農業科技檔案分類方法研究

吳芳

摘 要：農業科技檔案，主要是指在農業生產與建設中形成的具有保存和利用價值的、按歸檔制度集中統一管理的科技文件材料的總稱，包括文字材料、計算材料、圖紙、表格、照片、影像材料、標本等。農業是我國國民經濟的基礎，農業的發展關系著我國的國計民生，而農業科技檔案又為農業生產提供有價值的經驗材料，提高農業科技檔案分類，對促進檔案材料的管理有著十分重要的意義。

關鍵詞：農業；科技；檔案；文件；材料

1 前言

農業科技檔案的分類，是檔案管理中的重要內容之一，檔案在建立過程中，根據不同的用途，不同的建立日期，不同的內容，可按類分級。文秘人員做為企業文字材料管理與使用最多的專業化人才，屬于企業檔案的直接管理人員。而為了更好的發揮農業科技檔案為農民生產生活服務、為農村科技的積累與推廣服務，企業更需要專業文字編輯與管理工作經驗的人才對檔案實現管理與分級整理，以利于科技檔案發揮其應有的價值。

2 農業科技檔案分類工作中存在的問題及解決措施

2.1 科技檔案分散，資源浪費

農業科技檔案在建立過程中，由于類別繁多，科研所項目多，成果多，所以產生的大量的科技檔案與成果，給檔案的建檔與保存帶來較大困難。筆者做為農業科技檔案專業整理人員，有著二十年的教育工作經歷，對文字編輯與檔案整理較為擅長，這是農業科技檔案整理上十分優越的條件。尤其對于具有三年檔案材料收發經驗、多年文秘工作經驗的筆者來說，更具有得天獨厚的優勢。而科技檔案內容又比較分散，搜集整理起來較為困難，并且紙質檔案在存儲與裝訂上，即浪費了大量人力物力，還造成了大量資源的浪費。科技檔案分級管理上，文秘人員還需根據科技檔案保存期限的不同，需要建立紙質檔案以利于長期保存，工作量巨大，資源占用較多。針對這部分檔案，可以通過電子檔案的建立，使龐大的檔案數據以電子文本的形式保存于計算機中，需要長期保存的檔案，可以進行紙質打印以利于保存[1]。在保存的過程中，通過農業科技檔案專門的管理系統進行檔案材料的輸入與保存。即利于分類整理，又利于長期保存，還利于檢索快速找到檔案材料。

2.2 農業科技檔案歸檔率低

在我國目前，科研工作管理體制還存在著不足，例如單位的科研管理與檔案不掛勾，檔案利用率不足。農業科研周期較長，檔案來源又十分復雜，無法全部收集到位，隨著年限的推移，往往容易造成檔案有頭無尾或者是頭尾分離的現象；科技檔案做為珍貴的科技信息載體，具有十分重要的經濟價值與使用價值，而有些人則將這些檔案做為個人財富進行保管，檔案材料無法歸檔，致使檔案工作開展困難重重，甚至造成檔案資源的流失。做為對檔案工作不可回避的文秘工作人員，在對農業科技檔案的管理上，有責任提高科研單位人員的認識，加強對檔案管理工作的重視程度，加強對檔案工作的管理。

3.農業科技檔案分類方法

3.1 按專業類別分類

我國農業生產，不同工種之間有著較大的區別，相互之間聯系不大，所以農業科技檔案在分類上，也按照不同的農業科技類別進行區分。農業科技檔案的分類，對于從事教育工作多年的專業文秘工作人員，對檔案分類有著獨到的敏感性。能夠根據檔案的不同類別與建立時間等，采取多種檔案分類方法。例如在農業生產科技檔案的分類上，根據植物遺傳生理學，可分為植物轉基因、農產品產后技術、微生物式程、植物生理、食用菌等等多個類別。而在不同的類別當中，還可根據不同的品種與農作物生長情況，分成下一級若干小類別，如植物轉因大類別中，還可以分成植物轉基因、農作物快速育種、DNA序列多樣性等等多個小類別，這些小類別中，還可以根據其不同類別，在分成三級小類別檔案材料，如農作物快速育種類別中，還可以分成棉花快速育種、玉米快速育種、大豆快速育種等等多個四級子項目[2]。通過對不同類別的檔案進行子項劃分來保管農業科技檔案。

