解析人事檔案規范化管理措施

何麗芬

（東山縣公務員局人事考試考核中心，福建東山 363400）

人事檔案是記錄一個人成長軌跡的重要資料，能反映出一個人的能力、態度、作風。可以說是用人單位選擇人才的直接依據。如今，人事檔案管理已經成為人力資源管理工作的重要內容。因此，為了更好地實現人力資源配置，推動人事檔案工作的創新發展，人事檔案管理單位應進一步做好人事檔案的規范管理。

1 現階段人事檔案管理的現狀

人事檔案管理制度對信用建設、國家安全、公眾福利等工作起到了非常重要的貢獻。但是隨著時代的進步，現有的人事檔案管理制度已經無法適應市社會發展的需求。并且國家對人事檔案管理提出了新的要求。在這種形勢下，各單位應積極響應國家號召，解決人事檔案管理工作中存在的問題，提升人事檔案的利用價值。從整體上來看，單位內部的人事檔案管理工作中存在著管理人員意識不足、制度不完善、管理方式落后等問題。若要真正改善人事檔案管理的現狀，實現人事檔案的規范化管理，企事業單位應注意深入管理實際，并結合國家政策、地方政策，制定出完整、詳細的管理方案。也只有這樣才能保證人事檔案管理現狀得到有效的改善。在此過程中，企事業單位還應當注意新形勢下的人事檔案管理工作還具有一定的服務性、開放性，在開展規范的人事檔案管理時應當體現出這兩點。

2 人事檔案規范化管理措施

2.1 樹立人事檔案管理規范化的意識

若要真正實現人事檔案管理的規范化，就要加強全員對人事檔案管理的重視，從而在單位內部形成從上到下的管理機制，樹立相應的人事檔案規范化管理意識，確保全員都能夠參與到人事檔案規范化管理的工作中。首先，應加強高層領導對人事檔案管理的重視。畢竟只有高層領導充分認識到人事檔案管理的重要性，了解到當前管理形勢，才能夠制定出合理的管理方針，才能夠確保人事檔案管理工作的順利開展。比如給予資金投入，及時更新人事檔案管理基礎設施；完善部門組建，保證人事檔案管理質量；及時檢查監督，引導人事檔案管理工作走向正軌。其次，在對人事檔案工作重要性進行認識的同時，需要對其進行有效的落實，對人事檔案管理過程中出現的問題和困難進行及時的發現和解決，促使人事檔案管理工作能夠主動性開展。人事檔案管理能夠為人員的晉職、晉級、年齡以及工齡等方面提供相應的依據，借助人事檔案能夠對選拔的對象進行了解，保證人員選擇的準確性。隨著經濟和科技的發展，對人事工作有了更高的要求，人事檔案管理工作需要和新時期的選拔任用制度的實際相結合，對其進行完善。人事檔案規范化管理工作開展的過程中，需要對其進行相應的調查和研究，并且對存在的問題采取有效的措施，促使人事檔案管人員自覺性和責任感的培養，樹立人事檔案規范化管理的意識。

2.2 促使人事檔案管理硬件建設的規范化

在人事檔案規范化管理工作開展的過程中，檔案庫房是檔案管理的重要條件，是保證人事檔案規范化管理的基礎，要保證檔案管理中的檔案室、閱檔室、整理室以及檔案管理人員辦公室分開，并且在各個室內配備相應的空調、除濕設施、吸塵器、濕溫度顯示表、應急照明、防盜報警、滅火器等等基礎設施。同時需要配置相應的打孔機、切邊機以及復印機等設備，做好相應的防火防盜、防潮防蛀以及防塵措施，為人事檔案規范化管理奠定基礎。另外，需要保證人事檔案內容的規范化，對檔案整理的方式、步驟以及措施進行明確，并且對檔案袋、卷皮以及目錄等檔案用品進行統一，加強對檔案管理人員的培訓工作。促使檔案管理方式的改進，提高檔案管理的質量，按照相應的類別做好檔案的管理工作。

