高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理研究

胡澎

（江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院，江西贛州 341000）

高校學(xué)生社團(tuán)檔案是高校學(xué)生社團(tuán)在發(fā)展中形成的有關(guān)社團(tuán)規(guī)章制度、發(fā)展歷史、相關(guān)活動、社團(tuán)文化、成員信息的原始記錄，是有保存價(jià)值的不同類型、不同載體的各類歷史資料，有利于為學(xué)生社團(tuán)開展各類活動提供參考，對促進(jìn)高校學(xué)生社團(tuán)傳承發(fā)展和文化建設(shè)具有重要意義。

1 高校學(xué)生社團(tuán)檔案的基本類型

1.1 社團(tuán)文書檔案

主要包括社團(tuán)章程、上級來文、內(nèi)部規(guī)章制度、組織社團(tuán)負(fù)責(zé)人登記表、歷屆成員花名冊、社團(tuán)注冊表、歷屆社團(tuán)成員合影照片、社團(tuán)內(nèi)部刊物、社員發(fā)表作品、工作計(jì)劃、工作日志、會議記錄、工作總結(jié)、簡報(bào)、報(bào)告、請示、重要會議的會議紀(jì)要、經(jīng)費(fèi)使用情況表、通訊錄、大事記、社團(tuán)榮譽(yù)材料、社團(tuán)內(nèi)部表彰材料等。

1.2 社團(tuán)活動檔案

主要包括各類活動策劃書、批復(fù)文件、活動方案、活動通知、活動海報(bào)、活動宣傳材料、活動現(xiàn)場照片、活動成果材料、活動總結(jié)等。

1.3 社團(tuán)成員檔案

主要包括歷屆社團(tuán)負(fù)責(zé)人和社團(tuán)干部登記表、社員登記表、社員誠信記錄、社員言行錄、優(yōu)秀社員評優(yōu)申報(bào)材料、社員獲得榮譽(yù)稱號的相關(guān)材料等。

2 高校學(xué)生社團(tuán)檔案的主要作用

2.1 高校學(xué)生社團(tuán)檔案能發(fā)揮“資政”作用，促進(jìn)社團(tuán)的健康有序發(fā)展

高校學(xué)生社團(tuán)檔案真實(shí)記錄了社團(tuán)在發(fā)展過程中所取得了成績和存在的不足，反映了社團(tuán)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。因此，高校學(xué)生社團(tuán)通過對自身檔案的利用和已有信息的分析，有利于在工作中減少錯誤，在原有基礎(chǔ)上更好、更快地發(fā)展。同時，由于高校學(xué)生社團(tuán)成員每屆任期較短，成員流動性也較大，社團(tuán)人員穩(wěn)定性和流動性的矛盾較為突出，而社團(tuán)檔案有利于彌合這一矛盾，社團(tuán)檔案的價(jià)值進(jìn)一步凸顯。

2.2 高校學(xué)生社團(tuán)檔案有助于凝練社團(tuán)文化，促進(jìn)校園文化建設(shè)

高校學(xué)生社團(tuán)檔案是學(xué)校每個時期學(xué)生精神風(fēng)貌和文化品位的縮影，通過對社團(tuán)優(yōu)秀文化的記錄和反映，有利于促進(jìn)社團(tuán)的文化傳承，并在文化傳承過程中凝練社團(tuán)文化。同時，社團(tuán)文化是校園文化的有機(jī)組成部分，優(yōu)秀的社團(tuán)文化反映了校園文化的發(fā)展方向，并能夠發(fā)揮一定的輻射示范作用，進(jìn)而推動校園文化建設(shè)。

2.3 高校學(xué)生社團(tuán)檔案能發(fā)揮“育人”作用，有利于激發(fā)學(xué)生的榮譽(yù)感、責(zé)任感和歸屬感，促進(jìn)學(xué)生成長成才

高校學(xué)生社團(tuán)是大學(xué)生展示自我、鍛煉自我、提升自我，提升綜合素質(zhì)和某類專業(yè)特長的重要平臺，在社團(tuán)中的表現(xiàn)突出的成員取得的重要成績和榮譽(yù)除當(dāng)時被宣傳和表揚(yáng)外，還能被社團(tuán)檔案所記錄，這無疑會進(jìn)一步激發(fā)學(xué)生的榮譽(yù)感并在潛移默化中提升對社團(tuán)的責(zé)任感和歸屬感。同時，社團(tuán)成員的獲獎材料、創(chuàng)新檔案、創(chuàng)業(yè)檔案、成功檔案、優(yōu)秀作品等都是促進(jìn)學(xué)生成長成才的鮮活材料。

3 高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理的基本現(xiàn)狀

3.1 學(xué)生社團(tuán)檔案管理基本處于高校檔案工作的空白地帶

目前，隨著《檔案法》的深入落實(shí)，高校檔案工作日益規(guī)范化、科學(xué)化，高校員工的檔案意識也逐步增強(qiáng)，但檔案的收集范圍還主要集中在日常的文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生學(xué)籍檔案等方面，往往忽視學(xué)生活動檔案的收集，學(xué)生社團(tuán)檔案管理基本處于高校檔案工作的空白地帶。即使有社團(tuán)的相關(guān)指導(dǎo)部門可能會將社團(tuán)的部分檔案收集移交至學(xué)校檔案館，但這些檔案仍處于分散狀態(tài)，無法集中整理和保管。很多高校學(xué)生社團(tuán)的檔案往往由社團(tuán)組織整理、保管，由于高校社團(tuán)換屆周期短、人員流動性較大，很多檔案往往在社團(tuán)換屆、檔案管理人員變動等因素影響下遺失。

