遠程教育檔案管理

曲濤

摘 要：隨著我國教育改革的不斷深入，為了滿足更廣大人民群眾的學習需求，各類遠程教育不斷出現。然而，相對于全日制高校教學形式，遠程教育的檔案管理工作更加偏重電子化管理。筆者結合當前國內遠程教育檔案管理工作現狀，探索有效的管理質量和提高方法。

關鍵詞：遠程教育；檔案管理；提高方法

1 目前遠程教育檔案管理存在的問題

（一）投入少基礎設備缺少

隨著信息技術水平的不斷提高，檔案電子化管理已經成為必然的發展方向。尤其是在現代遠程教育活動開展過程中，更是應該注重檔案的電子化管理。但是，遠程教育學校的經濟條件普遍不好，不少遠程教育學校的經濟條件還很差，有限的資金大多都投入到教學工作中去了。對檔案管理工作的硬件設施很少投入。對檔案管理工作必備的條件解決落實不夠，有的遠程教育學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，有的遠程教育學校檔案管理工作必備的工具都無法購置齊備。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備。

（二）檔案管理效率低

遠程教育過程中的檔案管理涉及的人工量大、中間環節繁雜，這要求檔案管理工作者必須具備檔案管理的專業知識，對檔案管理的工作內容、工作流程有詳細的了解，并熟悉檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規程。目前，多數遠程教育學校的檔案管理員對檔案專業知識是靠上級檔案部門組織的一些檔案業務培訓獲得的，檔案管理業務大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能，導致管理能力有限。而當

今時代，要求檔案管理人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，還要具有先進的管理技能，較高的文化素養。

（三）面臨網絡安全問題

如今，網絡安全問題已經成為一個公眾普遍重視的問題。學籍檔案自身的私密性更是對信息網絡的安全指數提出了更高的要求。但當前，大多數遠程教育學校對“檔案”的概念和作用認識不高，檔案意識不強，責任意識淡薄，相當一部分教職工包括部分領導干部對檔案管理工作的認識都存在一些誤區，認為遠程教育學校的主要工作是教學，檔案工作就是保管好資料的事務性工作，只要不丟失、不泄密、能查閱就行了。對《檔案法》學習不夠，對檔案法規了解不透徹，忽視檔案管理工作的重要性，無安全責任意識，針對檔案管理的安全防范技術問題更是突出，存在潛在的網絡安全問題。因此，在網絡信息時代，網絡安全成為遠程教育檔案管理工作面臨的一項重要挑戰。

2 遠程教育檔案管理改進策略

（一）創建檔案信息管理標準

1. 統一電子文檔格式

遠程教育學校檔案上網前，要按信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換，保證數據的可靠性和通用性。那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，利用網絡技術向檔案部門傳輸；還可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線；建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動

化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出統一格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入寫保護的U盤。

2. 分工負責，確保電子檔案的質量

電子文件歸檔所涉及的問題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文檔形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

3. 實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的

來龍去脈，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）檔案信息收集工作不斷加以完善

隨著遠程教育內容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內容都需要進一步增加，從而滿足更多方面的實際需求。遠程教育學校的人事、文書、會計及教師業務等檔案資料的完整收集、系統成卷、歸檔收藏以及信息數字化，僅是一種信息資源的存儲。開放教育檔案的生命在于它的實用性，只有積極地開展檔案信息資源的開發利用，才能真正實現開放教育檔案資源的自身價值。遠程開放教育檔案工作者要深入開發加工檔案管理信息，充分利用校園網絡提升遠程開放教育檔案信息

科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開放”，緊密配合中央電大各有關部門的工作，及時提供全方位的查詢、利用。為遠程教育學校各種主題活動提供相關數據等檔案信息，拓寬檔案信息使用層面，使開放教育檔案信息化管理成為遠程教育學校一項重要的基礎建設，并承擔起為遠程教育學校發展提供相關準確數據的重要職責。檔案信息化管理是通過檔案的自動化來實現的，包括檔案自動索引、多媒體技術、條形碼技術等。檔案管理除了使用信息技術外，還應該利用各類高新技術手段，實現檔案信息化管理。使用空調、除濕器等裝置來保持檔案室的溫度及濕度，實現檔案保管條件的現代化；運用復印、彩印掃描、裝訂手段的機械化實現載體材料的現代化；運用微機編碼實現檢索手段的自動化；運用檔案管理軟件進行檔案歸類，實現檔案管理標準化、規范化。

（三）提高檔案管理者的綜合素質

遠程教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執行人員加以高效推進。傳統的檔案管理工作多是涉及的紙質檔案，所以管理者在實際的管理過程中，對電子信息技術的掌握程度并不是很高，尤其是一些經驗豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠程教育學校的實際管理過程中，要不斷提高檔案管理人員的電子信息技術水平，檔案人員必須從雜業型轉向專業型，保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展。人的因素是

主要的，檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合性人才，因此要提高整支隊伍素質，就要創造條件，對不同工作崗位進行有針對性的學習，不斷更新知識，以適應對外指導工作和內部基礎管理工作。

3 結論

電子信息技術的不斷發展，極大地推動了遠程教育課程的大規模發展，進而有效地普及了各項成人教育，為社會發展提供了更多的實用型人才。然而，在遠程教育的檔案管理過程中，仍存在一定問題有待進一步解決。筆者結合當前遠程教育檔案管理工作中存在的問題，探索了相應的應對措施。

參考文獻

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