基于OA系統(tǒng)文件收發(fā)功能的應(yīng)用實(shí)踐及二次開(kāi)發(fā)

譚再利

摘 要：收發(fā)文件是辦公的一項(xiàng)重要內(nèi)容，即“辦文”。在傳統(tǒng)的手工辦文方式下，辦公室人員需要先起草文件、審批文件、印制文件、加蓋公章，再進(jìn)行派送或者發(fā)送傳真給接收對(duì)象。派送需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間；發(fā)送傳真還需電話(huà)確認(rèn)對(duì)方是否收悉，文字是否清楚；對(duì)于重要的文件，還需要接收人簽字確認(rèn)。手工辦文既費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力，同時(shí)還要耗費(fèi)大量的紙張油墨等辦公用品，是一種不小的資源浪費(fèi)。隨著OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，改傳統(tǒng)手工辦文方式為自動(dòng)化辦文，是辦公的發(fā)展方向。該文以“點(diǎn)易OA系統(tǒng)”為軟件平臺(tái)，通過(guò)對(duì)文件分發(fā)工作流程的設(shè)計(jì)、表單設(shè)計(jì)、附件文件紅頭設(shè)計(jì)，公章制作、發(fā)文應(yīng)用實(shí)踐、模塊二次開(kāi)發(fā)以及IE7以上安全瀏覽器環(huán)境下Office插件工作異常的處理方法等方面做了有益探索，實(shí)現(xiàn)了發(fā)文辦公自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng) 文件自動(dòng)分發(fā)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）11（b）-0022-02

收發(fā)公文是公務(wù)活動(dòng)和行政管理的重要手段，在單位日常工作中，“辦公”的一個(gè)重要內(nèi)容就是辦理和收發(fā)文件，即“辦文”。

手工辦文方式存在諸多弊端。辦公室人員需要先起草文件、審批文件、印制文件、加蓋公章，再進(jìn)行派送或發(fā)送傳真給接收對(duì)象。其間需要進(jìn)行大量的復(fù)印、裝訂工作，派送需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，發(fā)傳真還需電話(huà)確認(rèn)對(duì)方是否收悉、文字是否清楚；對(duì)于重要的文件，還需要接收人簽字確認(rèn)，特殊情況下，文件不能如期送達(dá)和簽收。手工辦文既費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力，同時(shí)還要耗費(fèi)大量的紙張油墨等辦公用品，是一種不小的資源浪費(fèi)。隨著OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，改手工辦文為自動(dòng)化辦文，是辦公的發(fā)展方向。

點(diǎn)易OA系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)代信息技術(shù)將管理和服務(wù)進(jìn)行集成，提高了公文的流轉(zhuǎn)效率。公文從生成到運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)送、接收、歸檔全面實(shí)現(xiàn)電子化、無(wú)紙化。實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)中的文件保護(hù)、個(gè)人簽章、加蓋公章、身份認(rèn)證、印章驗(yàn)證、簽收等要求，確保公文傳輸?shù)恼鎸?shí)性、完整性、合法性。

點(diǎn)易OA系統(tǒng)根據(jù)電子公文傳輸系統(tǒng)的具體要求，開(kāi)發(fā)了發(fā)文和收文兩大模塊。發(fā)文工作流程包括起草、報(bào)批、版式文件的生成、文件蓋章加密、公文分發(fā)；收文工作流程包括文件的簽收、公文打印；系統(tǒng)還包括回執(zhí)功能以及與其他信息交換平臺(tái)之間的接口。

由于各個(gè)單位的具體情況不同，收發(fā)文件的流程具有不同的特點(diǎn)，OA系統(tǒng)只提供了發(fā)文和收文模塊和常用流程模板，具體流程必須由具有管理員權(quán)限的用戶(hù)來(lái)定義，才能讓收發(fā)文件功能動(dòng)起來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)收發(fā)文件。

1 OA文件收發(fā)應(yīng)用實(shí)踐及二次開(kāi)發(fā)

整個(gè)實(shí)踐過(guò)程分為：?jiǎn)挝唤y(tǒng)一安排布置項(xiàng)目計(jì)劃、制作電子公章、設(shè)計(jì)流程圖、設(shè)計(jì)表單、設(shè)計(jì)公文模板、發(fā)文操作調(diào)試、培訓(xùn)、推廣、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。該文主要討論工作流設(shè)置。

1.1 工作流設(shè)置

工作流是一個(gè)實(shí)用、靈活，貼近辦公需求的模塊，可以高效完成由多個(gè)人按照一定的步驟、順序分工完成的工作任務(wù)。工作流設(shè)置包括設(shè)計(jì)表單和定義流程兩部分。該文以恩師職業(yè)技術(shù)學(xué)院的“學(xué)院發(fā)文申請(qǐng)”為例，其他流程定義方法相似，其功能在“系統(tǒng)管理”項(xiàng)中。