3.2 學(xué)生社團(tuán)檔案管理缺少制度規(guī)范保障

目前，絕大多數(shù)高校未建立學(xué)生社團(tuán)管理制度或辦法，高校檔案館對大學(xué)生社團(tuán)檔案管理不夠重視，社團(tuán)檔案工作缺少業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專業(yè)人員，甚至一些高校社團(tuán)未明確負(fù)責(zé)社團(tuán)檔案管理的職能部門。同時，社團(tuán)檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理手段、管理方法和檔案內(nèi)容五花八門，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息缺失、裝具和存檔材料不統(tǒng)一、電子檔案信息安全意識不強(qiáng)等問題。

3.3 學(xué)生社團(tuán)檔案利用程度低

目前，由于高校學(xué)生社團(tuán)檔案意識不足，管理水平低，缺少制度規(guī)范保障，導(dǎo)致高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理散亂，檔案內(nèi)容單一不完整，事實(shí)記錄不全面，有價(jià)值的檔案材料較少。因此，高校學(xué)生社團(tuán)檔案可利用程度較低，對社團(tuán)發(fā)展的參考借鑒意義不大。

4 高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理的對策建議

4.1 提高高校學(xué)生社團(tuán)檔案意識

高校檔案管理部門、學(xué)生社團(tuán)管理機(jī)構(gòu)、學(xué)生社團(tuán)及其成員要提高學(xué)生社團(tuán)檔案意識，充分認(rèn)識到學(xué)生社團(tuán)檔案在固化社團(tuán)記憶、凝練傳承社團(tuán)文化中的價(jià)值和作用，做到思想上重視，行動上支持，工作上落實(shí)，讓學(xué)生社團(tuán)在具體工作中養(yǎng)成及時收集檔案材料，定期歸檔整理的習(xí)慣，使學(xué)生社團(tuán)檔案能夠不斷充實(shí)，更好地為社團(tuán)發(fā)展和校園文化建設(shè)服務(wù)。

4.2 加強(qiáng)高校學(xué)生社團(tuán)的檔案制度建設(shè)

高校學(xué)生社團(tuán)檔案制度建設(shè)是搞好學(xué)生社團(tuán)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，高校檔案館（室）和高校社團(tuán)聯(lián)合會要根據(jù)檔案工作規(guī)范和學(xué)生社團(tuán)實(shí)際，以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為指導(dǎo)，突出學(xué)生社團(tuán)檔案育人功能和學(xué)生特點(diǎn)，制訂內(nèi)容完備、操作性強(qiáng)的本校高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理有關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等指導(dǎo)性、規(guī)范性文件，建立健全工作職責(zé)和考核辦法，將社團(tuán)檔案管理工作納入年度社團(tuán)考核指標(biāo)體系，倒逼學(xué)生社團(tuán)提高檔案意識，重視社團(tuán)檔案管理工作，積極主動開展檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)生社團(tuán)檔案工作制度化、規(guī)范化。

4.3 提升高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理水平

針對高校學(xué)生社團(tuán)檔案工作實(shí)際，通過多種手段和辦法建立科學(xué)管理體系，提升高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理水平。一是建立由學(xué)校檔案館牽頭管理，團(tuán)委和學(xué)生社團(tuán)各歸口管理部門協(xié)助指導(dǎo)，學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會建立檔案工作部具體開展日常檔案管理工作，各學(xué)生社團(tuán)密切配合的管理體制，保證社團(tuán)檔案管理工作順利開展。二是開展學(xué)生社團(tuán)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。根據(jù)學(xué)校實(shí)際，采用學(xué)生社團(tuán)選派、檔案管理部門定期培訓(xùn)、學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會監(jiān)督考核的辦法，培養(yǎng)一批批專業(yè)水平較高，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極主動的學(xué)生管理隊(duì)伍。三是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，提升學(xué)生社團(tuán)檔案信息化水平。積極采用紙電同步工作模式開展檔案收集整理工作，提倡使用光盤、移動硬盤、云盤等多種信息存儲手段。必要時可建立學(xué)生社團(tuán)檔案門戶網(wǎng)站、引進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)。

4.4 促進(jìn)高校學(xué)生社團(tuán)檔案開發(fā)利用

開發(fā)利用是高校學(xué)生社團(tuán)檔案工作的基本落腳點(diǎn)。要做好高校學(xué)生社團(tuán)檔案的開發(fā)利用首先要做好檔案材料的收集工作，做到材料按時移交、全面準(zhǔn)確、沒有遺漏。其次是方便查閱利用，要改變服務(wù)理念和方式，通過提供電話預(yù)約、網(wǎng)上查閱等方式方便學(xué)生利用檔案。最后做好學(xué)生社團(tuán)檔案的開發(fā)工作。學(xué)生社團(tuán)和學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會等組織可組織人員對社團(tuán)檔案進(jìn)行開發(fā)，如按年度編輯學(xué)校社團(tuán)年鑒、社團(tuán)年度工作報(bào)告（匯編）等材料，提升社團(tuán)檔案利用水平。

[1]高飛.加強(qiáng)高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理[J].經(jīng)營與管理，2016(4):154-156.

[2]王洪凱,張曉瑛.高校學(xué)生社團(tuán)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)路徑探討[J].蘭臺世界，2014(29):9-10.

[3]高飛.高校大學(xué)生社團(tuán)檔案的管理[J].蘭臺世界,2016(16):48-50.