關于博物館檔案整理工作的實踐與思考

劉亞軍

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 檔案對單位各項工作的開展具有借鑒和參考價值。本文就博物館檔案管理工作的意義、日常工作和心得體會做了簡單的研究，希望給博物館檔案管理工作些建議或意見。

關鍵詞 文書檔案 管理工作 創新發展

一、檔案管理的涵義

檔案管理工作瑣碎、繁雜，是企事業單位規劃管理流程中非常重要的環節，它是通過文字、圖片、數據、聲像等保留下來具有價值的文件資料。傳統的檔案管理工作以紙質為主，而今的檔案資料是與電子數據一起存檔的。

二、博物館檔案管理工作存在的意義

（一）是博物館工作備查依據

博物館內收藏的圖片、聲像、蠟像、文物都具有歷史留存價值，是某一地方時代演變的印記。博物館檔案管理工作的重要性體現為兩點：①保存歷史古跡，包括文字、圖片、書本、畫冊等，準確記錄每一樣物品的年代背景；②記錄每件物品的展覽情況，如位置、時間、大小等。

（二）規范博物館工作流程

許多博物館是當地歷史文化的代表，經常吸引大批游客參觀、瀏覽、觀光，有些博物館是免費對外開放，有些是按人數累計收費的，博物館的工作人員需要對每天進出博物館的人流量進行統計，用數據表示哪些展覽品受歡迎，哪些物品在位置或產品說明上需要改進。

三、博物館檔案管理工作的步驟

（一）收集

收集是檔案管理工作的基礎，工作人員可通過眼見、閱讀、查找等方式了解與博物館相關的資料、影像或文字。一是使現展品的解說更完善；二是可為博物館增添新的展覽品，吸引游客參觀。

（二）整理

博物館面向的社會群體較為廣泛，對許多大型活動的書面通知、策劃方案、人員安排、資金預算等需要做提前準備，對具有價值的活動新聞要做整理，形成一套具有參考價值的檔案材料。

（三）補遺

博物館是人類文化遺產典藏的場所，由于歷史條件限制，一些文化遺產展出時并不完整，如圖片殘缺、背景不明、物品瑕疵等，對一些文字性的材料可通過閱讀歷史著作補差補遺，使展品更完善更有立體感。

（四）歸檔

檔案歸檔是對材料收集、整理、補遺工作的完善，只有將具有保存價值的材料按照時間、類別順序歸檔，存入博物館歷史檔案庫中，才能彰顯出博物館文化遺產的歷史價值。

（五）裝訂

裝訂是指對傳統紙質文檔的管理，如今可利用機器掃描、打印復印、電子拷貝、數據傳輸等方法將有價值的材料永久的存入到電子檔案中。但對博物館檔案管理來說，紙質檔案的分冊、裝訂、歸檔更顯示出博物館檔案管理的人文性。

四、博物館檔案管理工作的重點

（一）查遺補缺

博物館被稱為社會性的文化教育機構，保存的歷史文物和書籍對現代化建設具有很強的參考價值。但由于歷史因素，一些文物古跡留存過程中遭到些損壞，因此對典藏的人類文化遺產應查遺補缺，只為更好地傳承人類文明。

（二）前后有序

前后有序重點是指歷史藏書或文獻按照發生年代排列，或是歷史文物的記載材料按照先后順序整齊排列。前后有序的重點在于按照時間編排和裝訂材料，通常在檔案管理中以月份為分隔線，每個月的材料裝訂成冊，以便查閱。

（三）內外有別

內外有別是指博物館檔案管理材料主要分兩部分，一是博物館展品資料歸檔，二是博物館各種策劃活動或新聞報道歸檔。按照博物館檔案管理的類別，將內外材料有序整理和歸檔，這是檔案管理的基本內容。

（四）目錄編撰

檔案管理經驗豐富之人，通過事件發生時間、概要、目錄就可找到相應的備案材料。目錄對檔案管理人員的重要性，是顯而易見的，只要目錄清晰，則可在短時間內查閱到需要的資料。

五、博物館檔案管理工作的心得體會

（一）注重日常的收集

搜集與博物館相關的素材是工作人員每天需要做的事情，它可以是當地百姓的口口相傳，可以是遺漏的文獻資料，或是圖片的還原等，只要是與博物館相關，且具有一定的保存價值，即是日常收集的素材。

（二）按時間類別歸檔

按事物發生的時間將記錄的材料歸檔是檔案管理人員常用的方法之一。這是由于：第一，“時間”是最不可能出現雷同的，以“時間”為標準編排各類材料更清晰；第二，查閱者對重大事件時間的記憶點尤為清楚，可便于信息的翻閱。

（三）備注歸檔或查詢

無論是紙質材料，還是電子化數據，它都存在查遺補缺的部分，針對這部分內容需要做特殊的標記，如“備注”“補遺”“其他”等。對重點問題可用紅色筆備注，以便使整個檔案管理工作更細致化。

（四）利用電子化歸檔

互聯網是普遍應用到各個領域，紙質檔案管理具有保存時間段、易遺失、易損壞等特點，而電子檔案可備份、可傳輸、可永久保存，因此許多紙質檔案管理工作由電子化所代替。基于博物館檔案管理的特殊性，建議采用紙質檔案與電子文檔結合的方式保存對其有價值的材料。

六、結語

總而言之，檔案管理是博物館各項工作發展的基礎，它能夠清楚記載展品的年代背景或歷史文化，是對人類自然文化遺產的保存與珍惜，同時又具有很強的參觀、考察、瀏覽價值。

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