1.1.1 設(shè)計(jì)表單

表單是業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)載體，是日常工作中的工作單、業(yè)務(wù)卡片等以紙張形式存在的單證在辦公系統(tǒng)中的體現(xiàn)。表單的內(nèi)容和用于填寫(xiě)信息的“字段”可由用戶(hù)自己定義。設(shè)計(jì)表單的方法為：點(diǎn)擊“新建表單”按鈕指定表單名稱(chēng)，保存后該表單即出現(xiàn)在“未分類(lèi)表單”下的列表中。接下來(lái)通過(guò)表單智能設(shè)計(jì)器編輯表單字段，進(jìn)行表單設(shè)計(jì)。

在表單設(shè)計(jì)器中，首先按表單需求制作表格，填寫(xiě)相應(yīng)的名稱(chēng)標(biāo)識(shí)，再添加相應(yīng)的控件，控件名稱(chēng)就是流程設(shè)計(jì)中需要用到的“可寫(xiě)字段”的名稱(chēng)。

1.1.2 定義流程

流程是日常工作中的業(yè)務(wù)辦理過(guò)程在辦公系統(tǒng)中的數(shù)字化體現(xiàn)，流程的步驟也就是業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中的辦理環(huán)節(jié)，流程與流程的步驟是由用戶(hù)自定義的，該系統(tǒng)支持用戶(hù)定義任意多個(gè)流程用以體現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)或公文的辦理過(guò)程。

為了便于對(duì)眾多流程進(jìn)行歸類(lèi)整理，事先自定義流程類(lèi)型。

定義流程的方法為先點(diǎn)擊“新建流程”按鈕，然后指定表單和流程類(lèi)型，不同的流程可以指定相同的表單。流程類(lèi)型分為“固定步驟流程”和“自由流程”兩種。保存后需要編輯步驟，點(diǎn)擊流程名稱(chēng)列表中的“流程設(shè)計(jì)器”按鈕進(jìn)入流程設(shè)計(jì)界面。

在流程設(shè)計(jì)器中，右擊步驟，彈出菜單對(duì)步驟進(jìn)行設(shè)置，空白處右擊可添加步驟。

1.2 附件公文模板設(shè)計(jì)

真正的公文內(nèi)容是以Word文檔形式作為附件在工作流中傳送的。為了保證所傳公文與紙質(zhì)公文外觀高度一致，將各種紅頭文件進(jìn)行掃描，通過(guò)PS圖片處理，得到與紙質(zhì)文件高度一致的紅頭圖片和線(xiàn)條圖片，通過(guò)插入到Word文檔中得到電子版紅頭文件。

1.3 公章制作

將各部門(mén)公章清晰地加蓋于干凈的白紙上，然后掃描圖片，通過(guò)PS圖片處理，得到與實(shí)際公章高度吻合的公章圖片，最后通過(guò)軟件，輸入加密信息制作電子公章，該加密信息在OA中能夠驗(yàn)證公章的真?zhèn)危苑拦脑旒佟?/p>

1.4 收發(fā)文件操作

工作流設(shè)置完成，以后就可以通過(guò)所設(shè)置的工作流進(jìn)行文件收發(fā)。實(shí)際過(guò)程中應(yīng)用工作流是在“公共事務(wù)”項(xiàng)中。新建對(duì)應(yīng)的工作流程，在表單中填入相應(yīng)信息，制作附件，必要時(shí)加蓋電子印章，然后轉(zhuǎn)到下一步，相應(yīng)的人員就會(huì)收到待辦事項(xiàng)，這樣就可以一步一步得到完成。

1.5 過(guò)程中遇到的問(wèn)題及處理

1.5.1 NTKO OFFICE文檔控件版本沖突

收發(fā)文件的附件是Word文檔，必須通過(guò)NTKO OFFICE文檔控件進(jìn)行在線(xiàn)閱讀，點(diǎn)易OA所用NTKO OFFICE文檔控件3.0是針對(duì)IE6瀏覽器的低版本，不支持ie7以上版本，因此必須將NTKO OFFICE文檔控件升級(jí)為4.0。此組件在通達(dá)OA官方網(wǎng)站下載，完全免費(fèi)，但組件內(nèi)部是要驗(yàn)證OA軟件中的組件使用許可的，因此需要將webroot＼module＼下的oc文件夾中的頁(yè)面反編譯，修改相應(yīng)的許可，使插件達(dá)到合法使用，問(wèn)題圓滿(mǎn)解決。

1.5.2 不能裝載文檔控件

IE7以上的瀏覽器屬于安全瀏覽器，因此必須將OA網(wǎng)站設(shè)為受信任站點(diǎn)，并設(shè)置為兼容視圖，問(wèn)題得到解決。

2 實(shí)施效果總結(jié)

該院OA文件收發(fā)功能的成功上線(xiàn)，帶動(dòng)了該院電子政務(wù)信息化改革的不斷深入，院方不斷加大電子信息化建設(shè)的力度，學(xué)生管理、工資發(fā)放、內(nèi)部通知等都通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)。截止2015年年底，該院全面停止紙質(zhì)公文，全面實(shí)行公文電子化傳輸，經(jīng)過(guò)不斷升級(jí)與改造，OA文件收發(fā)功能已經(jīng)成為該院電子政務(wù)信息化系統(tǒng)中不可替代的部分，得到了院領(lǐng)導(dǎo)以及各部門(mén)和職工的一致好評(píng)，提高了辦公效率，節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)，經(jīng)濟(jì)效益明顯。

參考文獻(xiàn)

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