芻議高校檔案管理失范及對(duì)策

苗麗芹

摘要：現(xiàn)階段，隨社社會(huì)的進(jìn)步與科技的創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，使得現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸的滲透到了各行各業(yè)中，并對(duì)社會(huì)的各個(gè)方面產(chǎn)生了較大的影響。與此同時(shí)，在新的社會(huì)背景下，隨著高校檔案管理內(nèi)容的增多，其管理的難度也越來(lái)越大，因此需要通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化技術(shù)，來(lái)促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。下面，本文就針對(duì)高校檔案管理失范及對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；失范；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）031-000-01

就針對(duì)于高校的檔案而言，其往往牽涉到教學(xué)、管理以及科研等多項(xiàng)內(nèi)容，也正因如此，檔案管理的質(zhì)量，對(duì)于高校的管理質(zhì)量起著決定性的影響作用。從本質(zhì)上來(lái)講，高校的檔案是其發(fā)展歷程的一個(gè)重要見證，也是人才信息的重要載體，還是學(xué)生日后走向社會(huì)的一個(gè)重要憑證。不過，就針對(duì)于目前的實(shí)際情況來(lái)看，在各大高校的檔案管理工作當(dāng)中，還存在著失范的問題，并因此而對(duì)高校教育的發(fā)展產(chǎn)生了較大的影響與阻礙。

一、高校檔案管理的重要性

第一，就針對(duì)于高校的教學(xué)與管理來(lái)說，檔案管理發(fā)揮著重要的歷史借鑒與參考作用。在高校的檔案中，充分的記錄著學(xué)校的實(shí)際發(fā)展軌跡，因此，其是學(xué)校的重要信息資源，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，能夠更好的幫助相關(guān)人員對(duì)高校的發(fā)展規(guī)律有一個(gè)深刻的理解。第二，從某種意義上來(lái)講，高校的檔案，能夠直接當(dāng)做相關(guān)教育工作的直接依據(jù)。作為學(xué)校教育工作中的一手資料，學(xué)校的檔案充分說明了學(xué)校的全部活動(dòng)與基本樣貌，因此，其也是學(xué)校本身形象與精神的重要體現(xiàn)。第三，高校的檔案，是其自身文化的一個(gè)重要組成部分。在高校的檔案當(dāng)中，對(duì)于高校的教育經(jīng)驗(yàn)與科研成果等進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，其能夠真實(shí)的反映出高校的實(shí)際管理水平。最后，就針對(duì)于學(xué)校的教育管理來(lái)說，高校的檔案發(fā)揮著重要的激勵(lì)與凝聚作用[1]。所以說，檔案管理不僅和學(xué)校的文化建設(shè)密切相關(guān)，同時(shí)也決定著學(xué)校的日后發(fā)展情況，需要引起相關(guān)人員高度的重視。

二、高校檔案管理失范問題分析

（一）失重問題

簡(jiǎn)單來(lái)說，我們所說的高校檔案管理失重問題，指的就是對(duì)檔案管理的投入少，使得管理人員的地位比較低。事實(shí)上，在大多數(shù)的高校管理中，其對(duì)于檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置都不夠到位，并且對(duì)于人財(cái)物等缺乏必要的保障、就針對(duì)于目前的實(shí)際情況來(lái)看，大部分高校并沒有建立起獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是使用綜合檔案室，來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作，再加上管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)較低，管理體制不夠健全等問題，導(dǎo)致檔案管理工作原本的重要性得不到充分的發(fā)揮，也因此影響了其自身的價(jià)值與效益。

（二）失衡問題

事實(shí)上，在實(shí)際的檔案管理過程中，其所運(yùn)行的管理法規(guī)與管理工作本身的要求還存在不相符的問題。其中，“木桶理論”就非常形象的解釋了這個(gè)問題，如果用木桶盛水，其最終的盛水水平，是由最短的木板控制的，而在高校的教育管理當(dāng)中，檔案管理工作其是就是這個(gè)短板所在。不過，在許多高校中，其往往會(huì)過分重視“中心工作”，即專業(yè)課的教育，而對(duì)于檔案管理不夠重視，從而嚴(yán)重影響了高校的整體管理水平[2]。

