檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

李寶英

摘 要：檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。本文通過(guò)分析檔案信息化理論的含義，結(jié)合目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)中存在的突出問(wèn)題， 提出了加快檔案信息化建設(shè)的對(duì)策，希望對(duì)檔案信息化工作的開(kāi)展起到一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息；信息化建設(shè)；資源共享

0 引言

檔案是重要的戰(zhàn)略信息資源，富有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值，深刻地影響著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的文明進(jìn)步。如何有效的開(kāi)發(fā)利用這些寶貴的檔案信息資源，一直是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題之一。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化水平逐步提高， 隨之對(duì)檔案的管理方式也提出了更高的要求。在此背景之下，檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的要求，積極運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，思考檔案信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的問(wèn)題和困境，探索檔案信息化建設(shè)對(duì)策。

1 檔案信息化相關(guān)理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發(fā)展到一定歷史階段的社會(huì)形態(tài)，而不是瞬間形成的結(jié)果。檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案工作的過(guò)程。主要強(qiáng)調(diào)3個(gè)層次的含義：①信息技術(shù)在檔案管理中得到廣泛、深入的實(shí)際應(yīng)用；②通過(guò)各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會(huì)的共同使用，并轉(zhuǎn)化為所需資料；③檔案信息化逐步滲入全社會(huì)信息化發(fā)展之中。

檔案信息化的基本內(nèi)容包括6個(gè)方面，分別為檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)與檔案信息安全保障體系建設(shè)。這些內(nèi)容是由國(guó)家檔案局中央檔案館在2002年提出的。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的核心部分，如何利用信息化充分利用和有效發(fā)揮資源的價(jià)值是檔案信息化建設(shè)的重要方向。

檔案信息化的主要原則，以全國(guó)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組和國(guó)家檔案局的統(tǒng)籌規(guī)劃總統(tǒng)原則為導(dǎo)向，參考各地區(qū)各部門的具體實(shí)施原則，包括統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，試驗(yàn)先行、推廣在后，分步進(jìn)行、總結(jié)漸進(jìn)，合作、共享、保密。

2 檔案信息化發(fā)展的必要性

2.1 信息社會(huì)的需要

近年來(lái)，社會(huì)信息化進(jìn)程逐漸加快，信息資源成為人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略資源，而檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理開(kāi)放化、社會(huì)化轉(zhuǎn)變，為檔案管理信息化建設(shè)提供了條件，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是我國(guó)信息化管理工作的迫切需要。

2.2 檔案信息安全性的需要

檔案信息化管理主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)承載重要信息的方法。檔案信息通過(guò)電子文件保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，不僅能夠?yàn)楣芾硖峁┤嫘畔ⅲ€能有效避免信息的丟失，可見(jiàn)，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于保證檔案信息的安全、提高檔案資源利用率具有重要意義。

2.3 檔案工作效率提升的需要

在檔案管理中必然會(huì)涉及大量新信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以加快更新速度，對(duì)本部門管理范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)資源共享，消除傳統(tǒng)紙質(zhì)信息更新的煩瑣工作，降低工作人員的勞動(dòng)量，使管理人員有更多時(shí)間擴(kuò)充知識(shí)，有利于提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1 對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足

受傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習(xí)慣了這種方式。要進(jìn)行檔案的信息化對(duì)于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，進(jìn)行檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實(shí)這是檔案工作人員對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足的表現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提升各方面的效率。檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個(gè)人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對(duì)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國(guó)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，部門要加的對(duì)檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)下屬各積極開(kāi)展檔案信息化工作，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

3.2 檔案管理信息化人才較少

檔案的信息化建設(shè)離不開(kāi)信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個(gè)、部門和社會(huì)發(fā)展最核心的要素。檔案工作可以整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)。同時(shí)，隨著我國(guó)各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。檔案信息化建設(shè)它不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的信息化人才。雖然我國(guó)信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長(zhǎng)，但這些人才基本上分布在電信、航空工業(yè)、研究開(kāi)發(fā)等領(lǐng)域，檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對(duì)較少，不利于檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3.3 信息化設(shè)備利用率低

檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分檔案館也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國(guó)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡(jiǎn)單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來(lái)或引入新的信息化設(shè)備是促進(jìn)檔案信息化的下一步重要工作點(diǎn)。

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，接受新的事物也許需要很長(zhǎng)的時(shí)間，也將面臨很大的挑戰(zhàn)，但是檔案管理人員要堅(jiān)定檔案信息化的決心，逐步樹(shù)立信息化觀念，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的逐漸過(guò)渡。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到信息化的這個(gè)大環(huán)境，認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，加強(qiáng)工作責(zé)任感，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)與職工的共同努力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4.2 加大人才培訓(xùn)和招聘力度

檔案部門要加大對(duì)現(xiàn)有職工的信息化培訓(xùn)，聘請(qǐng)信息化專業(yè)人員不定期對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施檔案工作的新鮮血液，使專業(yè)人才在完成本職工作同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的檔案信息化工作環(huán)境。同時(shí)，還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，使其具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)、有較強(qiáng)的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進(jìn)行。此外，要做好檔案信息化工作，還要進(jìn)一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，增加多能力人才。

4.3 建立檔案信息化建設(shè)工作組

檔案信息化的建設(shè)是一項(xiàng)比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對(duì)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制訂詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國(guó)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。

5 對(duì)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的建議

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設(shè)必須與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相吻合；二是檔案信息化建設(shè)必須具有中國(guó)特色。基于此，我國(guó)信息化建設(shè)可采取“分步漸進(jìn)，重點(diǎn)突破，適度跨越，梯次前行”的綜合性發(fā)展模式。比如：在中國(guó)的東、南部沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)及重點(diǎn)城市可選擇適當(dāng)超前的跨躍模式，中部地區(qū)可選擇為工業(yè)化服務(wù)的梯次前行、重點(diǎn)突破模式，西部及經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)，只能采取邊發(fā)展經(jīng)濟(jì)邊刺激信息化建設(shè)的漸進(jìn)式戰(zhàn)略。

6 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。雖然檔案信息化建設(shè)目前已經(jīng)引起了社會(huì)各界的重視，然而其中存在的問(wèn)題是不能忽視的，這些問(wèn)題的存在會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙。為此，廣大的檔案工作者應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性與必要性，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，采取各種積極有效的對(duì)策，以加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步改善檔案信息服務(wù)，使檔案信息資源得以深入開(kāi)發(fā)和利用。

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