對高職院校檔案信息化建設的思考

程蘭蘭

【摘要】 高職院校檔案信息化建設，能夠有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數據支持和技術保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設的投入吸引專業人才的加入，增強檔案專業人才的培訓和軟件開發的應用。

【關鍵詞】 高職院校 檔案 信息化建設

隨著國家對技術人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發展環境，無論從國家政策的傾斜，還是企業對高職人才的追捧，畢業生的就業形勢越來越好，相應的報考高職院校的學生越來越多，學生的大規模增加以及院校自身建設規模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰，然而隨著計算機和網絡的普及，高職院校可以充分利用這些先進信息化資源，有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數據支持和技術保證。本文著重從高職院校的檔案管理現狀以及未來信息化在檔案管理應用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的現狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進步，但依然存在一定的不足之處，具體表現在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠。現在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經跟不上形式的發展，而新的信息化檔案管理模式沒有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統的認識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學生人才的管理，學校的各項事務性管理造成了不小的影響，已經不能跟上檔案管理的前進腳步。

2、檔案管理專業職業吸引力不足留不住專業人才。檔案管理專業人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業教師沒有競爭優勢，所以在檔案管理人才的引進上和專業人才的使用方面還存在著“引不進來，留不住”的尷尬境地。現在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發展。

3、現有的信息化檔案存在信息準確性不足和開發利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎，也是整個信息能否順利開展延伸服務的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴謹，反映在檔案上就出現了需要用時調不出真實信息的現象。在現有的已經開發檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現象，還有的開發軟件的開發商對實際使用調研不足，出現了實際使用中信息使用不匹配的現象，這些細節問題與高效實用的軟件開發要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發展離不開相關人員的細想一時的轉變，在高職院校比較發達的地區，檔案管理已經與學校的管理創新相結合，走出了一條快速發展之路，相關院校可以組織管理人員到高職管理模式發展較好地區學習先進的經驗和管理模式，將相關經驗結合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學校發展的重要技術指標來納入考核，督促學校加緊建設信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設的投入吸引專業人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業的信息化系統吸引不到專業的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發揮。硬件軟件設施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學校相關領導對學校的工資基數和職稱評定分數進行調整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業人才的培訓和軟件開發的應用。專業的培訓可以有效提高信息化準確性不足的問題，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發者與學校的管理人員進行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節了解清楚。加強軟件開發與未來學校發展信息需求的聯系，著眼未來，使檔案管理跟上學校發展的節奏。

三、結束語

總之，縱觀國際工業強國的立國之本，就是以高職畢業生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業對信息的真實性存在質疑等問題。這些問題需要管理部門提高認識，深化檔案管理部門的服務理念，加強檔案管理信息化制度化的建設來解決。

參 考 文 獻

[1]張海燕.大數據時代用戶需求視角下高職檔案信息服務模式應用的研究[J].電子技術與軟件工程.2015（07）

[2]郭玲.網絡環境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究[J].辦公室業務.2016（08）