檔案信息資源開發和利用探究

鄭瑩

（山東省曹縣愛國衛生運動委員會，山東曹縣 274400）

縣級愛國衛生運動委員會（以下簡稱“愛衛會”）擔負著縣域愛國衛生工作規劃和年度計劃，組織縣域愛國衛生工作相關法規、規章和政策的實施與監督，組織指導城鄉病媒生物預防控制工作，組織開展愛國衛生運動方面的科研活動、信息交流及經驗推廣等工作。可謂使命重大。這就要求縣一級愛衛會要勇于擔當，順應時代發展要求，滿足人民群眾日益增長的健康安全需求，正視檔案信息資源開發與利用存在的問題，加快自身改革，創新檔案管理工作，提出完善檔案信息開發與利用的措施，實現實體管理向信息服務轉變，從而確保愛國衛生運動委員會事業長期可持續性發展。

1 開發與利用愛衛會檔案信息資源是時代需要

愛衛會所擔負的使命和職責決定了愛衛會必須高度重視愛衛會檔案信息資源建設，特別是做好檔案信息資源的開發與利用，從而更好地發揮其社會效益和經濟效益，服務于人民群眾，滿足人民群眾身心健康安全需要。需要指出的是，愛衛會檔案信息資源及其管理由眾多子系統構成，環環相扣，包括愛衛會檔案部門基礎設施建設、愛衛會信息資源建設、人力資源建設。其中，愛衛會檔案信息的開發與利用是愛衛會檔案信息化的目標及核心任務，這是衡量愛衛會檔案信息資源管理的重要標志，現代數字信息技術及其設備是愛衛會檔案開發與利用的基礎和保障。

隨著我國進入社會主義建設新時期，人民群眾的獲得感、成就感日益明顯，要求包括愛衛會在內的政府部門加強政府職能，提高所在區域包括衛生治理在內的環境建設水平的呼聲愈加高漲，這就要求愛衛會增加檔案信息透明度，做好檔案信息資源開發與利用。不僅如此，數字信息技術的普及給愛衛會檔案信息資源管理帶來史無前例的變化，推動著愛衛會工作的發展。愛衛會檔案信息化必然包含著檔案信息技術的應用，否則愛衛會信息資源管理無從談起。

愛衛會檔案信息管理需要以信息技術及硬件設施作為基礎，將信息技術應用于愛衛會檔案信息的傳遞、處理、開發、利用。愛衛會檔案信息資源共建共享是愛衛會檔案信息資源信息化的重要組成部分。在愛衛會檔案信息資源開發與利用過程中，愛衛會需要高質量、高集成的檔案信息，以及科學有效的檔案信息管理。愛衛會檔案的開發與利用的最終目標是實現愛衛會檔案信息資源的有序組織和開發利用，從而使愛衛會檔案資源開發利用建設邁上新臺階，從而使愛衛會具有更強勁的生存力。需要指出的是，愛衛會檔案信息資源的開發利用不是信息技術的簡單應用，而是要依托先進的檔案管理思想，規范愛衛會檔案工作業務流程，將信息技術融入愛衛會檔案信息資源收集、整理、開發、利用等活動中，以增強愛衛會事業的生命力。

2 制約愛衛會檔案信息資源開發利用的因素

2.1 開發利用理念滯后

部分愛衛會檔案管理人員對新形勢缺乏清醒認識，思想觀念重管輕用，把管好檔案作為愛衛會檔案工作重點，簡簡單單認為按時接收、開放，提供憑據就可以了。對如何開發愛衛會檔案信息資源，提高愛衛會檔案利用率不加考慮，沒有認識到愛衛會檔案信息的價值，致使愛衛會檔案與新形勢不相協調，開發與利用思想認識狹隘、落后，導致開發與利用工作進展遲緩。

2.2 基礎工作不牢固

愛衛會檔案室服務功能不完善，設施設備簡陋，保管條件差，對外主動宣傳不夠，社會對愛衛會認知程度不高，愛衛會檔案難以為社會利用；館藏資源結構單一，許多愛衛會檔案館藏門類不全，文書檔案占比偏大，科技、專業、聲像檔案占比偏小，內容貧乏，缺乏吸引力，開發利用范圍小。

2.3 編研手段不科學

不可否認，現階段的編研工作限制了愛衛會檔案信息資源的開發，表現為編研材料內容單一，重文書、輕科技；編研材料檔次低，一次性成果多，深層次成果少。編研材料模仿多，編研與現實脫節，成果利用率不高；檔案編研人員缺乏業務素質，人員數量少。

