信息化環境下單位財務會計檔案管理的創新

王紅

摘 要 受到信息化的影響，單位財務會計檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。如何才能在信息化環境下，進一步實現單位財務會計檔案管理的創新呢？這一問題成為各大單位關注的焦點。

關鍵詞 信息化 單位財務 會計檔案 創新管理

一、引言

在信息化背景下，怎樣滿足單位會計檔案管理的需求、提升檔案管理水平，已成為當下檔案管理工作面臨的新課題。進入2016年，隨著新修訂的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）的出臺，會計檔案的管理工作已走上創新的探索道路。這就要求檔案工作者自覺轉變觀念，嚴格落實新《辦法》的各項要求，不斷改進和完善檔案管理方式。

二、信息化環境給財務會計檔案管理帶來的機遇和挑戰

目前，人們已經逐漸邁入信息化時代，再加之網絡化技術的迅猛發展，信息化技術也在單位財務會計檔案管理中得到了十分廣泛的應用。盡管我國大部分單位機構都開始意識到會計檔案管理信息化建設的重要性，但實際工作的開展并不順利，遇到了很多難題。信息化技術在為我國財務會計檔案管理帶來良好機遇的同時，也帶來了巨大的挑戰。一方面，信息化的飛速發展使得社會越來越清楚地認識到，檔案管理同樣為檔案信息化提供了良好的發展空間。另一方面，由于現行的法律法規體系不完善，再加之基礎設施不齊全，導致高素質人才大量流失，致使財務會計檔案管理工作中的信息化建設無法順利開展。由此我們可以看出，當前單位機構首要解決的問題就是會計檔案管理中機遇和挑戰并存的問題。

三、信息化環境下單位財務會計檔案管理的創新方法

（一）會計檔案的分析處理

財務共享服務中心是建立在大數據、云計算、互聯網等技術基礎上的一個數字化平臺，基于財務共享的電子會計檔案管理也應當實現會計檔案的數字化和網絡化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲、利用一體化，檔案信息高度共享，檔案管理更加高效便捷。因此，企業應當建立適合企業實際情況的電子會計檔案管理體系，形成標準化的電子會計檔案管理制度，規范電子會計檔案的業務流程，做好以財務共享云平臺為載體的電子會計檔案的分析處理工作。

基于財務共享服務模式下的電子會計檔案的分析處理工作，主要包括維護電子會計文件之間的有機聯系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統一體，發揮電子會計檔案的價值。傳統電算化條件下的電子會計檔案之間的聯系可能更多地存在于結構化數據之間，而財務共享環境下的電子會計檔案，通過大數據的海量數據分析技術可能會有跨結構的聯系，并挖掘出更多數據間的歷史聯系，從而得到更有序、更有效的結果，這將有利于后續會計處理的計算分析。在電子會計檔案的分析處理環節，主要通過InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術將來自各分子公

司端的海量電子會計檔案數據，快速導入一個集中的大型分布式數據庫和分布式存儲集群，利用分布式技術對存儲于其中的海量數據進行查詢、分類、匯總等，以滿足后期電子會計檔案的應用。

（二）會計憑證、賬簿、報表等檔案的電子化建設

電子化作為信息化財務會計檔案管理中至關重要的組成部分，其主要工作是圍繞電子化基礎開展的。相比于傳統財務會計檔案管理模式來說，現代電子化建設的財務會計檔案管理具備十分明顯的優勢，不僅能夠對檔案進行復制，同時還能夠及時發現其中存在的錯誤，并加以修改。并且電子檔案最大的優點是擁有多種儲存形式，方便人們保存。還可通過利用先進的辦公自動化軟件對檔案數據進行全面的統計、計算與分析，簡化傳統煩瑣的人工辦公程序，進一步提高財務會計檔案管理工作效率。目前，我國會計檔案已經由傳統紙質載體向電子化載體發生轉變。

（三）搞好財務會計檔案信息化管理的基礎設施建設

相較于辦公自動化的基礎設施要求，檔案管理信息化對基礎設施的實際要求更高，必須要滿足平穩、保密、安全等基本需求。除硬件設施外，軟件設施的配備同樣要以“信息化環境”的角度來考量。具體來說，財務主管部門要同檔案部門的人員加強協作，依據新《辦法》的有關規定，并站在檔案信息化管理的角度審慎編制設計規劃，密切結合各方面的現實需要，通盤考慮，出臺恰當的方案，以防檔案管理信息化系統在運行過程中發生不必要的問題。而財務會計軟件在研發和測試時，必須要將安全保密問題擺在關鍵的位置，如可通過推行電子簽單制度來確保會計檔案的安全可靠性。

（四）做好會計檔案的信息備份

當前，盡管會計檔案整體的管理效率持續提高，但也存在諸如數據不慎被刪或遺失等問題，由于信息技術具有一定的特殊性，數據一旦出現狀況，勢必招致“牽一發而動全身”的后果。所以，國企要實施會計檔案定期備份制度，定期備份全部的檔案，提高會計檔案信息更新的頻率，有效保證信息的完整性和可靠性，把備份的名稱、時間、文件屬性以及庫存時間等各項內容全部在備份簿上進行登記，接著，會計檔案管理人員可對備份的各類檔案實施必要的復制和充實，以免信息遭到破壞。

（五）配置必要的硬件設施，逐步實現現代化管理

存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。可以預見，會計檔案存檔必將實現電子信息化管理。檔案現代化管理、檔案信息數字化、檔案管理網絡化，將是檔案現代化管理的發展趨勢。

（六）強化財務管理人員素質

經辦機構財務檔案工作要適應不斷發展的新形勢需要，財務檔案管理工作必須招聘素質高、能力強的專職人員，后期可對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓，不斷更新其知識結構，提高檔案管理人員的實際工作能力及責任心。此外，檔案管理人員必須按管理標準進行科學的分類、整理、編目立卷，使其具有時代意識，包括信息意識、市場意識、現代化意識、法紀意識。一個高素質的財務檔案人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉6個方面的素質。近幾年，筆者所在經辦機構的財務檔案管理人員每年都要參加檔案專業培訓，以不斷提高自身的業務能力。

四、結語

在當前信息化環境的影響下，信息化建設已成為單位機構財務會計檔案管理的必然趨勢。因此，作為新時期的單位，必須清楚認識到信息化技術以及網絡技術等科學技術對本單位發展起到的關鍵作用，不斷改革與完善傳統財務會計檔案管理體系，對其中存在的問題進行重點研究分析，從而采取有效的應對措施。此外，還要高度重視財務會計檔案管理的創新，從而進一步提高我國單位財務會計檔案管理水平。

（作者單位為中國建筑材料工業地質勘查中心云南總隊）

參考文獻

[1] 江建英.信息化環境下的會計檔案管理[J].冶金財會，2014（10）.

[2] 彭翔鷹.基于信息化環境的會計檔案管理探析[J].經營管理者，2015（08）.