移動OA辦公自動化系統在高校管理中的應用

安榮革

[摘 要]辦公自動化系統是OA系統的中文全稱，在當前社會辦公應用中是一套使用頻率非常高的應用系統，廣泛的被管理者與員工應用在日常的工作管理中。OA系統自興起，就備受人們的關注，且隨著科技的不斷進步，OA系統在辦公應用中的深度與廣度也在不斷增加，并成為了無紙化辦公模式的一種核心應用系統。本文闡述了OA系統的含義，探索了OA系統在高校管理中的主要功能與使用優勢，分析了OA系統在高校管理中的注意事項，以充分發揮OA系統的優勢，保障高校的有效運作，提高高校管理質量。

[關鍵詞]辦公自動化系統；高校管理；應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.160

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-01

1 OA系統的含義

辦公自動化系統（Office Automation，OA）是主要依靠網絡技術，將各種資源實現共享，從而達到全方位、快捷、迅速的信息交流與信息處理的一種以工作流為核心的現代化網絡系統。

2 OA系統在高校管理中的主要功能與使用優勢

2.1 OA系統在高校管理中的主要功能

OA系統在高校管理中的應用，能夠充分展現自身的先進功能，并充分將各種信息資源加以利用，保證工作效率的提升。OA系統在高校管理中主要分為交流園地、檔案管理、培訓管理、人力資源、知識管理、行政辦公、工作流以及個人事務等幾大模塊，主要表現出信息傳遞、管理、辦公用品的申請、會議室、個人文件柜、通訊錄、工作日志、日程安排、考勤、網絡傳真以及投票等功能，這些輔助功能，極大程度上提高了高校各部門的管理效率與管理質量，保證了高校管理工作的良好運作。

2.2 OA系統在高校管理中的主要使用優勢

2.2.1 能夠通過網絡傳輸，大大提升高校管理工作的效率

OA系統的傳輸途徑主要是依靠計算機網絡，因此，用戶在電腦前只需點擊鼠標便能將文件進行傳輸或是完成其他工作步驟，極大程度上節省了各個部門的文件傳輸時間，促進了工作效率的提升。此外，OA系統還能連接掃描儀、打印機等常用辦公設備，并結合計算機進行使用，因此，高校能夠在這些設備的輔助下，挖掘出OA系統以及這些設備的潛在強大應用功能，促進工作效率的最大化。

2.2.2 能夠將辦事流程透明化，避免推卸責任的情況發生

OA系統的應用，取代了傳統辦公形式的審閱批示、傳閱會簽以及文件流轉等功能，在實際的管理工作應用流程中，OA系統明確了各個工作人員的責任，具有特定權限的系統用戶能夠對工作流信息進行查閱，其包括處理意見、處理時間、完成進度等信息。因此，OA系統的應用使辦事流程變得透明化、公開化，對每一步驟的操作或處理也都進行了量化分析，可以及時找出“癥結”所在，明確責任，最大限度避免推卸責任的情況發生，提高了辦事效率與進度。

2.2.3 能夠實現遠程辦公，方便使用者進行查詢等工作

OA系統主要依靠計算機網絡，因此凡是有計算機網絡的地方，都可以做到隨時隨地登錄OA系統，做到辦公事務、資料查詢等操作的隨時處理，避免了辦公地點、紙張資料等條件的限制，促進了辦公靈活性的提升，實現了遠程辦公以及移動辦公。

2.2.4 無紙化的辦公模式，能夠有效降低辦公成本

傳統辦公模式主要依靠紙張完成工作流程，而OA系統的出現，實現了無紙化的辦公模式，減少了管理工作對紙張等辦公用品的購買，在很大程度上有效的降低了辦公成本。

3 OA系統在高校管理中的注意事項

3.1 關注數據的安全性

OA系統在高校管理中的應用，可以將公文與信息通過網絡傳輸并進行處理與流轉等操作，這種網絡數據的傳輸，需要極高的安全性保駕護航，因此，必須關注數據的安全性。首先，高校對OA系統廠商要進行慎重選擇；其次，注意保存資料，切記不要只依靠單一服務器的存儲功能，需要將比較重要的文件保存或備份到多個服務器中，實現交叉存放。

3.2 保證用戶賬戶使用的安全性

由于網絡不法分子猖獗，極易將用戶賬戶進行非法盜用，這種不良現象對OA系統的安全性將產生嚴重的影響。因此，在進行關鍵操作或登錄操作時，可以選擇多種方式，如借助驗證碼、Ukey、錯誤密碼超次數鎖定、安全控件等方式，保證用戶賬戶使用的安全性。

3.3 對使用者加強培訓，保證OA系統的各項功能都被充分利用

OA系統的功能種類非常多，覆蓋了高校的各個院系，用戶數量也比較龐大，因此，要充分發揮OA系統的全部優勢與價值，必須對OA系統進行高效使用，其使用的關鍵核心在于加強培訓，尤其是要各個部門員工與管理者進行培訓，從而確保OA系統的各項功能被充分利用，做到各項管理流程暢通無阻。

4 結 語

OA系統在高校管理中的應用具有極大的價值，其所具有的優勢，能夠實現高校管理工作效率的最大化，保證高校管理工作的有效運行，推動高校管理的良好發展。

主要參考文獻

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