精細化管理在高職教育辦公室中的應(yīng)用

李文強

一、高職院校辦公室精細化管理現(xiàn)狀

辦公室在高職院校的管理階層中處于中間地位，負責(zé)傳達上級指示與文件，也具有參與行政管理等功能。辦公室所承擔(dān)的任務(wù)錯綜復(fù)雜，不僅需要完成好上級布置的任務(wù)，還需要做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作，而且處理事務(wù)多具有突發(fā)性與及時性，如果缺乏合理的管理手段，那么將會加重辦公室工作人員的工作負擔(dān)與工作量。當(dāng)前很多高校為了提高辦公室工作效率，采取精細化管理模式，但是所獲得的效果卻不是很理想。原因主要表現(xiàn)在以下三方面：一是事務(wù)的錯綜復(fù)雜。高職院校在實行精細化管理以后，辦公室人員處于處理煩瑣小事的狀態(tài)中。二是辦公室工作人員缺乏強烈的責(zé)任感。精細化管理雖然得到了落實，但是卻沒有做出明確的分工，導(dǎo)致辦公室人員的職責(zé)模糊，只能顧及眼前的任務(wù)，卻缺乏合作與溝通，對于職責(zé)的模糊，也會導(dǎo)致工作人員工作積極性的喪失。三是缺乏足夠的精細化管理意識和學(xué)習(xí)意識。一些辦公室人員對于文件、信息等的管理能力不夠，也不能充分發(fā)揮出助手的作用，仍舊采取傳統(tǒng)管理模式，雖然工作時間較長，但是工作效率卻很低。長期處于工作時間較長的狀態(tài)中，就會滋生疲勞與散漫情緒，進而又影響到工作效率與管理水平[1]。因此，高校要不斷進行精細化管理模式的探索與創(chuàng)新，推進精細化管理，更好地為院校服務(wù)。

二、精細化管理在高職教育辦公室應(yīng)用的重要性

1.精細化管理與辦公室基本特點相符合

辦公室的工作所涉及的范圍比較廣，包括整個院校的各個方面，因此擁有較大的工作量，包括文案撰寫、公文管理、訪客迎接與招待、院校形象宣傳與維護、招生等多方面的事務(wù)，而且時常會接到突發(fā)性任務(wù)，需要快速作出反應(yīng)，所肩負的責(zé)任重大。在處理事務(wù)時需要對各方利益與資源加以權(quán)衡，如果考慮欠佳，就有可能導(dǎo)致任務(wù)的執(zhí)行失敗，帶來嚴重的后果，危及整個局面。精細化管理追求的就是管理工作的清晰、規(guī)范，力求達到效益、效果等的最大化，追求每一個細節(jié)的完美，專注于每一件小事與細節(jié)，以最小的投入獲得最大的利益。高職院校的辦公室特點還要求其工作必須規(guī)范、精細，通過精細化的管理促進工作協(xié)調(diào)，減少工作中出現(xiàn)的失誤，提高辦公效率。

2.精細化管理能夠提高工作質(zhì)量和工作效率

辦公室在高職院校中主要起著承上啟下的作用，實行精細管理能夠提高其服務(wù)質(zhì)量與品質(zhì)，更好地為院校領(lǐng)導(dǎo)階層、師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。辦公室的設(shè)置主要是為領(lǐng)導(dǎo)階層提供服務(wù)，相當(dāng)于領(lǐng)導(dǎo)階層的助手。信息收集與整理、政策執(zhí)行結(jié)果的調(diào)查與研究、監(jiān)督管理等屬于辦公室的常規(guī)工作范圍；此外，還需要為領(lǐng)導(dǎo)階層提供準確的決策信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)階層的需求作出具體的方案與決策等[2]。師生是院校的主要力量，辦公室人員為教職員工提供的服務(wù)要從教職員工的需求特點出發(fā)，體現(xiàn)出人文關(guān)懷的特點，為教師教學(xué)的開展提供應(yīng)有的幫助，促進教師教學(xué)的有效開展。對學(xué)生的管理應(yīng)體現(xiàn)出人性關(guān)懷的特點，為他們提供靈活多樣的服務(wù)，為學(xué)生樹立良好的榜樣。

