精細化管理在高職教育辦公室中的應用

李文強

一、高職院校辦公室精細化管理現狀

辦公室在高職院校的管理階層中處于中間地位，負責傳達上級指示與文件，也具有參與行政管理等功能。辦公室所承擔的任務錯綜復雜，不僅需要完成好上級布置的任務，還需要做好各個部門之間的協調工作，而且處理事務多具有突發性與及時性，如果缺乏合理的管理手段，那么將會加重辦公室工作人員的工作負擔與工作量。當前很多高校為了提高辦公室工作效率，采取精細化管理模式，但是所獲得的效果卻不是很理想。原因主要表現在以下三方面：一是事務的錯綜復雜。高職院校在實行精細化管理以后，辦公室人員處于處理煩瑣小事的狀態中。二是辦公室工作人員缺乏強烈的責任感。精細化管理雖然得到了落實，但是卻沒有做出明確的分工，導致辦公室人員的職責模糊，只能顧及眼前的任務，卻缺乏合作與溝通，對于職責的模糊，也會導致工作人員工作積極性的喪失。三是缺乏足夠的精細化管理意識和學習意識。一些辦公室人員對于文件、信息等的管理能力不夠，也不能充分發揮出助手的作用，仍舊采取傳統管理模式，雖然工作時間較長，但是工作效率卻很低。長期處于工作時間較長的狀態中，就會滋生疲勞與散漫情緒，進而又影響到工作效率與管理水平[1]。因此，高校要不斷進行精細化管理模式的探索與創新，推進精細化管理，更好地為院校服務。

二、精細化管理在高職教育辦公室應用的重要性

1.精細化管理與辦公室基本特點相符合

辦公室的工作所涉及的范圍比較廣，包括整個院校的各個方面，因此擁有較大的工作量，包括文案撰寫、公文管理、訪客迎接與招待、院校形象宣傳與維護、招生等多方面的事務，而且時常會接到突發性任務，需要快速作出反應，所肩負的責任重大。在處理事務時需要對各方利益與資源加以權衡，如果考慮欠佳，就有可能導致任務的執行失敗，帶來嚴重的后果，危及整個局面。精細化管理追求的就是管理工作的清晰、規范，力求達到效益、效果等的最大化，追求每一個細節的完美，專注于每一件小事與細節，以最小的投入獲得最大的利益。高職院校的辦公室特點還要求其工作必須規范、精細，通過精細化的管理促進工作協調，減少工作中出現的失誤，提高辦公效率。

2.精細化管理能夠提高工作質量和工作效率

辦公室在高職院校中主要起著承上啟下的作用，實行精細管理能夠提高其服務質量與品質，更好地為院校領導階層、師生提供優質服務。辦公室的設置主要是為領導階層提供服務，相當于領導階層的助手。信息收集與整理、政策執行結果的調查與研究、監督管理等屬于辦公室的常規工作范圍；此外，還需要為領導階層提供準確的決策信息，根據領導階層的需求作出具體的方案與決策等[2]。師生是院校的主要力量，辦公室人員為教職員工提供的服務要從教職員工的需求特點出發，體現出人文關懷的特點，為教師教學的開展提供應有的幫助，促進教師教學的有效開展。對學生的管理應體現出人性關懷的特點，為他們提供靈活多樣的服務，為學生樹立良好的榜樣。

3.精細化管理是推進高職院校內涵發展的重要途徑

精細化管理在辦公室的應用能夠推進辦公室管理理念的創新與發展，推進管理模式的改進與完善，改變辦公室以往被動的工作狀態，向主動、規范、有序的工作狀態邁進，落實各項管理措施，切實提高管理水平與質量。

三、精細化管理在高職教育辦公室中的應用措施

1.辦公室日常管理的精細化

高職院校辦公室每天都需要處理大量的事務，不僅要為領導階層提供及時、有效、全面的信息，還要以院校為中心開展各項工作，主要有對外接待、交流與考察、會議安排、文件調查與研究等。要將如此復雜繁多的事務處理得井井有條，就需要作出精細化的工作安排。辦公室可以對當天的工作按緊急程度進行分類，然后按照緊急程度開始處理事務，同時應該做好事務處理記錄，保證工作的有序進行。

2.辦公室各項業務的精細化

高職院校辦公室開展的各項業務項目中，接待是其中的一項常規內容。接待對工作人員的要求是比較高的，需要辦公室工作人員對各種因素做出全面考慮，使接待過程精細化，提高接待服務質量。精細化的接待流程是在原有的基礎上，對各項內容再進行細致化的劃分與準備。一般的接待訪客的流程首先是具體了解來訪人員、來訪目的、來訪內容，然后根據了解的信息制訂詳細的接待方案，有了具體的方案，再和相關部門進行溝通，然后把方案計劃呈給領導，隨后和來訪人員進行聯系并處理一些后續工作[3]。接待方案的精細化保證了接待過程的順暢和有序，使辦公室能對各種突發事件做出快速反應。精細化的接待方案可以根據訪客和來訪目的不同做出相應的調整，必須全面了解訪客的來訪目的和內容，以便于和各部門之間做好溝通，為各方提供便利。

3.辦公室文案寫作的精細化

辦公室的文案寫作是辦公室人員的主要工作之一，文案的寫作內容主要根據院校精神內涵與上級文件起草具體文件與方案，部分需要對事件提出宏觀建議和策略等。文案寫作的精細化可以提高上級文件解讀水平，從而更好地傳達上級精神，優化院校各方面的工作。辦公室人員需要不斷學習，了解國家大事與國際局勢，能夠正確解讀國家和黨的各項政策和文件，廣泛搜集和了解能夠豐富自身閱歷和知識儲備的有價值的內容和信息。在日常的工作中，辦公室人員要做到學習的精細化，培養有序、邏輯性較強的工作思路，提高文書寫作水平與能力。

4.辦公室管理平臺的精細化

精細化管理的實行和落實離不開精細化的管理平臺，而精細化平臺的建立又以現代計算機網絡信息技術為根據，辦公室要利用現代信息技術及時、便捷和迅速的特點，建立一個精細化的管理平臺。高職院校須要建立健全管理制度，規范工作職責、流程、內容等，打造一個規范、有效的精細化網絡管理平臺。

四、總結

精細化管理在高校辦公室的應用，要求辦公室要制訂精細化的管理方案，并配以相應的管理制度，監督精細化管理方案的落實，使精細化方案各項內容的落實有章可循、有法可依。精細管理在高職院校的實行，還須要辦公室人員不斷提高認識，從而自覺按照精細化方案開展各方面的工作。同時在落實精細化管理的過程中，辦公室要不斷改進與完善方案，推動精細化管理的發展。

參考文獻：

[1]劉育峰.精細化管理在高職院校教學管理中的應用[J].教育探索， 2010（8）：88-89.

[2]青 瑋.高職教育內涵建設背景下的辦公室精細化管理探究[J].北京勞動保障職業學院學報，2013，7（1）：34-37.

[3]晏存育，楊益梅.精細化管理在高職院校教學管理中的應用[J].才智，2014（12）：88-89.