檔案保管及利用環節中保密工作的現狀與對策

摘 要：檔案保密工作對于國家安全有著直接的影響，在現階段的檔案保管以及利用的環節中要提高對保密工作的重視 ，檔案的保密性是檔案安全的基礎責任。對此，本文主要探究了檔案保管以及利用環節中的現狀與問題，針對問題提出了相關對策，希望可以為今后相關研究提供依據。

關鍵詞：檔案保管及利用；保密工作；現狀；對策

在市場經濟的發展過程中，人才的流動較為頻繁，基于此種背景的檔案保管與利用過程中的保密工作開展存在一定的難度，要想在在檔案的保管及利用環節，做好保密工作，就要及時解決現階段存在的各種問題，要探究合理的方式與策略提高檔案的整體保密性。

1 檔案保管及利用環節中保密工作的現狀

在現階段的檔案保管以及利用過程中，還是存在一定的保密工作不到位的問題，這些問題會直接導致各種檔案泄密問題的出現，對我國社會的穩定與發展帶來直接的影響。具體的問題如下：

第一，檔案管理人員專業素質和能力問題。現階段，我國的檔案管理以及利用過程中的相關管理人員缺乏一定的專業素質能力，在工作的開展過程中專業人員的匱乏導致檔案管理的專業性不足問題的凸顯。在現階段的檔案管理過程中，主要工作人員年齡相對較大，在管理過程中憑借著自己的經驗開展管理工作，利用手工操作形式開展，缺乏現代化的管理觀念與技術手段；在現代化檔案管理的構建過程中，無法適應。這與信息時代的發展趨勢是背道而馳的，在檔案管理信息化構建的過程中，缺乏信心技術的操作能力，勢必會被時代而淘汰。而且傳統的人工管理過程中檔案容易造成檔案保管與利用的漏洞出現，對檔案的保密性帶來嚴重的影響。

第二，檔案立件（卷）歸檔問題過程的保密工作問題。在檔案的管理過程中，對于相關檔案的立卷歸檔主要通過“四分法”開展，這種形式在一定程度上會造成檔案保密工作的漏洞問題出現，在相關技術操作過程中，對于涉密文件以及普通涉密文件無法進行有效的區別，在歸檔的過程中將機密程度不同的文件檔案放在相同的卷宗之中，勢必會導致相關涉密文件的泄露；同時在案卷的標示過程中，相關管理人員并沒有給予保密程度與要求對文件進行嚴格的標示，在表面上對于文件的機密程度無法區分，進而導致檔案的保管與利用過程中各種安全問題的產生。在檔案的管理過程中，雖然使用了一些全新的檔案歸檔方式，但是在實踐過程中，并沒有真正的規范檔案管理與使用涉及的相關涉密文件，導致各種泄密問題的產生。

第三，檔案利用過程中的保密工作問題。在實際的檔案利用過程中，相關檔案管理部門為了提高檔案資料的整體利用率，在進行檔案資料提供過程中，會通過一些積極的方式與措施開展，使得檔案資料的利用相對較為方便，但是在檔案的提供過程中，缺乏檔案保密意識，造成各種資料的泄密問題產生，進而對檔案資料的整體安全性帶來了影響。

第四，檔案管理過程中的相關保密工作問題。在日常檔案管理過程中，主要存在的問題主要包括一下幾點：

其一，涉密文件資料的實際存放條件尚未完善，相關保險庫房、保險柜以及防盜器材等不健全；一些非檔案管理人員可以隨意進出機密檔案室；

其二，涉密文件資料與一般文件混放，使得檔案資料缺乏機密性；

其三，涉密文件資料在使用、調閱以及銷毀過程中，并沒有按照嚴格的要求開展，相關涉密文件資料在進行使用閱讀過程中，并沒有按照相關要求進行系統清查，一旦出現泄密問題之后，無法探究泄密原因，缺乏系統的不就以及改進措施。