2.4 服務質量不高

受制于經費短缺，愛衛會檔案部門教育培訓活動不夠，檔案人員專業知識匱乏，開發能力低下；加之日常待遇不高，部分管理人員不思進取，缺乏責任心、使命感和奉獻實干精神；提供利用方式單調，服務方式落后，提供信息手段被動，限制了利用者獲取利用信息的時間和空間，挫傷了利用者利用檔案信息的積極性，導致愛衛會檔案資源閑置浪。

3 愛衛會檔案信息資源開發利用策略

3.1 更新思想觀念

開發利用是愛衛會檔案管理的最終目的，愛衛會檔案管理人員要更新觀念，明確開發利用是衡量檔案的尺度和標志，消除重管輕用觀點，克服不求進取落后認識，銳意進取；愛衛會領導層要重視對愛衛會檔案信息開發利用工作的領導，實施人、財、物等開發利用條件的傾斜，使愛衛會檔案信息開發利用高起點、高標準開展，服務經濟建設和社會事業發展。

3.2 強化基礎建設

愛衛會領導層要首先做好檔案館庫建設，加大設施設備經費投入，加強對愛衛會檔案信息資源開發利用工作的組織協調、統籌規劃，制訂開發利用計劃，爭取所在區域政府把其納入地方信息化規劃；嚴格執行檔案開發與利用規章和技術規范，按照技術標準開展檔案數字化、電子文件歸檔、數據庫建設，確保愛衛會檔案數據規范、長期可讀、便于共享；建立愛衛會檔案信息安全規章制度，保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠。

3.3 建立開發利用制度

愛衛會檔案信息資源的利用，必須有科學嚴謹的檔案信息利用制度。首先，要實施科學的編研工作，適時編研適應形勢發展的信息資料，重點放在“精、管、用”上；建立愛衛會檔案信息利用預測制度，了解社會的需求動向和發展趨勢，掌握社會各界需求重點，對愛衛會檔案信息利用率進行信息反饋，明確階段利用重點；加強愛衛會檔案征集工作，建立起數量充足、內容豐富、結構合理、質量優并富有特色的檔案信息數據庫；完善愛衛會檔案補充機制，改變文書檔案居多的局面，實現館際交流，資源共享。

3.4 完善服務機制

愛衛會檔案部門要加大檔案信息資源開發利用宣傳活動，采取專題、舉辦展覽等形式，公布愛衛會檔案內容，宣傳愛衛會檔案在經濟和社會發展中的作用；改革服務方式，日常做好接待查檔工作，配備齊全復印機等設備，提高查全率和查準率；調整檔案利用開發服務重點，主動服務、超前服務、上門服務、定點服務，全方位實施社會服務；加快愛衛會檔案編研步伐，圍繞所在縣域工作中心，注重衛生、健康調查等專題編研，把具有地方特色、富于利用價值的檔案資料按專題編排。

3.5 加強新型專業人才培養

人才是愛衛會檔案信息資源開發與利用的關鍵，愛衛會領導層要站在時代高度，提高開發利用認識，努力提高愛衛會檔案信息開發人員素質，著重培養一支既懂得技術又精通檔案業務的高層次愛衛會檔案信息管理人員。要時不我待，要勇于擔當，加快培養步伐，加強對愛衛會檔案管理人員的繼續教育和培訓，使愛衛會檔案管理人員更新知識結構，拓寬知識層面，提高業務技能，突出掌握數字信息技術、微縮技術等新知識、新方法；要大力引進、選調計算機專業人才，對他們進行愛衛會檔案管理知識培訓，使之盡快適應愛衛會檔案管理工作。

3.6 搞好愛衛會檔案宣傳

愛衛會要珍惜榮譽，要維護自身在社會中的良好形象，就要做好自我宣傳，為愛衛會檔案信息資源開發利用創造良好的社會環境。愛衛會檔案部門要大力宣傳《檔案法》等法律、法規，適應形勢需要，采取靈活多樣的宣傳形式開展愛衛會檔案宣傳活動；注重愛衛會檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使社會各界知道什么是愛衛會檔案，愛衛會檔案有什么價值，激發社會各界利用愛衛會檔案的熱情，引導更多的社會階層如何利用愛衛會檔案，知曉利用愛衛會檔案的益處。

4 結語

綜上所述，經濟與社會的快速發展要愛衛會加快改革步伐，滿足人民群眾日益增長的健康安全需求。愛衛生會要順應時代發展趨勢，加快自身改革，特別是創新檔案管理工作，實現實體管理向信息服務轉變，完善檔案信息開發與利用的措施，從而確保愛國衛生運動委員會事業長期可持續性發展。

[1]趙麗潔，張淑會.京津冀將共享檔案信息資源[N].河北日報，2014-08-28.

[2]徐舒柯.現代檔案信息傳播中的媒介運用研究[D].福建師范大學，2012.

[3]王學昌.中國—東盟多語種檔案信息數據庫設計研究[D].廣西民族大學，2012.