如何做好財(cái)政檔案管理工作探討

劉勇

摘 要：財(cái)政檔案管理可以維護(hù)檔案的質(zhì)量，提高檔案的完整性和準(zhǔn)確性。財(cái)政數(shù)據(jù)決定著公司未來(lái)的發(fā)展走向，決定著公司未來(lái)的財(cái)政分配，其在公司運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中有著極為重要的作用。如何做好財(cái)政檔案的管理工作是一個(gè)永恒的課題。特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的管理模式趨于信息化，電子化，財(cái)政檔案管理必須跟上時(shí)代的步伐，才能有更好更穩(wěn)定的發(fā)展，才可以在未來(lái)的發(fā)展中起到更好的導(dǎo)向作用。因此，本文就如何做好財(cái)政檔案管理工作展開(kāi)討論，提出了一點(diǎn)自己的看法和建議。希望財(cái)政檔案的管理在科學(xué)、規(guī)范的指導(dǎo)下可以更加高效，創(chuàng)造更大的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)；信息化

1 做好財(cái)政檔案管理工作的重要性

檔案管理是維護(hù)歷史原貌的重要過(guò)程， 財(cái)政檔案管理作為一種資源，在各科室，單位的工作中將真實(shí)的活動(dòng)情況進(jìn)行記錄。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，同時(shí)也是公司發(fā)展的一項(xiàng)無(wú)形的資產(chǎn)。做好了檔案管理工作，各部門之間的聯(lián)系更加緊密，各單位的工作效率更加高效[1]。規(guī)范化，科學(xué)化的財(cái)政檔案管理是一個(gè)部門良好發(fā)展的基礎(chǔ)，建立一套完善的財(cái)政檔案管理制度，使部門的財(cái)政項(xiàng)目更加清晰，便于部門制定發(fā)展策略，合理安排資金分配，對(duì)其在未來(lái)發(fā)展中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)起到了一定的抵御作用。可以說(shuō)，只有做好了財(cái)政檔案管理工作的部門才是穩(wěn)定的，持久的，可發(fā)展的。

2 關(guān)于加強(qiáng)財(cái)政檔案管理措施的幾點(diǎn)建議

2.1 信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在現(xiàn)代生活中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。財(cái)政檔案的管理更要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的腳步，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)更高效更安全的管理。一方面，要切實(shí)確保檔案的安全性，不斷提高計(jì)算機(jī)的安全性能，加強(qiáng)安全體系的建設(shè)，避免重要的財(cái)政檔案信息被盜走[2]。另一方面，要建立起規(guī)范的完善的管理體系，所有的檔案存入按照一定的模式進(jìn)行，以防止在檔案錄入的過(guò)程中發(fā)生數(shù)據(jù)的遺失。從而確保了數(shù)據(jù)的原始性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。

2.2 建立完善的監(jiān)督體系

為了做好財(cái)政檔案的管理工作，還必須完善財(cái)政檔案管理的監(jiān)督體系。首先從原始數(shù)據(jù)開(kāi)始，組織專業(yè)人員對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，去除掉無(wú)用數(shù)據(jù)，避免將來(lái)整理檔案時(shí)數(shù)據(jù)混亂，使得工作人員做大量的無(wú)用功。其次嚴(yán)格監(jiān)管檔案的錄入過(guò)程，避免錄入人員在錄入過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)錄，漏錄的現(xiàn)象。當(dāng)錄入人員完成檔案的錄入后及時(shí)進(jìn)行檢查，避免錯(cuò)誤的積壓。由于信息化的應(yīng)用，為了保證財(cái)政資料的安全，必須定期進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)。

2.3 積極培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)人才

在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)極為激烈的社會(huì)，人才是企業(yè)、機(jī)構(gòu)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得最大收益不可或缺的因素。隨著信息化的普及，培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人才就顯得極為重要。如果沒(méi)有專業(yè)人才的管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的信息化管理就成了紙上談兵。培養(yǎng)電子財(cái)政檔案管理的專業(yè)人才，可以將財(cái)政檔案管理的信息化付諸實(shí)踐，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案工作的高效管理[3]。