2.3 促使人事檔案管理機制的規范化

在人事檔案規范化和程序化管理的過程中，需要促使管理機制的健全和完善，促使檔案工作人員責任制度、檔案安全保密制度、收集制度等進行完善。在此基礎之上，建立相應的登記簿，如檔案借用登記簿、材料轉交登記簿、材料銷毀登記簿等。在檔案查閱的過程中，需要做好“審、定、陪、核、簽”相關內容的工作。實際工作中，對查檔人員、目的、范圍等進行全面審查，嚴格執行查閱審批的制度，針對不符合規定的一律不能查閱。在查閱之前，檔案管理人員需要對查閱的范圍進行卻名，出示給查閱人，和查閱目的不符的一律不得查閱。在查閱人員檔案查閱的過程中，檔案管理人員不能夠擅自離開檔案室，并且對檔案的安全機密進行保證。查閱人按照規定對檔案進行摘抄的內容需要和源文件相同，不能夠對原意進行歪曲。在經過核查沒有錯誤之后，需要添加相應的意見并且加蓋印章。同時，在查閱的過程中需要填寫相應的檔案查閱申請表格，單位需要簽署相應的意見和加蓋公章，經過檔案管理領導同意之后才能查閱檔案。同時加強自查工作的開展，保證制度能夠有效的落實，對執行制度不嚴的地方及時的指出和改正，保證泄密、失竊以及蟲蛀鼠咬的情況不會發生。

2.4 人事檔案利用的規范化管理

人事檔案管理工作開展的目的是促使人事信息資源的開發，促使其作用的發揮，能夠更好的服務于人事工作和經濟建設。在人事檔案利用規范化管理的過程中，首先需要明確人員檔案的利用范圍，一般情況下有以下幾種利用情況：人員的考察和了解、干部任免的辦理、調資、調動、離退休、出國以及表彰等。明確人事檔案利用的機關范圍，人事檔案利用人員需要符合相應的要求和規范。同時人事檔案利用的方式應當規范，采取主動服務和被動服務的有效結合，對檔案的借出使用和查閱等工作進行完善，為工資的改革、重要的決策等提供有效的信息資料和依據。同時促使人員檔案利用環境的改善，設置專門的檔案閱覽室，并且配置相應的閱覽服務產品，做好相信的服務工作，需要平等的對待每個檔案利用人員，保持服務的熱情、態度和耐心。在檔案利用的過程中，需要對材料的進出進行嚴格的把關，重視歸檔鑒定工作，認真進行核對。同時按照相應的章程開展工作，對不合理的要求進行拒絕，保證人事檔案規范化管理中檔案利用的規范化。

2.5 人事檔案整理工作的規范化

在人事檔案規范化管理的過程中，檔案整理工作是中重要的工作內容和環節，應當給予相應的重視，促使檔案整理工作的規范化。首先，對基本情況卡進行建立，對人員的出生信息、工作時間、入黨時間以及工資變動等各項內容按照原始資料進行相應的審定，并且進行相應的登記。同時，在對基本情況進行了解的過程中，需要對情況卡進行利用，能夠有效的避免由于檔案材料查閱的不一定造成多次查檔，對檔案造成損壞，同時能夠提高保密程度。其次，促使人事檔案信息的微機化管理，對相關的人事檔案進行相應的采集，并且在微機中錄入，建設相應的簡況庫等，在進行查詢、統計以及文件處理的過程中，能夠在短時間內進行完成，提高工作的效率和質量。最后，促使信息采集報送制度的構建，制定相應的信息采集登記表格，對相應的人員變動等情況及時的采集和填寫。

綜上所述，就現階段而言，人事檔案管理工作現狀仍不夠樂觀，存在著許多不足之處。對此，可以從加強對人事檔案管理的重視、完善人事檔案管理制度等方面入手，推進人事檔案工作的創新和發展，從而真正提高人事檔案管理工作的質量。

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[2] 關英慧. 新時期人事檔案管理規范化探討[J]. 企業改革與管理,2017(14)

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