Excel數(shù)據(jù)透視表功能在高校學(xué)分制畢業(yè)審核中的探索與實踐

唐善婷+顧文虎

目前高職院校普遍實行學(xué)分制管理，培養(yǎng)方案的設(shè)計比較多元化和個性化，學(xué)生完成必修課的課程，修完選修的學(xué)分，達(dá)到分項學(xué)分要求方可畢業(yè)。通常情況下采用人工審核的方法，將學(xué)生的成績單與人才培養(yǎng)方案各專業(yè)規(guī)定的課程和學(xué)分一一對照來判斷學(xué)生是否修滿學(xué)分，達(dá)到畢業(yè)要求。這樣的審核方法效率低且容易出錯，因此本文針對上述情況，嘗試采用Excel 數(shù)據(jù)透視表中的分類匯總數(shù)據(jù)處理功能來實現(xiàn)學(xué)分的分類分項統(tǒng)計，可有效提高高校畢業(yè)審核的工作效率和準(zhǔn)確度。

一、畢業(yè)審核數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

通過淮陰工學(xué)院建筑工程學(xué)院（以下簡稱“我?！保┑恼浇虅?wù)管理系統(tǒng)成績管理功能，導(dǎo)出預(yù)畢業(yè)學(xué)生的全部成績和學(xué)分，將因轉(zhuǎn)專業(yè)、二次修讀課程、休學(xué)、降級等原因?qū)е抡n程性質(zhì)與畢業(yè)審核時人才培養(yǎng)方案中的對應(yīng)課程可能會出現(xiàn)不一致的學(xué)生在名單中逐一標(biāo)出，并導(dǎo)出這些學(xué)生的單個電子成績表，如表1所示為某畢業(yè)生“宗××”的單個成績單。該生由11級降級編入12級，畢業(yè)生審核依據(jù)為12級人才培養(yǎng)方案，本文發(fā)現(xiàn)該生很多課程與執(zhí)行中的人才培養(yǎng)方案中的課程性質(zhì)不一致，導(dǎo)致采用簡單的學(xué)分統(tǒng)計方式無法判斷該學(xué)生是否滿足畢業(yè)要求。

二、數(shù)據(jù)處理

課程性質(zhì)的準(zhǔn)確性是學(xué)分制畢業(yè)審核中學(xué)分分項統(tǒng)計的基礎(chǔ)，對照當(dāng)前執(zhí)行的培養(yǎng)方案，逐門審核課程性質(zhì)，找到因轉(zhuǎn)專業(yè)、跨年級選課、補考、重修、降級等因素造成課程性質(zhì)變化的學(xué)生的信息，并校正有效數(shù)據(jù)表，重新刷新課程性質(zhì)審核表，直至與執(zhí)行的培養(yǎng)方案中課程性質(zhì)一致。如表2“課程性質(zhì)變更”根據(jù)執(zhí)行中的人才培養(yǎng)方案的課程性質(zhì)刷新對應(yīng)課程原來的課程性質(zhì)，并將刷新后的課程性質(zhì)標(biāo)記為“12級新課程性質(zhì)”，便于后期進行學(xué)分的分類分項統(tǒng)計。

三、Excel 數(shù)據(jù)透視表功能實踐分析

在用Excel 數(shù)據(jù)透視表功處能理數(shù)據(jù)之前，先將表2中的數(shù)據(jù)按照“12級新課程性質(zhì)”選項進行升序或降序重新排序。在表格中插入數(shù)據(jù)透視表，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”向?qū)Вx擇當(dāng)前的工作簿中空白區(qū)域創(chuàng)建“數(shù)據(jù)透視表”，如圖1所示。

基于畢業(yè)審核要求主要是審核學(xué)生獲得的分類項學(xué)分是否不低于執(zhí)行中的人才培養(yǎng)方案的要求，因此在數(shù)據(jù)透視表字段列表中，選擇“12級新課程性質(zhì)”和“學(xué)分”字段；同時將“12級課程性質(zhì)”字段拖至列標(biāo)簽，將“學(xué)分”字段作為求和項，若拖動的字段有錯誤，可以刪除錯誤的字段。圖2為采用 Excel 數(shù)據(jù)透視表功能實現(xiàn)的分類分項的學(xué)分統(tǒng)計效果圖。

四、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)的更新

數(shù)據(jù)透視表是基于源表建立的，因此數(shù)據(jù)透視表能隨著源表中基本數(shù)據(jù)的更新而更新，數(shù)據(jù)透視表改變或刷新時具有自動重新計算的能力。如在畢業(yè)審核的復(fù)核階段發(fā)現(xiàn)某門課程性質(zhì)設(shè)置錯誤或者學(xué)分設(shè)置錯誤，可以調(diào)整課程性質(zhì)和學(xué)分，然后在數(shù)據(jù)透視中選擇“求和項：學(xué)分”，右擊選擇“刷新”，則數(shù)據(jù)透視表自動按源文件的數(shù)據(jù)建立透視表，根據(jù)新的數(shù)據(jù)來統(tǒng)計分類分項學(xué)分，從而提高畢業(yè)審核效率。當(dāng)然，數(shù)據(jù)刷新功能也可以在“數(shù)據(jù)透視表選項中”選擇“數(shù)據(jù)”設(shè)置，“打開文件時刷新數(shù)據(jù)” 獲得新的學(xué)分分類統(tǒng)計結(jié)果以進行畢業(yè)審核。

從表3中的人才培養(yǎng)方案的規(guī)定學(xué)分及課程性質(zhì)不難看出，圖2中數(shù)據(jù)透視表有多出“公基”和 “專拓”課程。根據(jù)我校畢業(yè)審核原則，將“公基”課程的學(xué)分納入“通必”性質(zhì)的學(xué)分中計算，畢業(yè)生“宗××”在11級多修的“專拓”（專業(yè)拓展課）則可以納入“公選”性質(zhì)的學(xué)分中計算，則使用Excel表格數(shù)據(jù)透視表格的刷新功能，重新計算該學(xué)生的分類分項學(xué)分，如圖3所示。經(jīng)過仔細(xì)比對，本文發(fā)現(xiàn)“宗××”各項學(xué)分均大于表3所列出的分項學(xué)分要求，再復(fù)查該學(xué)生的課程學(xué)習(xí)情況，綜合判斷該生符合畢業(yè)要求。

通過對上述問題的分析不難看出，采用Excel數(shù)據(jù)透表功能分類匯總分析學(xué)生已修學(xué)分來判斷學(xué)生是否滿足畢業(yè)要求，這種方法操作實用且簡單，可大大節(jié)約審核時間，同時可以提高畢業(yè)審核準(zhǔn)確度。

五、總結(jié)

本文嘗試采用Excel 數(shù)據(jù)透視中的分類匯總數(shù)據(jù)處理功能來實現(xiàn)學(xué)分的分類統(tǒng)計，完成學(xué)分制畢業(yè)審核工作，實踐證明效率和準(zhǔn)確度都有明顯提升，可有效縮短畢業(yè)審核時間，而畢業(yè)審核工作的科學(xué)化有助于提高高校教學(xué)管理信息化水平。

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