淺談如何做好文書檔案管理工作

陳秀潔

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要 文書檔案主要是對企業中存在的人事信息、業務信息以及財務信息等進行記錄。利用文書檔案管理工作，能夠為企業提供有效的實施決策。因此，本文分析中，分析了文書檔案管理工作的特征和存在的問題，并為其提出有效對策，研究如何做好文書檔案管理工作。

關鍵詞 文書 檔案 管理

隨著社會經濟水平的不斷提升，人們更重視文書檔案管理工作。科學的文書檔案能夠為工作人員提供正確決策，促進工作效率的穩步提升。所以，在對文書檔案工作進行管理期間，就要實現管理的高效性、規范性的運行。

一、文書檔案管理工作的主要特征

文書檔案管理工作的主要特征表現在三方面。其一，文書檔案管理形式比較復雜，因為該工作主要是對各個信息、資源進行收集、整理。其中，管理內容包括建筑工程中的人力資源、事件以及施工過程，主要對存在的資料進行保存、記錄、管理等。根據其類別對其分類管理。所以說，文書檔案管理工作比較復雜。其二，文書檔案管理工作內容呈現豐富性與多樣性。隨著社會經濟水平的不斷提升，建筑工程中的文書資源不斷增多，其檔案形式也更為多樣，實現了新的發展趨勢。一般情況下，文書檔案管理工作內容主要包括黨群管理以及行政管理，在科學技術不斷發展下，文書檔案形式更為多樣，尤其是電子文件、圖片以及錄像等形式的出現，都需要對其合理管理。其三，文書檔案管理工作具有標準化與規范化的實施特征。在文書檔案管理工作中，一定要保證資料的科學性、完整性，所以，相關的工作人員要以認真、仔細的態度對待，促進其管理的科學實施。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）人員對工作的不重視

在文書檔案管理工作中，相關人員沒有認識到該工作的重要性，對其不夠重視。并且，文書檔案管理工作比較復雜，相關領導只要求相關人員對其簡單的保管，沒有按照相關要求對其科學管理、有效應用。在這種情況下，說明文書檔案管理工作中的相關領導不夠重視，對文書檔案的收集與整理工作不夠重視。

（二）管理手段比較落后

文書檔案管理水平比較低，使用的管理手段比較落后。特別對于一些建筑工程單位的文書檔案管理工作，相關的管理人員沒有受到專業的培訓和知識訓練。這些工作人員在工作執行期間，對文書檔案工作內容認識不夠，沒有重視到文書檔案管理工作的重要性，也沒有形成科學化管理意識。并且，一些檔案人員在工作中為兼職人員，自身的專業性不足，也沒有全身心的投入到文書檔案管理工作中，不僅影響了文書檔案的及時歸檔和調整，也降低了檔案管理工作的實施水平。

（三）管理工作不規范

文書檔案管理工作不規范，主要是檔案編號不一致，案卷標題也不夠規范。常常存在檔案卷目錄缺少以及組卷混亂等現象。

（四）人員素質不高

在建筑工程的文書檔案管理工作中，一些管理人員沒有認識到文書檔案管理工作的重要性。導致工作人員的文化素質、職業能力、個人素養等都比較低，無法促進工程建設工作的有效實施，也無法滿足企業文書檔案管理工作的實施要求。

三、如何做好文書檔案管理工作

基于以上相關問題，面對人員不重視、管理手段落后以及工作執行方式不規范、人員素質不高等問題的影響，無法促進工作效率的穩步提升，也不能實現文書檔案管理工作系統化化發展。為了解決以上相關問題，需要在以下研究中對其提出針對性措施，特別是隨著現代化先進技術的利用和發展，利用先進手段對其積極改進，促進其管理手段的先進性，從而為其提供有效的實施保障，提升文書檔案管理工作的效率。

