高校電子檔案管理芻議

武建明

摘要：電子檔案是隨著時代發展而產生的新型檔案形式，在大部分高校處于起步階段，發展尚不成熟。本文闡述了高校電子檔案管理的重要性，分析了管理工作中存在的問題，并提出加強管理的若干舉措，以期對我國高校電子檔案管理工作提供有益參考。

關鍵詞：高校；電子檔案；管理；問題；舉措

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

隨著高等學校事業的不斷發展，傳統的紙質檔案管理越來越不適應時代發展要求，也在一定程度上影響了高校各項工作的開展。信息技術的快速發展和廣泛應用，催生了電子檔案管理的產生。在高校中推行電子檔案管理，將會大大促進高校檔案管理工作的發展，同時也會給高校其他管理工作帶來極大的便利。

一、高校電子檔案

高校電子檔案是指高校在開展教學、科研、學生管理、后勤管理等各類工作中產生的形式多樣、具有一定保存價值和再利用價值的電子文件及相關的電子軟件，如電子公文、電子報刊、電子音像等等。

與傳統紙質檔案相比，電子檔案具備以下幾個特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內容不變的情況下被復制、修改或刪除。二是對設備的高度依從性，電子檔案依附于計算機等設備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場、濕度、溫度等物理條件影響。

二、高校電子檔案管理的意義

電子檔案是順應時代發展而產生的新型檔案種類，高等學校啟動并逐步推行電子檔案管理工作，勢在必行。

1.有利于提高檔案管理效率。隨著高校辦學規模不斷擴大，各項事業不斷發展，學校各級各類檔案數量逐步增加，傳統紙質檔案管理工作耗費越來越多的勞動量，檔案的歸檔和查詢利用等各環節都不能適應時代的發展。電子檔案的出現，能夠有效破解檔案管理遇到的發展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學校發展保駕護航。

2.有利于實現檔案快捷利用。傳統紙質檔案依附于紙質載體，存儲需要實地空間，對其分類歸檔不能達到理想化狀態，查詢利用也過多依靠人工。電子檔案通過網絡技術，實現了對檔案更加精密化的分類，查詢利用環節也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。

3.有利于提高檔案管理的穩定性。與傳統紙質檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計算機的硬盤、u盤、內存卡等設備儲存和傳遞信息，外界對其干擾性較小，使得電子檔案存儲的穩定性大為增強。

三、高校電子檔案管理存在的問題

1.缺乏管理意識

高校電子檔案作為新生事物，對管理模式、管理隊伍及技術條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區的高校在短時間內還不能接受，對其重要性的認識還欠缺，重視程度遠遠不夠。

2.服務對象受限

很多高校雖開始推行電子檔案管理工作，但多局限于個別部門，如黨委辦公室、校長辦公室等核心行政部門，而對業務量大的師生業務口卻難以啟動。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內難以上線，二是對師生的宣傳力度也不夠，沒有形成迫切需求。

3.技術水平落后

由于高校對電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對電子檔案管理缺乏清晰的認識，也沒有接受過系統的相關技能培訓。而有的高校還未引進設備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進的設備不夠先進，不能滿足實際需求。

4.歸檔工作不科學

大部分高校雖已開始著手進行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲到既有設備中，期間不進行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒有價值的檔案予以歸檔，造成資源浪費，也會給查詢利用帶來諸多不便。

5.安全性有待提高

由于載體的特殊性，電子檔案存在被復制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統紙質檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網絡進行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會更高。可見，電子檔案的安全性急需引起高度重視，在管理環節應采取必要措施予以防范。

四、加強高校電子檔案管理的舉措

1.提高管理意識

工作推行，意識先行。高校的領導及檔案管理部門應大加強對電子檔案管理的重視程度，出臺電子檔案管理相關制度及配套實施辦法，實現對電子檔案管理的制度化、常態化。同時要配齊電子檔案管理相關設施設備，成立專門的管理隊伍進行運作，從人力、物力、財力諸方面有力保障電子檔案管理。

2.提高服務效能

服務效能是檢驗服務工作的重要標尺。提高電子檔案管理服務效能，一是從服務主體入手，檔案管理人員應主動創新服務理念，提高服務意識，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務內容著手，管理人員要對服務對象的需求進行全面的調查了解，并不斷創新服務類型，通過多樣化的服務滿足多樣化的需求，著力提升電子檔案管理服務的實效性。

3.提高隊伍專業素質

加強管理隊伍建設是加強電子檔案管理的關鍵。管理人員不僅要對電子檔案管理的重要性有充分的認識，同時還要具備良好的業務能力，包括計算機知識、檔案業務知識及創新能力。一是管理人員要主動學習相關的專業知識和技能，不斷拓展知識領域，提高綜合素質。二是高校也應對管理人員進行必要的業務培訓或提供進修機會。

4.提高歸檔科學性

歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關口，把好這一關，可以大大提高電子檔案管理的科學性和實用性。在歸檔過程中，應避免“眉毛胡子一把抓”，要對檔案內容進行有效鑒定和甄別，真正提取有價值的檔案，再對備選文檔根據其使用價值進行分類，以利于更好地查詢利用。

5.提高管理安全性

安全性是檔案工作的生命線。提高電子檔案管理安全性的首要任務就是保證存儲設備的安全，為此，一是存檔計算機要做到專機專用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統，確保其始終處于安全狀態；二是要對檔案進行備份，以備丟失后替代。三是要對網絡進行高級加密，防止檔案在傳輸過程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對電子檔案的管理系統進行安全防護。

電子檔案的出現是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發展趨勢。電子檔案管理，是一項系統工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開展。

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