3.2 按成果類型分類

在我國近三十年來，農業科技的發展也是巨大的，隨著農業科技的發展，形成了大量的科研成果，例如改良水稻品種，改良大豆品種，適宜不同區域候的作物種類，促進作物足產豐產技術等等，均是近來年發展起來的。通過對這些農業科技成果的不同分類，建立起農業科技檔案材料，通過對研究成果的不同類別進行分類，為分類整理與查找創造了便利條件。例如科研成果檔案的分類，把農業科技檔案分成鑒定成果、獲獎成果類別進行分類，下一級子項鑒定成果類別的子項，可以按照鑒定等級進行分類，如國際領先水平等級、國內領先水平等級、省內領先水平等級等不同級別的分類，這是按照農業科技檔案不同類別進行分類的方法。

3.3 根據不同的研究室分類

農業科技檔案的歸檔分類，還可以按照不同的研究室進行分類，對于不同的研究室的科技發展歷程，可以做以完整的記錄。不同研究室所研成果具有不同的特征，各研究室所研究課題的側重點各有不同，所以按照不同的研究室對檔案進行分類是有一定的科學依據的。還有利于各研究室對檔案進行查找，能夠記錄不同研究室的工作內容及科研成果，對于每個研究室有著不同的意義。

3.4 按完成年限分類

農業科技檔案，為了保存研究成果，需要及時建檔保存。但是頻繁的建檔不利于對檔案的保存，更不利于檔案的完整性，所以按年限來統一進行保存。按年限建檔，可以起著承上啟下的作用，包括立項年限與結題年限，均能夠實現流水帳式的管理，這種按年限分類建檔的方法，對于追蹤農業科技發展過程有著重要的參考作用，能夠為農業科技研究提供充足的歷史資料，在管理上也較為容易。

3.5 綜合分類

每種不同的農業科技檔案的分類方法，有著不同的特點，無論哪種分類的最終目的，都是為了發揮檔案的價值，所以還可以對檔案的分類方法綜合利用，發揮其優點，即綜合分類的方法，如把成果類的打亂，按照不同課題組不同年限進行分類，這種分類方式即綜合了年限、課題組、成果類等分類方法，能夠便利于資料的查閱與檢索。

4 結束語

一些科研部門，由于檔案數量巨大，所以對檔案管理上，散放或堆放現象嚴重，從而容易造成的損毀，也不利于對檔案的搜索與查找，更易造成檔案丟失。做為一名農業科技單位的文秘人員，對檔案管理負有重要責任，尤其是對科技檔案管理的分類，是檔案優化的重要手段。做為一名對文字有著深刻功底的教育工作者，在新的文秘工作崗位上，更是能結合較強的文字編輯能力，發揮現代化的信息手段，學習并運用網絡技術與數字化處理方式，建檔儲存規范農業科技檔案。所以要加強對檔案的整理工作，尤其是與檔案管理密不可分的文秘人員，按照檔案管理要求嚴格進行分類分級管理。在檔案的建檔分類上，運用現代化手段，進行農業科技檔案的建檔工作，建立起信息數據庫，將傳統檔案進行加工處理，通過云存儲、移動硬盤等方式，完成對檔案的分類分級存儲工作。

參考文獻

[1]郭秀萍.對農業科研檔案管理的幾點認識與思考[J].甘肅農業科技.2016（1） ：38-40.

[2]趙一德.推動檔案事業科學發展的行動指南—對習近平同志關于檔案工作重要講話精神的再學習[[J].中國檔案.2014（10）：17-18