基層檔案工作現狀調研報告

張延碧

摘 要： 檔案是人類社會實踐活動的歷史記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是人類進步和文明發展的縮影。檔案工作就是通過收集、整理、保管、利用這些歷史記錄從而維護和延續社會的記憶功能。

關鍵詞：基層檔案 現狀 問題 意見

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）02-0035-01

一、社區檔案工作現狀及問題

社會檔案管理的硬件條件落后，部分社區缺乏獨立的檔案室，檔案的存放與管理都是在公共空間進行，部分社區具有獨立的檔案室，但是檔案室的空間較小，檔案堆放擁擠無序，有的檔案甚至因為存放空間不足直接堆在辦公室；社區在庫檔案有限，斷層、斷年問題突出，各門類檔案收集、整理、歸檔參差不齊，聲像、電子檔案少，無會計檔案、工程檔案；檔案保管不規范，文書檔案均入柜保管，其余檔案零星擺放；檔案利用率低，社區提供檔案的查詢、利用服務力度不夠，多數僅限于社區內部工作查檔。

問題：一是無獨立的檔案室，檔案管理工作滯后，檔案安全性、保密性差；二是檔案管理硬件建設還難以適應工作需要，檔案柜子、用具短缺，部分檔案無法入柜、入架；三是檔案斷年，缺乏歷史性、延續性；四是區級層面缺少有針對性和可操作性的檔案分類方法和歸檔范圍標準，歸檔門類檔案不全、整理、保存不規范；五是檔案員兼職過多，精力不足，且新舊檔案工作人員工作交接、業務學習、銜接不夠，導致工作脫節；六是社區各口專干檔案資料收集、移交意識淡薄，工作臺賬、資料不交或不能及時移交檔案工作人員，導致年度檔案歸檔工作不能按期完成；七是檔案移交制度落實不到位，無檔案移交清單、冊；八是檔案宣傳不到位，居民檔案使用、查閱率低，發揮作用不明顯。

二、社區檔案工作問題情況原因分析

1.重視程度不夠，檔案管理工作缺乏有力投入

社區重視經濟的發展而忽視了檔案管理的重要性。街道、社區經濟社會發展工作任務壓力大，尤其是經濟工作方面，從街道到社區領導干部尤為重視，傾注大量人力、物力、財力，難免對檔案工作重視不足、投入不夠。社區檔案基本設備配置不足，永檔案有償掃描，實現社區檔案信息化管理工作推進緩慢。

2.受客觀因素制約，社區無檔案室現狀短期內無法徹底解決

在城市，面對高額的房價，社區辦公用房面積用量大，購買一個社區辦公用房少則幾百萬，多則上千萬，由于財力制約，社區辦公用房達標工作推進困難，現有的辦公用房僅社區一站式服務窗口就占去大部分，故無多余的地點籌建社區檔案室，導致社區檔案歸檔入柜后無法入庫，入室，檔案在安全性、保密性及管理方面面臨巨大挑戰。

3.檔案收集、整理、歸檔工作意識不強

社區檔案，尤其是文書檔案，各工作口人員檔案收集、移交、歸檔意識不強，不能及時按要求移送檔案工作人員，往往一拖再拖；把檔案資料與工作臺賬混為一談，不交檔案人員整理歸檔，導致業務文書檔案歸檔不全，其中以勞動和社區保障口檔案資料為代表；以迎接上級三年檢查或五年檢查，不能打亂資料順序為理由，不把歸檔資料交檔案人員，私自保存，各類現象長期存在于社區的檔案工作中。

4.社區檔案工作人員業務素養水平低，無法滿足檔案工作需求

社區工作者由于工資待遇低，招聘進入門檻相對低，社區工作人員在知識儲備、知識學習能力、應用能力、業務水平等方面綜合能力偏低；由于受時間、培訓經費等因素制約，社區檔案工作人員均未進行過系統的、專門的檔案知識培訓，檔案知識僅僅來自于區檔案局、街道檔案人員零星指導，導致檔案人員業務知識缺乏系統性，完整性，檔案歸檔、管理工作不到位。

5.對于檔案管理的溝通不足

社區個部門之間、工作人員之間缺乏足夠的交流溝通，對于檔案管理沒有達成一致的意見，導致分配工作時存在不協調問題，大大降低了檔案管理的效率。再加上一般的人員對于檔案管理缺乏參與意識，更不會主動的就檔案管理交換意見，加強溝通。這就需要檔案管理人員具有良好的協調溝通能力，能夠游走于各個部門，收集檔案資料。

三、社區檔案工作建議意見

為了進一步做好社區檔案管理工作，促使檔案工作跟上經濟和社會發展的步伐，提出以下建議：

一是進一步強化對檔案工作的重視。要將檔案事業的發展和檔案軟硬件建設列入街道、社區經濟和社會發展計劃，納入重要工作議程，從人、財、物方面給予保障。要切實轉變檔案管理工作觀念，進一步解放思想，轉變觀念，適應新形勢下的發展要求，從單純注重文書檔案管理轉變為同時注重各門類檔案的收集、歸檔和管理；從注重檔案實體管理轉變為同時注重檔案信息化管理，進而推進檔案工作發展。

二是切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用社區微博櫥窗、展板、教育基地、社區十分鐘課堂、法律宣傳活動等載體和形式，向廣大工作者、群眾普及檔案法律和業務知識，著力提高全民檔案意識、社區檔案的利用率，讓檔案真正的從庫房中解放出來，實現檔案的價值。

三是加快硬件建設步伐，盡快完成社區檔案規范化達標工作。結合實際，實事求是，超前謀劃，以舊城改建、城中村改造建設為契機，統籌協調，有效整合社區資源，把社區檔案室納入社區辦公用房建設的規劃范圍內；同時，加大投入，逐步改善社區檔案設備、切實緩解現存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對把檔案室挪作它用，明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時退還恢復，調整修繕，確保檔案安全。

四是建立健全檔案工作各項工作制度。建立以檔案收集、整理、歸檔、入庫、查閱、移交等的系列檔案管理制度，并落實到位。

五是切實加強檔案管理隊伍建設。堅持以綜合理論學習、培訓為重點，社區檔案工作者自學為主；堅持市、區級層面綜合檔案培訓為重點，街道配合、指導、監督為輔；堅持區級層面、街道現場指導為重點，檔案工作者在工作中不斷摸索學習為主，進一步提升檔案工作者的業務素養。堅持統籌協調，合理分工，特殊工作，有所傾斜原則，以保證社區兼職檔案管理人員有相對安靜的工作環境及工作時間，確保檔案工作的延續性、嚴肅性及權威性。

六是提高檔案庫房和各種類型檔案的智能化、規范化管理程度，特別要加強對電子類、數碼影像類等新型檔案載體保存規范，保障新型檔案保存的長久性和安全性。

參考文獻

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