（三）失控問題

通常情況下，在高校的檔案管理工作中，其一直都處于一種被動(dòng)的地位，并且，學(xué)校的校級(jí)層面通常很少參與到檔案工作中。在這樣的情況下，不僅會(huì)影響到檔案的質(zhì)量與水平，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理部門的工作熱情。此外，再加上管理人員自身專業(yè)能力的缺失，使得其往往不能夠及時(shí)而又主動(dòng)的去修訂管理制度，導(dǎo)致制度一直難以完善，使得檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)與溝通難以順利開展。

三、高校檔案管理失范問題的解決對(duì)策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

從某種意義上來(lái)講，高校檔案管理的質(zhì)量，往往直接取決于檔案管理人員的素質(zhì)水平。因此，如果我們想要從根本上來(lái)規(guī)范高校的檔案管理工作，確保高校的檔案能夠發(fā)揮出其所具有的重要作用，就必須要嚴(yán)格重視對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。我們只有確保了他們的素質(zhì)水平，才能夠真正從根本上來(lái)提升檔案管理的質(zhì)量與水平。所以說，在日后的管理工作中，要求高校應(yīng)當(dāng)設(shè)定一個(gè)嚴(yán)格的考核制度，來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的錄用考核，確保其所聘用的檔案管理人員都是專業(yè)的知識(shí)人才。除此之外，要求高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)在崗人員的管理與培訓(xùn)，并通過對(duì)其操作技能的強(qiáng)化，來(lái)確保檔案管理工作的質(zhì)量可以得到更好的提升。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理方法

隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的創(chuàng)新，在新的時(shí)代背景下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，也對(duì)高校的檔案管理工作提出了全新的要求。為了能夠更好的滿足其在新形勢(shì)下的發(fā)展需要，并且報(bào)高校的檔案能夠?yàn)楦咝８母锾峁┛煽康男畔ⅲ鸵笃鋺?yīng)該及時(shí)改變發(fā)展模式，來(lái)通過運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。例如，高校可以借助多媒體與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方式，來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。因?yàn)闄n案管理本身是需要院校的各個(gè)部門與院系之間密切合作完成的，所以說，高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化自身的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任感與使命感，以此來(lái)推動(dòng)全校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

（三）健全完善的檔案管理體制

如果想要更好的應(yīng)對(duì)檔案管理的示范問題，就必須要建立一個(gè)健全的檔案管理體制，并在體制中，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員的責(zé)任，與此同時(shí)，要求高校建立起一個(gè)專門的工作委員會(huì)，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案的管理工作，在這當(dāng)中，要求該機(jī)構(gòu)必須要能夠符合學(xué)校的整體發(fā)展需求，并且必須是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。此外，要求其建立起相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并確保該網(wǎng)絡(luò)可以覆蓋整個(gè)學(xué)校，通過運(yùn)用定崗定責(zé)以及分級(jí)分層等相關(guān)機(jī)制，來(lái)明確各個(gè)崗位所應(yīng)當(dāng)承當(dāng)?shù)呢?zé)任。最后，要求學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各個(gè)部門和學(xué)院之間的溝通，通過制定適當(dāng)?shù)墓芾磙k法，來(lái)促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，無(wú)論是對(duì)于高校的教育發(fā)展還是管理提升來(lái)說，檔案管理工作都起著非常重要的影響作用。不過，就目前的實(shí)際情況來(lái)看，在高校的檔案管理工作中，還存在著嚴(yán)重的失范問題，因此，為了能夠更好的促進(jìn)高校的教育管理，就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，提高檔案管理人員的素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理得現(xiàn)代化建設(shè)，通過健全檔案管理體制等形式，來(lái)促進(jìn)檔案管理價(jià)值的充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈文麗，田靜萍，王琪.檔案管理失范對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的影響及對(duì)策研究[J].云南檔案，2013，12：38-40.

[2]王麗華.高校檔案管理“失范”分析及解決途徑[J].管理觀察，2015，02：127-128.