芻議高校檔案管理失范及對策

苗麗芹

摘要：現階段，隨社社會的進步與科技的創新，網絡時代的到來，使得現代信息技術逐漸的滲透到了各行各業中，并對社會的各個方面產生了較大的影響。與此同時，在新的社會背景下，隨著高校檔案管理內容的增多，其管理的難度也越來越大，因此需要通過運用網絡現代化技術，來促進檔案管理效率與質量的提升。下面，本文就針對高校檔案管理失范及對策進行簡單分析，以供參考。

關鍵詞：高校；檔案管理；失范；對策

中圖分類號：G275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

就針對于高校的檔案而言，其往往牽涉到教學、管理以及科研等多項內容，也正因如此，檔案管理的質量，對于高校的管理質量起著決定性的影響作用。從本質上來講，高校的檔案是其發展歷程的一個重要見證，也是人才信息的重要載體，還是學生日后走向社會的一個重要憑證。不過，就針對于目前的實際情況來看，在各大高校的檔案管理工作當中，還存在著失范的問題，并因此而對高校教育的發展產生了較大的影響與阻礙。

一、高校檔案管理的重要性

第一，就針對于高校的教學與管理來說，檔案管理發揮著重要的歷史借鑒與參考作用。在高校的檔案中，充分的記錄著學校的實際發展軌跡，因此，其是學校的重要信息資源，對檔案進行有效的管理，能夠更好的幫助相關人員對高校的發展規律有一個深刻的理解。第二，從某種意義上來講，高校的檔案，能夠直接當做相關教育工作的直接依據。作為學校教育工作中的一手資料，學校的檔案充分說明了學校的全部活動與基本樣貌，因此，其也是學校本身形象與精神的重要體現。第三，高校的檔案，是其自身文化的一個重要組成部分。在高校的檔案當中，對于高校的教育經驗與科研成果等進行了詳細的記錄，其能夠真實的反映出高校的實際管理水平。最后，就針對于學校的教育管理來說，高校的檔案發揮著重要的激勵與凝聚作用[1]。所以說，檔案管理不僅和學校的文化建設密切相關，同時也決定著學校的日后發展情況，需要引起相關人員高度的重視。

二、高校檔案管理失范問題分析

（一）失重問題

簡單來說，我們所說的高校檔案管理失重問題，指的就是對檔案管理的投入少，使得管理人員的地位比較低。事實上，在大多數的高校管理中，其對于檔案管理的機構設置都不夠到位，并且對于人財物等缺乏必要的保障、就針對于目前的實際情況來看，大部分高校并沒有建立起獨立的檔案管理機構，而是使用綜合檔案室，來進行檔案的管理工作，再加上管理隊伍專業素質較低，管理體制不夠健全等問題，導致檔案管理工作原本的重要性得不到充分的發揮，也因此影響了其自身的價值與效益。

（二）失衡問題

事實上，在實際的檔案管理過程中，其所運行的管理法規與管理工作本身的要求還存在不相符的問題。其中，“木桶理論”就非常形象的解釋了這個問題，如果用木桶盛水，其最終的盛水水平，是由最短的木板控制的，而在高校的教育管理當中，檔案管理工作其是就是這個短板所在。不過，在許多高校中，其往往會過分重視“中心工作”，即專業課的教育，而對于檔案管理不夠重視，從而嚴重影響了高校的整體管理水平[2]。

（三）失控問題

通常情況下，在高校的檔案管理工作中，其一直都處于一種被動的地位，并且，學校的校級層面通常很少參與到檔案工作中。在這樣的情況下，不僅會影響到檔案的質量與水平，同時也會嚴重影響到檔案管理部門的工作熱情。此外，再加上管理人員自身專業能力的缺失，使得其往往不能夠及時而又主動的去修訂管理制度，導致制度一直難以完善，使得檔案管理部門與其他部門之間的協調與溝通難以順利開展。

三、高校檔案管理失范問題的解決對策

（一）提高檔案管理人員素質

從某種意義上來講，高校檔案管理的質量，往往直接取決于檔案管理人員的素質水平。因此，如果我們想要從根本上來規范高校的檔案管理工作，確保高校的檔案能夠發揮出其所具有的重要作用，就必須要嚴格重視對檔案管理人員的素質培養。我們只有確保了他們的素質水平，才能夠真正從根本上來提升檔案管理的質量與水平。所以說，在日后的管理工作中，要求高校應當設定一個嚴格的考核制度，來加強對檔案管理人員的錄用考核，確保其所聘用的檔案管理人員都是專業的知識人才。除此之外，要求高校應當進一步強化對在崗人員的管理與培訓，并通過對其操作技能的強化，來確保檔案管理工作的質量可以得到更好的提升。

（二）運用現代化檔案管理方法

隨著社會的進步與科技的創新，在新的時代背景下，現代科學技術的發展，也對高校的檔案管理工作提出了全新的要求。為了能夠更好的滿足其在新形勢下的發展需要，并且報高校的檔案能夠為高校改革提供可靠的信息，就要求其應該及時改變發展模式，來通過運用現代科學技術，促進檔案管理工作質量的全面提升。例如，高校可以借助多媒體與計算機網絡等方式，來進行網絡化的檔案管理。因為檔案管理本身是需要院校的各個部門與院系之間密切合作完成的，所以說，高校應當進一步強化自身的隊伍建設，強化工作人員的責任感與使命感，以此來推動全校檔案管理的網絡化發展。

（三）健全完善的檔案管理體制

如果想要更好的應對檔案管理的示范問題，就必須要建立一個健全的檔案管理體制，并在體制中，明確各級領導與管理人員的責任，與此同時，要求高校建立起一個專門的工作委員會，來實現對學校檔案的管理工作，在這當中，要求該機構必須要能夠符合學校的整體發展需求，并且必須是一個獨立的機構。此外，要求其建立起相關的檔案管理網絡，并確保該網絡可以覆蓋整個學校，通過運用定崗定責以及分級分層等相關機制，來明確各個崗位所應當承當的責任。最后，要求學校的檔案管理機構應當加強與各個部門和學院之間的溝通，通過制定適當的管理辦法，來促進檔案管理工作質量的提升。

四、結語

總而言之，無論是對于高校的教育發展還是管理提升來說，檔案管理工作都起著非常重要的影響作用。不過，就目前的實際情況來看，在高校的檔案管理工作中，還存在著嚴重的失范問題，因此，為了能夠更好的促進高校的教育管理，就要求學校領導必須要強化對檔案管理工作的重視，提高檔案管理人員的素質，推動檔案管理得現代化建設，通過健全檔案管理體制等形式，來促進檔案管理價值的充分發揮。

參考文獻：

[1]賈文麗，田靜萍，王琪.檔案管理失范對檔案統計工作的影響及對策研究[J].云南檔案，2013，12：38-40.

[2]王麗華.高校檔案管理“失范”分析及解決途徑[J].管理觀察，2015，02：127-128.