yè)人員進(jìn)行登記過程，所以在借閱或歸還傳遞過程時(shí)也容易造成物業(yè)檔案材料有所缺失，而缺失責(zé)任也無(wú)法確定。

二、物業(yè)檔案管理問題原因分析

對(duì)于物業(yè)管理所存在的問題，進(jìn)行相應(yīng)的原因分析，主要?jiǎng)t是物業(yè)管理企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏重視，未配備專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員進(jìn)行物業(yè)檔案管理工作；物業(yè)檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)方面參差不齊；物業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性還不強(qiáng)，管理人員職能不明確；物業(yè)企業(yè)管理人員檔案管理意識(shí)比較差,物業(yè)檔案管理水平比較滯后；物業(yè)檔案還沒有明確管理標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍，檔案管理責(zé)任不清等原因。

(一)企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏重視

目前，物業(yè)管理發(fā)展趨勢(shì)越來(lái)越好，因此物業(yè)管理企業(yè)對(duì)其工作中的客服崗位，管理崗位，工程崗位，環(huán)境崗位的人員配備及設(shè)施設(shè)備的配備都較為齊全、完整。但是由于缺乏對(duì)物業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)及缺少對(duì)其重視程度，物業(yè)管理在管理過程中并沒有為物業(yè)檔案管理工作配備相關(guān)專業(yè)的管理人員及其相應(yīng)的物業(yè)檔案管理所需的設(shè)施設(shè)備等，這樣便導(dǎo)致物業(yè)檔案在管理的過程中得不到較為專業(yè)妥善的管理及存放。

(二)物業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

由于物業(yè)管理企業(yè)并沒有為物業(yè)檔案管理工作配備專業(yè)的檔案管理人員，一般是由客服人員來(lái)進(jìn)行代為管理，或者稍微好一點(diǎn)的做法也只是讓物業(yè)項(xiàng)目相應(yīng)的管理人員做物業(yè)檔案的兼職檔案員，但是這些客服人員并沒有受過專業(yè)的物業(yè)檔案管理培訓(xùn)課程，專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在進(jìn)行物業(yè)檔案管理時(shí)的能力也參差不齊，并沒有專業(yè)的物業(yè)檔案管理能力，所以在進(jìn)行檔案管理工作得不到理想的效果。

(三)物業(yè)檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)，職能不明確

物業(yè)檔案的細(xì)分主要有業(yè)主檔案資料，工程基建檔案資料，秩序維護(hù)日常檔案資料，環(huán)境清潔衛(wèi)生日常檔案資料以及綜合管理檔案資料。而這些檔案資料大多是由客服人員或各部門人員進(jìn)行各自管理，沒有專門的檔案室用來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理存放，各部門都存放著部分物業(yè)檔案，導(dǎo)致物業(yè)檔案在使用或借閱的過程中丟失或部分缺失，但也無(wú)法糾察丟失檔案及其相關(guān)責(zé)任人員。

(四)物業(yè)企業(yè)管理人員檔案管理意識(shí)較差

物業(yè)管理企業(yè)的管理人員對(duì)物業(yè)檔案管理意識(shí)較差，在選擇任用物業(yè)檔案管理人員時(shí)，未組織其進(jìn)行專業(yè)的物業(yè)檔案管理培訓(xùn)，并且沒有明確規(guī)定檔案管理專業(yè)人員，不知道如何將物業(yè)檔案進(jìn)行整理歸檔，也無(wú)法確定檔案資料的重要程度，導(dǎo)致在物業(yè)檔案的存放雜亂無(wú)章，而物業(yè)檔案管理因其管理水平滯后，也得不到良好的發(fā)展。

(五)物業(yè)檔案還沒有明確管理標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍

物業(yè)管理就目前來(lái)說(shuō)，管理內(nèi)容大致可以分為客戶服務(wù)，工程管理，秩序維護(hù)，綜合管理，環(huán)境管理五個(gè)部分，而相應(yīng)的物業(yè)檔案也大致這樣進(jìn)行分門別類，并沒有進(jìn)行詳細(xì)的區(qū)分處理，導(dǎo)致檔案并沒有明確劃分屬性，在進(jìn)行查找使用時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。并且由于沒有明確規(guī)定物業(yè)檔案的歸檔范圍，不清楚哪些檔案資料該存檔，哪些檔案資料可以不進(jìn)行存檔處理，這便使得有些物業(yè)管理企業(yè)的物業(yè)檔案資料存放堆積如山，卻又價(jià)值不明，無(wú)法區(qū)分。

三、解決物業(yè)檔案管理工作中存在問題的對(duì)策

從以上提出的物業(yè)檔案管理所存在的問題及其原因分析中，可以看出物業(yè)管理企業(yè)要想使得物業(yè)檔案管理工作顯現(xiàn)效果就必須要從上至下加強(qiáng)物業(yè)檔案管理意識(shí)；并且要加強(qiáng)物業(yè)檔案管理相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，使其對(duì)自己所做的檔案管理工作負(fù)責(zé)；需要完善物業(yè)檔案的管理制度；規(guī)范物業(yè)檔案管理的工作程序；明確物業(yè)檔案的歸檔范圍。