（一）實現規范化管理

為了實現文書檔案管理工作的規范運行，需要對檔案的種類、形式以及程序等進行規范，發揮其檔案管理的作用。在電子信息化發展下，文書檔案的規范化管理工作更為凸出。因為很多文書檔案都是以文件的方式形成的，所以，相關人員在對其處理期間，要促進銜接工作的有效執行。如：對文件進行鑒定、分類以及歸檔編號處理等，都需要在文件形成前做好登記工作，以實現一體化管理。同時，相關人員還要掌握文書檔案管理的程序，在具體工作實施期間，首先，需要對所有文件進行全面檢查，將丟棄一些無用的文件，避免運用期間產生低效率以及重復問題。然后，對文件進行重新整理，提高文件的利用效率。最后，促進提名的規范性，促進檢索工作效率的提升。

（二）完善管理制度

制度能夠規范人們的行為，在文書檔案管理中，也需要利用制度對其制約，保證在文書檔案管理期間，能夠實現工作運行的規范實施。同時，相關的工作人員還要努力學習相關政策以及法律制度，根據現有的實際發展情況以及制度實現綜合性管理。工作人員還需要將原有的文書檔案進行綜合性管理，對文書檔案的管理、歸檔以及處理等實現一體化，保證在整體上實現管理的規范實施。

（三）提升人員素質

文書檔案管理具有較強的技術性與實踐性特征，對工作人員與管理人員的自身素質、個人能力要求都比較高。所以，為了促進文書檔案管理工作的優化實施，一定要提高文書檔案管理人員的自身素質。在對文書檔案管理人員進行招聘期間，需要對人員的工作經驗、個人能力進行考核，并在人員工作期間，加強定期培訓工作，使其掌握充足的管理知識和專業能力，從而實現文書檔案管理工作中資料處理、分類以及歸檔的嚴格實施。在內部工作中，還需要加強隊伍建設，選擇一些思想政治良好、具有責任心的人員擔任文書檔案管理負責人。在實際工作期間，不僅要經常關注工作人員的工作和生活，增強其人員的工作積極性，還能提高工作人員接受教育的能力。特別在現有發展階段，隨著社會的不斷進步和發展，一些新企業和新領域不斷擴展，從而給文書檔案管理也提出更高要求，因此，相關的工作人員需要加強學習，擴展自己的視野，保證自身能力的有效提高。

（四）實現信息化發展

在新時期發展趨勢下，文書檔案管理工作發揮其十分重要的作用，為現代化管理工作提供有效的實施保障。特別是計算機技術的普遍利用，使文書檔案的形成、運行、轉換等工作得以改善，促進了自動化管理工作的形成，保證文書檔案修改、檢索工作的系統化發展。信息化與現代化運行模式已經成為文書檔案管理工作的必然要求，對未來發展具有更明確的意義。并且，文書檔案的信息化管理工作還能實現安全性與高效性發展，在相關管理制度保護下，不僅實現了信息的便利性使用，還防止文書檔案信息丟失問題的產生。

四、結語

總而言之，文書檔案管理工作能夠真實的記錄下各個工作的真實情況，為其提供科學、合理的決策意見。并且，文書檔案管理工作還是一項專業性、實踐性強的工作，所以，相關的工作人員要不斷學習，提高自身能力，并增加現代化信息技術，以促進文書檔案管理工作的優化實施。

參考文獻：

[1] 侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現有問題及對策[J].辦公室業務，2012（3）：82，112.

[2] 劉延玲，李春竹.淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（z1）：157.

[3] 李明珠.信息電子化在文書檔案管理應用中面臨的挑戰及對策[J].現代企業文化，2011（20）：80-81.

[4] 俞錦福.淺議文書檔案管理的特點及趨勢[J].辦公室業務，2013（23）：64.

[5] 王柳，禹夏.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].中國急救醫學，2015.35（z2）：405-406.

[6] 王宇飛，徐秀英，高志國等.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].科技創新導報，2014（12）：191-191.