2.4 及時(shí)做好設(shè)備的維護(hù)的更新

網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，利用網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)財(cái)政管理效率的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全的重要性不可忽視。一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)性不強(qiáng)，數(shù)據(jù)庫(kù)遭到黑客的攻擊，那么所有的檔案資料就會(huì)外泄，為公司造成不可估量的損失。因此，做好設(shè)備的維護(hù)和更新極為重要，既可以保障檔案信息的安全性，又可以使檔案的存貯更加清晰，更加便捷，減少檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

2.5 加強(qiáng)財(cái)政管理隊(duì)伍的建設(shè)

想要更好地利用計(jì)算機(jī)高效做好財(cái)政檔案的管理工作，就需要一支強(qiáng)大的管理人才隊(duì)伍。加強(qiáng)財(cái)政管理隊(duì)伍的建設(shè)不但要確保每一個(gè)人的專業(yè)知識(shí)和管理能力，同時(shí)也要注重對(duì)他們計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)[4]。使得他們可以將自己管理的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用聯(lián)系起來(lái)，更好地實(shí)現(xiàn)高效的財(cái)政檔案管理。

2.6 創(chuàng)新管理體制

想要利用計(jì)算機(jī)高效的做好財(cái)政檔案管理工作，沒(méi)有一個(gè)新型的管理體制不能達(dá)到高效管理的目的。可以采用資源平臺(tái)化的方式，建立整個(gè)公司的財(cái)政檔案存貯平臺(tái)，再將平臺(tái)按照公司的各部門分成若干部分，每個(gè)部門都可以共享這個(gè)平臺(tái)，彼此之間又是獨(dú)立的，互不干涉的[5]。真正做到了資源整合，同時(shí)保證了各部門資料的獨(dú)立性。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)用資料時(shí)可以直接在平臺(tái)上進(jìn)行調(diào)用，方便了檔案的使用。為了保證資料信息不被泄露，每個(gè)部門都要有一套獨(dú)立的登錄密碼，該密碼最好分為多個(gè)部分，由不同的人來(lái)掌管，需要啟用資料庫(kù)時(shí)，必須掌握密碼的人全部同意，資料庫(kù)才可以開(kāi)啟。避免了資料庫(kù)擅自被人啟動(dòng)，致使資料泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，財(cái)政檔案管理在部門的發(fā)展中有著不可或缺的地位。隨著科技的日新月異，財(cái)政檔案管理也要緊跟時(shí)代的浪潮，積極進(jìn)行改革與創(chuàng)新。搭上互聯(lián)網(wǎng)的順風(fēng)車，加強(qiáng)人員建設(shè)，完善管理體系，做好設(shè)備的維護(hù)和更新，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。使得財(cái)政檔案管理更加高效，更加清晰準(zhǔn)確。隨著財(cái)政檔案管理體系的完善和提高，其對(duì)部門發(fā)展的導(dǎo)向性更為明顯，可以有效的幫助公司做出財(cái)政決策，避免造成公司的財(cái)政損失，同時(shí)精簡(jiǎn)了人員隊(duì)伍，提高了人員素質(zhì)，使管理人員技能更加完善，管理更加高效。財(cái)政檔案管理的現(xiàn)代化已形成不可阻擋的趨勢(shì)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，緊跟時(shí)代步伐，在給公司發(fā)展帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)也迎來(lái)了新的契機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]魏琴，石杰.如何做好財(cái)政檔案管理工作[J].時(shí)代金融（下旬），2013，（5）：57-57.

[2]劉雨兵.做好財(cái)政檔案管理工作要點(diǎn)分析[J].黑龍江史志，2015，（12）：75.

[3]王秋.如何加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015，（11）：178-178.

[4]李淑萍.新時(shí)期企業(yè)財(cái)政檔案管理的不足及解決措施研究[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2014，（21）：104-104.

[5]陶勇，張霞.分析財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].企業(yè)文化（中旬刊），2016，（7）：216-216.