(一)從上至下加強(qiáng)物業(yè)檔案管理意識(shí)

首先，物業(yè)管理企業(yè)中的管理層需要對(duì)物業(yè)檔案管理重視起來(lái)，安排專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行專業(yè)的整理存放，并且需配備相應(yīng)的物業(yè)檔案管理所需的設(shè)施器具，使得物業(yè)檔案得到更加妥善的管理、保存。而后，為企業(yè)各項(xiàng)目及部門普及物業(yè)檔案的重要性及物業(yè)檔案管理的工作要求，讓物業(yè)企業(yè)所有人員保有對(duì)物業(yè)檔案管理的意識(shí)，使得大家重視物業(yè)檔案并且支持物業(yè)檔案管理工作，配合物業(yè)檔案管理人員工作，為物業(yè)檔案管理的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

(二)加強(qiáng)物業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

無(wú)論做什么工作，工作責(zé)任意識(shí)非常重要，因?yàn)樗苯記Q定了工作效果。當(dāng)然，物業(yè)檔案管理工作更需要檔案管理人員具有足夠的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行這項(xiàng)工作。物業(yè)檔案管理工作一旦開始則是一項(xiàng)持久度很高的工作，在工作過程中需要加強(qiáng)其管理人員責(zé)任意識(shí)，使其具有十足的耐心，恒心和責(zé)任心，來(lái)把物業(yè)檔案整理有序，存放整齊，便于查找、利用，實(shí)現(xiàn)其檔案自身的價(jià)值性。

(三)完善檔案管理制度、規(guī)范檔案管理工作程序

物業(yè)檔案的管理需要一套完整的、有條理的檔案管理制度來(lái)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，使其能持續(xù)發(fā)展，而要形成這套檔案管理制度，也需要根據(jù)物業(yè)管理企業(yè)自身情況進(jìn)行制定，并且需要在物業(yè)檔案管理工作過程中進(jìn)行不斷的改進(jìn)，才能得到一套適合物業(yè)企業(yè)更好發(fā)展完備檔案管理制度，從而使物業(yè)檔案管理可以不斷進(jìn)步，得到良好的發(fā)展。

在進(jìn)行物業(yè)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該由專門的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督，建立起一個(gè)相對(duì)一致的物業(yè)檔案管理工作程序，使各種類型的物業(yè)檔案資料得到相對(duì)科學(xué)統(tǒng)一的管理模式。建立物業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)共享程序，使得各部門可以實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案信息共享，更有效地實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案管理規(guī)范化、信息化，科學(xué)化。

(四)明確歸檔范圍，方便查找使用

要使得所存檔的物業(yè)檔案資料是有價(jià)值有效用的，并且具有專業(yè)價(jià)值，就需要明確物業(yè)檔案的歸檔范圍，明確哪些物業(yè)檔案資料有存檔價(jià)值，哪些沒有存檔價(jià)值，避免物業(yè)檔案堆積現(xiàn)象；明確哪些物業(yè)檔案為重要檔案資料，存放年限為永久，哪些為暫用資料，過了其存放年限則可進(jìn)行銷毀，這樣可以更好地區(qū)分物業(yè)檔案的保存價(jià)值。而明確了歸檔范圍，也使得物業(yè)檔案的管理工作可以更為清晰地進(jìn)行，在使用查找物業(yè)檔案資料時(shí)也更為快捷方便。

四、總結(jié)

通過以上對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案管理中所存在問題及其原因分析，并且針對(duì)其存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策，我們更能深刻體會(huì)到物業(yè)檔案管理在物業(yè)管理過程中不可缺少的作用及其重要性。做好物業(yè)檔案管理工作需要物業(yè)管理企業(yè)從上至下地對(duì)物業(yè)檔案管理重視和關(guān)注起來(lái)，管理層人員應(yīng)制定物業(yè)檔案管理的統(tǒng)一科學(xué)的管理制度，直接檔案管理人員更需要耐心仔細(xì)負(fù)責(zé)地進(jìn)行物業(yè)檔案管理工作，而其他物業(yè)服務(wù)人員則應(yīng)該盡力配合支持物業(yè)檔案管理工作，只有當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)所有人員對(duì)物業(yè)檔案管理重視起來(lái)，使得物業(yè)檔案管理和物業(yè)管理共同發(fā)展，不再處于滯后狀態(tài)，物業(yè)檔案管理才能得到更好的發(fā)展，而物業(yè)管理也會(huì)更好更有效地運(yùn)行。

[1]李媛.淺談如何做好物業(yè)檔案管理工作.科技致富向?qū)?2011：1-2.

[2]李偉婧.王中克.張瑞菊.物業(yè)檔案管理淺析.云南檔案.2007：1-2.

[3]葉彩霞.論物業(yè)檔案管理的問題及對(duì)策.科技致富向?qū)?2010：1-2.

[4]龔燕玲.完善物業(yè)檔案管理的建議.新建設(shè)：現(xiàn)代物業(yè)上旬刊.2011：1-2.