淺談高校報銷方式的革新

楊薇

摘要：報銷難已經成為很多高校普遍存在的問題，引起各方的不滿和矛盾的激化。本文將著重談一談傳統面對面報銷的劣勢、網上報銷系統較傳統報銷方式的優勢以及實施過程中可能遇到的問題及應對。

關鍵詞：高校；傳統面對面報銷；網上報銷系統

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

由于現在高校科研經費的多樣化和“報賬難”現象日趨嚴重等原因，傳統面對面報銷方式已經很難滿足各方的需求。各個高校紛紛采取措施，有的實行叫號機制，有的實行網上預約報銷，有的采取網上報銷系統。從長遠來看，網上報銷系統的運用勢在必行，從根本上解決了傳統面對面報銷方式的缺陷。下面將要詳細談一談傳統面對面報銷的劣勢、網上報銷系統和傳統報銷方式相比的優勢和實施過程中可能遇到的問題及應對。

一、傳統面對面報銷的劣勢

1.等待時間長、報賬人員和財務人員矛盾激化

大部分高校教師通常精力放在教學、科研上，很難抽出時間去學習報銷制度，處理瑣碎的報銷事宜。由于報賬人員會計知識的匱乏和對會計制度的不了解，經常會出現手續不全，不符合要求不能報銷的情況，這時候就容易出現報賬人員和財務人員的矛盾。并且在課題經費結題或者年前等特殊時間段都容易出現排長龍的局面。

2.領導審批的時間和空間限制

由于領導工作繁忙，出差、會議較多，加之報賬人員如果對審批流程不熟悉，傳統的簽名審批需要報賬人員在不同分管領導處來回奔波。從學校領導的角度，同樣大量耗費審批人的工作時間。一旦領導出差，會出現無法審批的情況，不利于處理緊急情況。

3.高負荷工作影響財務人員工作效率

高校財務人員業務量大、高強度工作。尤其面對排長龍的環境和報賬人員不理解的情況下，心理承受巨大的壓力。財務人員根據會計制度和學校報銷制度審核原始資料，不符合的情況下退回，容易產生沖突。在這種環境下工作，出錯的幾率較大。

4.原始票據、附件歸檔后不易查閱

內外部審計人員、財務人員和有經費的老師需要查看歷史某個時間段原始票據的時候，需要到檔案館調閱，掃描、復印需要大量的時間，費時費力。

二、網上報銷系統的優勢

1.大大節約報賬人員的時間

網上報銷系統運用之后，報賬人員無須再排隊。只需要在自己方便的時間登陸賬號，按照系統提示輸入有效信息之后，將原始發票等附件上傳提交，然后隨時可以在系統中查詢審批進度。

2.解除領導審批的時間和空間限制

在新的網上報銷系統下，系統根據既定的批準流程自動傳輸給相應的領導審批，有效防止報賬人員找領導審批混淆。實施網上審批之后，領導可以自由選擇合適的時間進行審批，電子簽名。而且即使是出差在外，只要有網絡，也可以進行審批。

3.大大提高了財務人員的工作效率

在網上報銷系統下，財務人員可以直接提取會計信息，核對上傳的原始資料和報賬人員提供的紙質原始資料。并且憑證可以自動生成，財務人員也不需要再復核審批流程是否正確，因為領導審批已經提前在網上報銷系統設置好。在這種情況下，財務人員可以大大的提供工作效率，將更多的時間放到管理上去。

4.原始票據、附件電子存檔后，方便查閱

在網上報銷系統下，電子的原始票據、附件已經存儲下來，會計人員可以建立附件臺帳進行管理，方便隨時查閱。在對高校審計要求越來越嚴格的當下，節約了內部會計人員和外部審計人員大量的時間精力。

三、網上報銷系統實施過程中可能遇到的問題及應對

1.報賬人員心理上的抵觸

面對新興事物時，人容易產生抵觸情緒。有些報賬人員可能已經習慣了面對面的傳統報賬方法，心理上抵觸新興的網上報銷系統。并且報賬人員需要填寫一些詳細的報銷信息，上傳原始發票、附件等，尤其是有大量的合同和發票時候，需要一定的時間。這種情況下，高校財務處需在網上報銷系統實施前進行大量的宣傳、培訓，采取課堂形式，PPT，宣傳欄等詳細介紹網上報銷系統的操作方法。至于大量的原始發票、附件上傳，我們可以利用一體機或者高拍儀便于報賬人員上傳。

2.溝通不及時

新的網上報銷系統下，財務人員如果發現問題，需要電話聯系報賬人員，有的不符合報銷要求的可能會被退回，一切程序又需要重新來一遍。有的學校實施短信平臺，讓財務人員把問題寫下來以短信形式發給報賬人員，防止出現電話不能及時聯系到報賬人員的情況。

3.原始單據遺失、被盜

關于原始紙質單據如何給財務人員，不同學校有不同的做法。有的學校設置了投遞信箱，用專門的信封裝起來投遞進信箱。這種方法如果出現原始單據遺失的情況，很難說清楚是財務人員報賬人員的過失，風險較大。而且一些不可預測的，比如惡意破壞，被盜等突發狀況的出現。所以一些學校仍然采取報賬人員親自將原始紙質單據送給財務人員，財務人員現場審核的方法。

4.領導不能及時批復

為了防止出現領導太久不審批的情況，網上報銷系統需要對管理者進行要求定期審批，例如設定每一天的某一個時段。也可以設置短信提醒審批，防止遇到緊急情況。

網上報銷系統有傳統面對面報銷系統無可比擬的優勢，但是無可避免的也有一些缺陷，我們在實施之前應做好充分的準備，在實施的過程中盡最大的努力解決出現的問題。例如可以在一些部門先行實施網上報銷系統，之后再在全校實行。相信在不斷的改進之中，網上報銷系統一定能發揮它最大的作用，服務廣大教職員工。

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