高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式探究

沈麗燕

摘 要 教學(xué)秘書需要管理教學(xué)工作的安排，也需要對(duì)教學(xué)信息作出反饋，更需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者完成教學(xué)工作的協(xié)調(diào)。可見，教學(xué)秘書的工作在高校的教學(xué)管理中非常重要。文章主要研究了在高校的教學(xué)秘書工作中，其崗位的服務(wù)與管理模式所存在的問題及改善措施。筆者從教學(xué)秘書的具體崗位定位角度出發(fā)，深入分析了教學(xué)秘書的崗位服務(wù)現(xiàn)狀，并在文章中闡述了教學(xué)秘書在工作中存在的具體問題及改進(jìn)措施，期望能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)工作發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 高校 教學(xué)秘書 服務(wù)與管理

Abstract Teaching secretary needs to manage the teaching work arrangement， also needs to make the feedback to the teaching information， but also needs to help the leader to complete the teaching work the coordination. Obviously， the teaching secretary's work is very important in the teaching management of colleges and universities. This paper mainly studies the problems and improvement measures in the service and management mode of the teaching secretary in the University. The specific position from the perspective of teaching secretary， in-depth analysis of the status quo of teaching secretary post service， and the specific issues in the article elaborated the teaching secretary existing in the work and improvement measures， hoping to provide a reference for the development of college teaching work.

Keywords college； teaching secretary； service and management

0 前言

我國(guó)的高校致力于培養(yǎng)高素質(zhì)、綜合型的人才。為此，高校不斷的提升教學(xué)質(zhì)量并對(duì)教學(xué)工作的管理制度作出調(diào)整。在高校的教學(xué)工作當(dāng)中，教學(xué)秘書的工作處于一個(gè)特殊的位置。教學(xué)秘書的服務(wù)和管理水平直接關(guān)乎到高校的教學(xué)質(zhì)量。但高校的教學(xué)秘書工作卻并不是一帆風(fēng)順的，存在著嚴(yán)重的服務(wù)管理模式問題，需要高校在實(shí)踐研究中予以解決。

1高校教學(xué)秘書崗位定位標(biāo)準(zhǔn)

在高校的教職工隊(duì)伍當(dāng)中，教學(xué)秘書這一崗位占據(jù)著至關(guān)重要的位置。為了更好的管理教學(xué)工作，教學(xué)秘書需要時(shí)刻處于工作的第一線，與不同的教職團(tuán)體進(jìn)行接觸。作為教學(xué)秘書，其工作范圍比較廣泛和復(fù)雜，教學(xué)檔案、課程安排、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等工作都需要教學(xué)秘書來完成。除此之外，教學(xué)秘書還需要與學(xué)生、教師甚至是學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，為其提供教學(xué)信息的服務(wù)。①作為教學(xué)秘書，其主要的職責(zé)是協(xié)調(diào)各個(gè)學(xué)科之間的關(guān)系，并幫助各個(gè)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流。教學(xué)秘書需要對(duì)日常的課程進(jìn)行合理的安排，并在教學(xué)考核的過程中安排好科目和時(shí)間。以上工作僅僅是教學(xué)秘書日常工作中的一小部分，教學(xué)秘書還需要制定嚴(yán)格的教學(xué)制度，并對(duì)日常教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和管理，從而發(fā)現(xiàn)教學(xué)中出現(xiàn)的問題。

2高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)現(xiàn)狀

其實(shí)，高校對(duì)教學(xué)秘書的服務(wù)要求非常嚴(yán)格，要求擔(dān)任教學(xué)秘書的人需要有比較強(qiáng)的管理能力和溝通能力，具有一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力。總體來說，高校的教學(xué)秘書的素質(zhì)都非常高，能夠確保在出現(xiàn)教學(xué)問題時(shí)及時(shí)予以解決。但目前狀態(tài)下，高校的教學(xué)秘書在工作服務(wù)過程中狀態(tài)讓人堪憂。②高校中出現(xiàn)了教學(xué)秘書濫用崗位職權(quán)的現(xiàn)象，促使高校的教學(xué)體制發(fā)生紊亂?，F(xiàn)在的高校教學(xué)秘書大多都是原本在高校讀書最終選擇留下來的學(xué)生，或者是由在校教師引薦的家屬。該部分教學(xué)秘書自身并沒有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，也缺乏專業(yè)教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)。面對(duì)高校工作的復(fù)雜以及瑣碎，教學(xué)秘書無法承擔(dān)龐大的工作量。教學(xué)秘書的職責(zé)雖然比較廣泛，但其在高校中的職工地位并不高，其薪資待遇非常低，這與其日常工作強(qiáng)度非常不匹配，因此，很少有學(xué)習(xí)專業(yè)秘書的人才愿意到高校當(dāng)中擔(dān)任教學(xué)秘書一職。高校的教學(xué)秘書素質(zhì)不高所造成的后果就是其在處理高校教學(xué)事務(wù)時(shí)無法滿足工作需求，甚至?xí)斐纱罅康墓ぷ魇д`。對(duì)于教學(xué)秘書來講，其只有在經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐和摸索，才能夠完全掌握教學(xué)工作的安排技巧。③

