醫(yī)院后勤檔案管理工作思考

殷艷華

摘要：后勤檔案管理作為醫(yī)院后勤管理工作的重要環(huán)節(jié)，其管理水平直接影響了后勤管理工作的開展，做好后勤檔案管理對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文將醫(yī)院后勤檔案分為基建類檔案、常規(guī)類檔案和外包類檔案三個(gè)大類，分析了當(dāng)前醫(yī)院后勤檔案管理工作存在的問題，并提出了一系列改進(jìn)措施，供同行參考。

關(guān)鍵詞：后勤檔案管理；制度；意識；信息化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-0000-01

引言

醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院在后勤活動(dòng)中生成的各項(xiàng)資料記錄，是醫(yī)院在設(shè)計(jì)建設(shè)、裝修改造、清潔綠化、水電氣供應(yīng)、物資管理等后勤活動(dòng)的直接信息來源。根據(jù)檔案資料來源的不同，醫(yī)院后勤檔案可分為基建類檔案、常規(guī)類檔案和外包類檔案三個(gè)大類。這些檔案是后勤工作的真實(shí)記錄，是醫(yī)院正常運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，在醫(yī)院檔案管理中起著非常重要的作用。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，后勤檔案也越來越體現(xiàn)它的重要性，后勤檔案作為后勤工作的重要組成部分，是提升后勤管理水平和加快后勤管理改革的基礎(chǔ)和參照。如何提升后勤檔案管理水平，優(yōu)化后勤管理流程，對保障醫(yī)院平穩(wěn)運(yùn)行具有非常積極的意義。

一、后勤檔案管理的意義

1.醫(yī)院基建類檔案管理的意義

醫(yī)院基建類檔案是在醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手資料，包括新建、改建、維修等建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種記錄。醫(yī)院在日常運(yùn)行和管理中經(jīng)常會有改造維修的需要，而改造維修活動(dòng)必須參照歷史檔案和記錄，才能保證改造維修活動(dòng)安全、有序、方便地進(jìn)行。另外，隨著社會需求的變化和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院需要進(jìn)行不間斷的繼續(xù)建設(shè)，先前的建設(shè)資料會為繼續(xù)建設(shè)人員提供參考和依據(jù)，幫助醫(yī)院更好、更快、更節(jié)約地進(jìn)行建設(shè)活動(dòng)。

2.醫(yī)院常規(guī)類檔案管理的意義

醫(yī)院常規(guī)類檔案包含水電氣、物資消耗、清潔消毒、食堂管理等內(nèi)容，具有工作繁復(fù)、標(biāo)準(zhǔn)高等特點(diǎn)，涵蓋了醫(yī)院日常管理的核心內(nèi)容。常規(guī)類檔案管理是醫(yī)院后勤檔案管理的重點(diǎn)部分，科學(xué)高效的管理能為醫(yī)院日常運(yùn)行提供準(zhǔn)確而詳細(xì)的運(yùn)行數(shù)據(jù)，為醫(yī)院日常管理提供依據(jù)，保證醫(yī)院診療服務(wù)的正常運(yùn)行。

3.醫(yī)院外包類檔案管理的意義

在當(dāng)前深化醫(yī)改的大環(huán)境下，開源節(jié)流已成為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益重要增長點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，優(yōu)化整合優(yōu)勢資源，醫(yī)院將主要精力投入到醫(yī)院的診療服務(wù)、教學(xué)科研等重點(diǎn)方向上，而將一部分專業(yè)性后勤工作進(jìn)行外包，包括安保、保潔、土建等項(xiàng)目。后勤工作的外包減輕了醫(yī)院后勤管理的負(fù)擔(dān)，提升了后勤工作的質(zhì)量，但項(xiàng)目外包本身具有一定的風(fēng)險(xiǎn)和管理難度，因此建立一套完備的外包管理檔案，可實(shí)現(xiàn)對外包企業(yè)的科學(xué)高效管理。

二、后勤檔案管理目前存在的問題

1.檔案意識薄弱，人員素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院后勤檔案管理工作是后勤各項(xiàng)工作中最容易被忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，長期以來，基層領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案工作意識不強(qiáng)，不注重后勤檔案建設(shè)，相關(guān)工作由兼職人員負(fù)責(zé)，未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏對檔案資料的收集、整理和保存，導(dǎo)致部分原始資料遺漏、缺失，進(jìn)而影響后勤工作的管理效率和質(zhì)量。

2.規(guī)章制度不完善，管理體系不健全

檔案管理意識薄弱必然導(dǎo)致檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系的缺失，或缺乏規(guī)章制度的執(zhí)行力。檔案管理員在歸納、整理檔案時(shí)，缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理準(zhǔn)則，缺少對檔案工作的監(jiān)督、檢查和考核，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作混亂，調(diào)閱歷史檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

3.管理手段原始，信息化程度不高

盡管數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)如火如荼，但信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用屈指可數(shù)，不少醫(yī)院的后勤檔案管理依舊原始手工操作階段，大部分檔案仍以紙質(zhì)材料存放，不利于長期保存和快速檢索。

三、后勤檔案管理改進(jìn)措施

1.增強(qiáng)檔案意識，提高人員素質(zhì)

管理向來是一把手工程，只有領(lǐng)導(dǎo)從思想上排除干擾，從行政組織上得到保證，各項(xiàng)管理工作方能穩(wěn)步推進(jìn)，后勤檔案管理亦不例外。因此，領(lǐng)導(dǎo)要從思想上提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，將后勤檔案管理工作真正列入日常管理之中，并安排專人進(jìn)行落實(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)宣傳、強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高全員檔案意識和業(yè)務(wù)水平，讓每一位后勤員工認(rèn)識到檔案管理的重要意義，自覺協(xié)助完成檔案管理相關(guān)工作。

2.建立健全規(guī)章制度，優(yōu)化管理流程

規(guī)章制度是開展管理工作的準(zhǔn)繩，高效的管理離不開科學(xué)的制度。醫(yī)院后勤檔案管理規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)包括資料搜集、分類、存儲、檢索諸多內(nèi)容，還應(yīng)明確檔案管理各環(huán)節(jié)的工作程序和職責(zé)任務(wù)。醫(yī)院后勤檔案管理要結(jié)合各部門、各班組的工作特征，理清檔案形成的一般規(guī)律，制定科學(xué)的檔案管理制度。同時(shí)要優(yōu)化管理流程，將檔案管理工作納入班組及個(gè)人績效考核，將各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處，增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任心，提升后勤檔案管理水平，保障后勤工作穩(wěn)步開展。

3.轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新管理方式

醫(yī)院后勤檔案管理應(yīng)將檔案收集工作貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)采購、運(yùn)行維護(hù)等全生命周期中，要樹立檔案管理工作的動(dòng)態(tài)觀，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路由事后收集轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的全過程管理理念。同時(shí)，當(dāng)前信息化管理已深入醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中，要充分發(fā)揮信息技術(shù)在后勤檔案管理中的作用，利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備來完成資料的收集和管理工作。

四、結(jié)束語

數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)為后勤檔案管理指明了方向，將信息化技術(shù)應(yīng)用于后勤檔案的管理，可優(yōu)化后勤檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)后勤檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，提高后勤檔案管理水平，促進(jìn)后勤管理效率提升，提高內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量，降低管理成本。因此，強(qiáng)化醫(yī)院后勤檔案管理工作，才能物盡其用，最大限度發(fā)揮醫(yī)院后勤檔案的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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