其四，并沒有按照國家的相關規定對保管期極以及保密期限進行系統的區分，導致一些機密文件資料泄密問題的產生。

2 淺談檔案保管及利用環節中保密工作存在問題的對策

針對現階段檔案保管以及利用環節中存在的保密問題，我們要基于實際狀況，進而宏觀統籌，根據具體問題，探究解決對策，全面有效的保障檔案保管以及利用的整體規范性，對此，在實際的工作過程中要基于以下幾點開展工作：

第一，提高對檔案管理人員的素質能塑造與培養，全面提高對檔案管理人員的素質能力優化，對此要做到以下幾點：首先，提高對檔案人員工作責任心的重視，通過教育培養增強檔案管理然預案的保密意識，在國家與法律的角度開展相關崗位培訓，進而增強其工作的嚴謹性與保密性，在檔案管理的全過程中中融入保密意識，彰顯自身的崗位職責；其次，提高對檔案管理人員的現代化管理能力。通過通過專業技術手段的培養與塑造，增強其信息化管理意識與能力，進而保障通過現代化的檔案系統對檔案進行全面的管理，提高檔案的利用與安全性。最后，優化工作條件，完善工作措施，全面提高年輕工作人員對檔案工作的認同感，進而為今后的檔案管理與利用工作的保密管理奠定基礎。

第二，提高對立件（卷）歸檔過程中保密工作的重視。在進行相關檔案的立件（卷）歸檔中，要提高對相關檔案資料的性質與特征的重視，通過精細化的檔案管理工作，對其開展編號管理。在整個過程中，檔案管理人員要基于相關管理工作要求開展，要嚴格按照規定對檔案進行系統的處理，要嚴禁擅自對檔案與資料的密級進行更改以及標示等問題；要在檔案表面對涉密檔案進行清晰系統的標示，在整體上保障檔案管理以及使用過程中相關經手人可以了解檔案的具體狀況，進而避免各種檔案泄密問題的產生。

第三，提高對檔案使用前夕的審查工作的重視，在檔案使用之前，相關管理人員對檔案進行詳細的審查，要保障檔案使用的相關單位以及人員符合使用標準，在具體的審查過程中主要涵蓋了兩個方面：首先，檔案審查工作。要對檔案的機密等級、使用范圍以及開放人員進行詳細了解，保障使用單位與人員符合要求；其次，相關檔案使用單位以及人員的資質審查。要了解檔案的使用單位以及人員是否具有一定的審查資格，然后對具體的檔案使用人員素質能力進行詳細的審查，了解其與國家標準以及相關規定要求是否相符。

第四，檔案管理過程的中的相關保密工作。在現階段的檔案管理過程中，基于檔案管理的過程中存在的問題與弊端，相關人員要起到足夠的重視，對于存在的問題要進行改革與完善。其一，要優化機密文件的保管設置，要增強保險庫房、保險柜以及相關防盜器材的整體安全性能，制定規定，避免非檔案管理人員以及相關人員在機密檔案庫中隨便出入；其二，對于檔案進行嚴格的劃分，避免涉密文件資料與一般非涉密文件的混雜性，要對其進行區分；其三，在相關涉密文件與檔案使用以及銷毀過程中要提高對保密工作的重視，要基于相關規定嚴格開展，相關涉密文件與檔案資料在利用過程中要對其進行嚴格把關；一旦出現泄密以及丟失等問題要探究原因，及時補救完善；其四，要按照相關與要求，遵循嚴檔案保管期限以及保密期限，對其進行嚴格的區分，要基于國家標準開展相關工作，嚴格提高檔案保管以及利用環節中的整體機密性。

3 結束語

檔案文件的保密工作對于國家的穩定與安全有著直接的影響，在對檔案進行保管與利用的過程中，相關檔案管理人員要嚴格按照相關標準進行工作，在整體的檔案保管與利用過程中始終貫穿著保密意識，要在根本上提高管理人員的整體保管意識與能力，進而保障黨和國家的自身利益，為我國的社會穩定與經濟發展奠定基礎。

參考文獻

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作者簡介

陳冰，女，廣東省陽江市，漢族，檔案助理館員，大學。