3教學(xué)秘書服務(wù)與管理模式問題

盡管教學(xué)秘書的地位是比較平凡的，但在高校的教學(xué)管理中卻不能缺少教學(xué)秘書這一職位。教學(xué)秘書的教學(xué)服務(wù)和管理水平直接影響到高校的教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書的崗位定位就是為教學(xué)管理提供服務(wù)，因此，其在教學(xué)服務(wù)以及教學(xué)管理方面需要提升能力，才能夠勝任教學(xué)秘書的職位。但目前狀態(tài)下的高校，教學(xué)秘書的崗位服務(wù)和管理存在很多問題，該部分問題嚴(yán)重限制了高校的教學(xué)發(fā)展。

如今，高校中教學(xué)秘書的服務(wù)質(zhì)量還有待提高。④按照教學(xué)秘書的工作職責(zé)來看，其主要的職責(zé)就是輔佐教師完成教學(xué)工作，并為學(xué)生提供教學(xué)信息。但事實(shí)上，高校并沒有重視教學(xué)秘書的工作，促使教學(xué)秘書本身在教職工隊(duì)伍中的地位比較尷尬，在進(jìn)行教學(xué)工作的協(xié)調(diào)方面很難讓其他教職員工配合。該種情況嚴(yán)重影響了教學(xué)秘書的服務(wù)質(zhì)量。教學(xué)秘書的素質(zhì)問題促使其沒有接觸過管理類的知識(shí)，在對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行管理的過程中也缺乏管理意識(shí)。教學(xué)秘書的工作本身就會(huì)被高校的領(lǐng)導(dǎo)階層所忽視，而其在不熟悉教學(xué)管理的條件下更是難以完成教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書在對(duì)教學(xué)工作管理的過程中只能依靠領(lǐng)導(dǎo)者的指示，而無法獨(dú)立完成教學(xué)管理，只會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)更加忽略教學(xué)秘書的存在。

4教學(xué)秘書服務(wù)與管理模式問題的原因分析

之所以教學(xué)秘書在工作過程中會(huì)產(chǎn)生服務(wù)問題及管理問題，其原因主要在于高校對(duì)教學(xué)秘書工作的不重視。高校方面所聘用的教學(xué)秘書在學(xué)歷方面都不高，即使有部分教學(xué)秘書的學(xué)歷較高，但其所學(xué)習(xí)的專業(yè)也多與教學(xué)秘書工作沒有關(guān)系。⑤高校教學(xué)秘書主要都是高校的畢業(yè)生擔(dān)任或者是教職員工推薦的家屬擔(dān)任。該部分人不僅沒有學(xué)習(xí)過秘書相關(guān)的專業(yè)，也沒有學(xué)習(xí)過管理方面的專業(yè)。而教學(xué)秘書在高校的地位問題促使沒有人愿意指導(dǎo)教學(xué)秘書工作流程。高校教學(xué)秘書在工作過程中完全憑借著自己的摸索，從而積累比較豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。但近年來，高校頻繁擴(kuò)招，其專業(yè)種類也越來越多，教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度也隨著高校擴(kuò)招而增加，教學(xué)秘書需要負(fù)擔(dān)的事情增多，但其能力是有限的，直接影響到了教學(xué)秘書的工作服務(wù)質(zhì)量，也影響到其對(duì)教學(xué)活動(dòng)的管理。教學(xué)秘書不懂得合理利用自身的崗位職能，也無法承擔(dān)信息反饋的工作任務(wù)。而且，教學(xué)秘書本身欠缺創(chuàng)新精神，沒有進(jìn)行自主學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，自然無法滿足高校發(fā)展的需求，從而使教學(xué)管理模式落后。

5教學(xué)秘書服務(wù)與管理模式問題的改進(jìn)措施

要想提高高校的教學(xué)質(zhì)量，就需要完善教學(xué)秘書的服務(wù)和管理模式。高校針對(duì)教學(xué)秘書在進(jìn)行崗位服務(wù)過程中存在的幾項(xiàng)問題，進(jìn)行了深入的研究，最終得出了關(guān)于改善教學(xué)秘書服務(wù)的幾點(diǎn)創(chuàng)新措施。⑥

