淺析信息時代基層檔案管理中存在的問題和對策

王小琴

摘 要：一個人自出生起，就書寫著自己獨一無二的“檔案”，而每一個人都是這個社會乃至國家的重要的一部分。由此可見檔案因其復雜的類型和海量的數目管理起來十分困難。得益于信息化時代的到來，我國基層檔案管理有了更加高效、科學、合理的管理方式。然而任何一項新生事物勢必有其不足和缺陷，目前的基層檔案管理中仍然存在許多問題。本文就此問題展開討論，并提出有效可行的解決對策。

關鍵詞：檔案管理；信息化時代；問題和對策

1 前言

信息化時代的到來在某一程度上改善了過去檔案管理的低效且錯誤率高的局面，為各個單位的檔案管理提供了更有效的改革方向——利用信息化處理檔案數據，依賴于數字信息的低成本與高效率等優勢。然而任何一項新生事物勢必有其不足和缺陷，目前的基層檔案管理中仍然面臨許多亟待解決的問題。本文就此問題展開討論，并提出有效可行的解決對策。

2 信息化基層檔案管理工作存在的問題

2.1 對檔案管理的重要性認識不足

雖然國家和機關普遍開始強調和重視檔案管理，然而很多時候這樣的“強調”并沒有落到實處。仍然存在許多單位輕視甚至無視檔案管理的重要性，輕視檔案工作的思想說明了部分領導干部對檔案工作的認識和了解十分有限，認為檔案工作是抄抄寫寫、簡單地保管的事務性工作，在引進信息化管理方式后，也無非附加了掃描歸檔的工作。事實證明這樣的思想是十分局限且落后的，大多數單位都沒有有效利用和開發檔案無限的利用價值，白白流失了這樣的寶貴資源。

2.2 檔案管理工作人員的素質和能力有待加強

大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務了解不充分，尤其在引進信息化管理方式后，許多檔案管理人員耳熟能詳的老舊管理方式已然不再適用。如果這些管理人員沒有較強的學習能力和適應能力，積極迅速地融入信息數字化大時代，那么檔案管理工作將不能順利地展開，還會帶來公司損失、與時代脫節等十分嚴重的后果。許多檔案管理人員對檔案的保管也沒有采取應有的重視，所在單位沒有專門的檔案室，對檔案的保存也不符合規范。甚至有工作人員不愿意將自己或工作室的檔案上交，認為該檔案可以由個人來保管，致使檔案得不到統一管理。

2.3 信息化管理方式存在較大漏洞

任何一項新生事物勢必尤其不足和缺陷，信息化管理方式也不例外。許多單位對新興的信息化檔案管理的不愿意投入過多的經費，認為該投入沒有必要或純屬浪費。導致許多基層檔案室硬件環境設施不齊全，個別單位沒有專用的檔案室。例如聲像檔案等有較強的時效性和特殊的信息類檔案，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂，甚至不歸檔等問題，正是由于檔案室沒有檔案儲存的恒溫、恒濕的條件，也沒有足夠的存儲空間來容納大量的聲像檔案資料。

3 改進信息化基層檔案管理工作的對策

3.1 加強信息化檔案管理重要性的宣傳和動員

領導重視是開展檔案工作的關鍵，只有在根本上改變領導人員的思想觀念，使他們認識到基層檔案管理不可替代的作用，才能從源頭解決檔案管理工作中出現的問題。因此，加強信息化檔案管理重要性的宣傳和動員，使政策落到實處，把檔案管理工作納入單位的整體工作計劃，部署制定基層檔案目標管理工作。把檔案工作提升到關系基層的精神風貌，關系到單位的形象工程來抓，基層單位要按照檔案管理實行“統一領導，分級管理”的原則，切實擔負起對檔案管理目標考核工作的指導、督促的作用，把檔案目標管理考核作為一次推動基層檔案工作的契機，自上而下加強組織領導，同時，應把檔案管理列為各單位年度工作考核的重要內容，從而提高基層開展檔案目標管理的積極性。

3.2 提高基層檔案管理員能力水平和素質

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，需要管理人員具有高度責任感和工作能力。而信息化檔案由于種類繁多、數量巨大更是需要檔案管理人員具由較強的學習意識和適應能力。因此，各個單位要加強檔案管理工作水平的提升，組織檔案管理人員通過學習上級文件、外出參加培訓、請組織人事部門專家前來授課等方式。不斷提高檔案管理人員的綜合素質，開拓進取，與時俱進。同時，還要采取合理的獎勵機制，不斷鼓勵檔案管理工作人員在創新工作方式上下功夫，鼓勵人事檔案管理工作人員在立卷制度上進行合理的更新，在工作手段上進行合理的改進。使檔案管理人員愿意投入更多的熱情和精力到檔案管理工作中去。

3.3 加大對信息化檔案的投入指標

各級領導干部要合理分配好信息化檔案管理事業的人力、物力、財力資源。在硬件設施方面，各個事業單位要不斷加大對檔案管理硬件的投入力度，努力提高人事檔案管理硬件設備，例如適當擴大檔案存放庫房，安裝必要的防盜設施，配備專業檔案櫥、滅火器、溫濕度表、空調、防蟲、防鼠劑，嚴格落實“六防”要求等，還要及時維護和更新計算機、網絡、復印機、掃描儀、打孔機、去濕機、照相機等設備，及時檢測及更新防火、防盜等自動監控系統，從而不斷滿足信息化時代更新的速度和趨勢。在軟件設施方面，各個事業單位應及時更新換代那些陳舊的檔案管理數據庫，積極開展檔案管理人員外出培訓、學習等活動，始終強調檔案管理工作的重要性和必要性，力爭做到每一個檔案管理工作人員都有飽滿的工作熱情、較強的工作能力、嚴謹的工作態度?？偠灾?，從硬件設施乃至軟件配套上，都緊緊抓住檔案管理為中心，著眼于信息化時代大局，不斷開創事業單位人事檔案工作新局面。

4 結束語

本文對信息時代基層檔案管理中存在的問題進行了梳理和總結，面對檔案管理工作沒有得到應有的重視、檔案管理人員能力和素質欠缺、事業單位資金投入不足等問題提出了有效、可行、合理的解決方案，從加強宣傳力度、著重培養檔案管理人員的能力和責任感、及時更新各個事業單位軟硬件設施三方面入手，強調了檔案管理工作的重要性和必要性，期待今后在各個事業單位機構中，檔案管理工作能得到應有的重視和發展。

參考文獻

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