如何處理好企業檔案管理存在的問題

張橫

[摘 要]當今社會，逐步建立的市場經濟體制正在不斷完善。企業所追求的主題依然是在競爭中取勝，從而以體制、機制、機構的變革，應對市場的風云變幻，然而，企業在注重直觀的經濟效益的同時，檔案管理意識就會略顯不足，本文要探討的就是企業檔案管理存在的問題及解決問題的有效途徑。

[關鍵詞]企業檔案管理；問題；解決途徑

新時期，我國社會和經濟處于快速發展階段，由于這一時期的企業看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔，文件資料、技術資料流失的現象時有發生，為此，充分了解企業檔案管理存在的問題和有效解決問題就顯得尤為重要。

一、目前我國檔案管理存在的問題

1.檔案意識不強，檔案利用率低

大多數企業長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2.檔案管理制度不健全

很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。

3.電子檔案管理的缺失

目前，檔案人員辦公常常是在計算機上起草和制作文件，一旦文件定稿打印，草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋，使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。

4.檔案的信息安全與保密問題有紕漏

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，會造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。

5.電子檔案的接收格式存在問題

電子檔案的應用尚未全國在范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。

6.檔案管理人員的素質影響檔案管理水平

企業檔案管理專業人員隊伍業務素質不高，在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。

二、企業檔案管理面臨的挑戰

1.創新企業檔案管理工作制度

現代企業制度的建立，要求企業檔案工作必須投入到經濟建設中去，把工作重點轉向為企業的生產經營服務，為企業增加效益服務；現有企業在產權關系，組織機構形式、管理體制、經營管理方式等方面都發生了深刻的變化，這就要求企業檔案管理工作者必須適應這種變化，必須用創新思維來修訂和完善企業檔案管理制度、規定和標準，采取多種不同的管理方式和手段做好企業檔案管理工作。

2.規范檔案管理思路，做好企業檔案管理創新

企業要以提高創新意識、提升創新能力、激發創新活力、規范創新行為、增強檔案事業發展后勁為總目標，關注創新、思考創新、參與創新，按照檔案管理工作科學化管理規范的嚴格要求，不斷開展自測自評，隨查隨糾。對企業重要營運管理活動、重要業務推廣、重點工程項目的“三重”檔案加強跟蹤整理、及時歸檔，為開展檔案創新編研做足充分準備；精選極具代表性和專業性的檔案材料，結合企業新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富室藏資源，為開展檔案創新編撰工作奠定堅實基礎。

3.實現企業檔案管理工作檢查考核規范化

定期開展企業檔案管理的規范檢查和考核，是確保企業檔案管理工作順利開展的手段。各企業應結合我國檔案管理的需求，制定出一套適應企業檔案管理工作的考評標準。對這些標準的制定應做到考慮周詳，留足補充修改的空間，并對各項標準做出詳細的解釋。同時，完善企業檔案管理檢查和考評制度，將檔案管理部門檢查和考評工作做為企業內部管理工作考評的一個參考依據。

4.依托互聯網實現檔案管理的信息化

徹底改變傳統模式，即單一化的管理方式。企業中不同部門的檔案依舊是獨立存放本部門或是企業中所有部門的檔案統一存檔管理，這兩種常規的管理模式無論在形式上還是在內容上都具有明顯的滯后性與局限性，難以滿足企業對檔案管理工作的現代化需求。新時期背景下企業應當實現檔案管理工作的規范化與信息化，并能夠很好地滿足企業對于檔案管理的各種訴求，構建集文字、圖像、音視頻等諸多類檔案于一體的現代化的檔案管理體系，依托互聯網最大程度實現企業檔案信息資源的整合與共享。

綜上所述，企業檔案管理工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。當前我國相當一部分企業的檔案管理工作依舊流于形式，缺乏創新，管理觀念滯后，這些問題不利于檔案管理工作實現現代化，改革創新勢在必行，員工素質有待提高，應用現代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務。