3.精細化管理是推進高職院校內(nèi)涵發(fā)展的重要途徑

精細化管理在辦公室的應(yīng)用能夠推進辦公室管理理念的創(chuàng)新與發(fā)展，推進管理模式的改進與完善，改變辦公室以往被動的工作狀態(tài)，向主動、規(guī)范、有序的工作狀態(tài)邁進，落實各項管理措施，切實提高管理水平與質(zhì)量。

三、精細化管理在高職教育辦公室中的應(yīng)用措施

1.辦公室日常管理的精細化

高職院校辦公室每天都需要處理大量的事務(wù)，不僅要為領(lǐng)導(dǎo)階層提供及時、有效、全面的信息，還要以院校為中心開展各項工作，主要有對外接待、交流與考察、會議安排、文件調(diào)查與研究等。要將如此復(fù)雜繁多的事務(wù)處理得井井有條，就需要作出精細化的工作安排。辦公室可以對當(dāng)天的工作按緊急程度進行分類，然后按照緊急程度開始處理事務(wù)，同時應(yīng)該做好事務(wù)處理記錄，保證工作的有序進行。

2.辦公室各項業(yè)務(wù)的精細化

高職院校辦公室開展的各項業(yè)務(wù)項目中，接待是其中的一項常規(guī)內(nèi)容。接待對工作人員的要求是比較高的，需要辦公室工作人員對各種因素做出全面考慮，使接待過程精細化，提高接待服務(wù)質(zhì)量。精細化的接待流程是在原有的基礎(chǔ)上，對各項內(nèi)容再進行細致化的劃分與準備。一般的接待訪客的流程首先是具體了解來訪人員、來訪目的、來訪內(nèi)容，然后根據(jù)了解的信息制訂詳細的接待方案，有了具體的方案，再和相關(guān)部門進行溝通，然后把方案計劃呈給領(lǐng)導(dǎo)，隨后和來訪人員進行聯(lián)系并處理一些后續(xù)工作[3]。接待方案的精細化保證了接待過程的順暢和有序，使辦公室能對各種突發(fā)事件做出快速反應(yīng)。精細化的接待方案可以根據(jù)訪客和來訪目的不同做出相應(yīng)的調(diào)整，必須全面了解訪客的來訪目的和內(nèi)容，以便于和各部門之間做好溝通，為各方提供便利。

3.辦公室文案寫作的精細化

辦公室的文案寫作是辦公室人員的主要工作之一，文案的寫作內(nèi)容主要根據(jù)院校精神內(nèi)涵與上級文件起草具體文件與方案，部分需要對事件提出宏觀建議和策略等。文案寫作的精細化可以提高上級文件解讀水平，從而更好地傳達上級精神，優(yōu)化院校各方面的工作。辦公室人員需要不斷學(xué)習(xí)，了解國家大事與國際局勢，能夠正確解讀國家和黨的各項政策和文件，廣泛搜集和了解能夠豐富自身閱歷和知識儲備的有價值的內(nèi)容和信息。在日常的工作中，辦公室人員要做到學(xué)習(xí)的精細化，培養(yǎng)有序、邏輯性較強的工作思路，提高文書寫作水平與能力。

4.辦公室管理平臺的精細化

精細化管理的實行和落實離不開精細化的管理平臺，而精細化平臺的建立又以現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為根據(jù)，辦公室要利用現(xiàn)代信息技術(shù)及時、便捷和迅速的特點，建立一個精細化的管理平臺。高職院校須要建立健全管理制度，規(guī)范工作職責(zé)、流程、內(nèi)容等，打造一個規(guī)范、有效的精細化網(wǎng)絡(luò)管理平臺。

四、總結(jié)

精細化管理在高校辦公室的應(yīng)用，要求辦公室要制訂精細化的管理方案，并配以相應(yīng)的管理制度，監(jiān)督精細化管理方案的落實，使精細化方案各項內(nèi)容的落實有章可循、有法可依。精細管理在高職院校的實行，還須要辦公室人員不斷提高認識，從而自覺按照精細化方案開展各方面的工作。同時在落實精細化管理的過程中，辦公室要不斷改進與完善方案，推動精細化管理的發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉育峰.精細化管理在高職院校教學(xué)管理中的應(yīng)用[J].教育探索， 2010（8）：88-89.

[2]青 瑋.高職教育內(nèi)涵建設(shè)背景下的辦公室精細化管理探究[J].北京勞動保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2013，7（1）：34-37.

[3]晏存育，楊益梅.精細化管理在高職院校教學(xué)管理中的應(yīng)用[J].才智，2014（12）：88-89.