5.1 建設(shè)高素質(zhì)教學(xué)秘書隊(duì)伍

教學(xué)秘書首先需要明確自身的職責(zé)所在，了解自身的存在是為了幫助高校領(lǐng)導(dǎo)者完成教學(xué)的管理工作，并為教職員工提供教學(xué)信息的反饋服務(wù)。為了完善教學(xué)秘書的崗位服務(wù)，高校首先需要建設(shè)并完善教學(xué)秘書隊(duì)伍，通過不同的教學(xué)秘書來管理不同的教學(xué)工作。教學(xué)秘書之間相互配合，各自完成分內(nèi)的工作，才能夠減緩工作的壓力。高校領(lǐng)導(dǎo)也需要重視教學(xué)秘書的存在，給予教學(xué)秘書足夠的工作地位，促使教學(xué)秘書與其他的教職員工一樣，受到同等的工作待遇。在選拔教學(xué)秘書的途徑方面也需要做出改進(jìn)，確保招聘的教學(xué)秘書具有一定的秘書工作經(jīng)驗(yàn)或者管理方面的知識(shí)。⑦教學(xué)秘書明確了自身的職責(zé)，并了解如何管理教學(xué)工作，就能夠?qū)Ω咝１容^繁瑣的教學(xué)工作熟練的管理。教學(xué)秘書通過制定比較完善的管理制度來約束比較雜亂的管理工作，并協(xié)調(diào)教職員工與教務(wù)處之間的關(guān)系，從而使教學(xué)課程的安排科學(xué)且合理。教職員工能夠在教學(xué)秘書的工作安排下順利的完成教學(xué)工作，就能夠提高教學(xué)質(zhì)量。

5.2 培養(yǎng)教學(xué)秘書服務(wù)管理意識(shí)

教學(xué)秘書屬于高校中的服務(wù)人員，因此要重視自身的服務(wù)質(zhì)量。教學(xué)秘書需要明確自身的服務(wù)職責(zé)，進(jìn)而為高校的教職員工提供高質(zhì)量的服務(wù)。教學(xué)秘書本身需要了解高校的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，并根據(jù)高校的發(fā)展需求與時(shí)俱進(jìn)。教學(xué)秘書需要轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)意識(shí)，積極接觸新的服務(wù)理念，在感覺到高校管理需求變化以后，及時(shí)創(chuàng)新自身的服務(wù)理念，從而在服務(wù)過程中融入自身的管理理念，憑借著對(duì)先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)提升自身的管理技能。教學(xué)秘書需要掌握學(xué)校的教學(xué)管理系統(tǒng)，進(jìn)而使用教學(xué)管理系統(tǒng)來執(zhí)行對(duì)教學(xué)活動(dòng)的管理和安排。教學(xué)秘書中融入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，就能夠改變傳統(tǒng)的人工管理狀態(tài)。在信息化的管理?xiàng)l件下，教學(xué)秘書提高了自身的工作效率，能夠迎合高校教學(xué)管理工作的需求，從而使高校的教學(xué)資源獲得更好的管理。⑧

5.3 建立教學(xué)秘書培訓(xùn)制度

針對(duì)高校中的教學(xué)秘書素質(zhì)問題，高校應(yīng)該建立起完善的培訓(xùn)制度。高?？梢詾榻虒W(xué)秘書提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，或者是讓比較有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書帶缺乏經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書進(jìn)行工作。通過教學(xué)秘書之間的交流合作來為新工作的教學(xué)秘書積累經(jīng)驗(yàn)。高校所提供的培訓(xùn)機(jī)會(huì)能夠教授教學(xué)秘書如何進(jìn)行教學(xué)管理服務(wù)，如何完成高校中比較繁瑣的教學(xué)工作。在培訓(xùn)的過程中培養(yǎng)教學(xué)秘書的責(zé)任心和耐心，教學(xué)秘書能夠在不斷的學(xué)習(xí)中了解如何與其他的教職員工進(jìn)行溝通，也能夠完善對(duì)各個(gè)學(xué)院的協(xié)調(diào)工作，從而提升其教學(xué)管理的水平。

6結(jié)論

盡管教學(xué)秘書并不屬于高校管理中的高級(jí)職位，但教學(xué)秘書的存在確保了高校的教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書需要發(fā)揮其秘書的服務(wù)和管理職能，從而完善對(duì)高校教學(xué)工作的服務(wù)和管理，結(jié)合高校的實(shí)際發(fā)展情況，及時(shí)明確自身的定位，并積極制定符合高校發(fā)展的教學(xué)課程安排。總而言之，高校的教學(xué)秘書需要在學(xué)習(xí)中不斷的鍛煉自己、提升自己，從而提高自身的服務(wù)素質(zhì)。

注釋

① 鄧新榮，高務(wù)龍.高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題及其對(duì)策[J].民辦教育研究，2010.7（5）：48-50.

② 柳靚南，尚慶為.關(guān)于高校教學(xué)秘書現(xiàn)狀的思考與建議[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010.11（13）：118-120.

③ 李仲銘，范艷，李靜華，等.高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代生物醫(yī)學(xué)進(jìn)展，2010.4（24）：4764-4767.

④ 倪麗梅.高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對(duì)策探析[J].科教文匯（上旬刊），2011.3（1）：1-2-18.

⑤ 熊紅菊.論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的定位與發(fā)展困境[J].淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011.8（6）：51-53.

⑥ 林少婷.新公共管理視角下高校教學(xué)秘書工作探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014.4（2）：193-194-208.

⑦ 王瀟.對(duì)本科教學(xué)合格評(píng)估背景下高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考[J].巢湖學(xué)院學(xué)報(bào)，2014.3（1）：138-141.

⑧ 樊靜.略論高校兩級(jí)管理體制下教學(xué)秘書工作的定位[J].蘇州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.8（2）：91-93.