檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的運用

劉顯芳

摘 要： 隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的融合創(chuàng)新成為了一種必然趨勢。教學檔案與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，有助于教學檔案的收集、分析、集成、共享與開發(fā)利用，進而有利于實現(xiàn)教學檔案教育服務(wù)功能的最大化。基于此，本文將著重分析探討檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的有效應(yīng)用，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+ 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0026-01

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案的新特點

1.虛擬性：很多教學檔案都是以電子檔案形式存在，且存儲在虛擬平臺。

2.集成性：借助信息技術(shù)手段，教學檔案完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，進行網(wǎng)絡(luò)集成管理，便于信息查詢與再利用。

3.網(wǎng)絡(luò)化：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高校檔案信息管理有效突破了“信息孤島”，形成信息網(wǎng)絡(luò)，教學部門、行政部門、后勤部門與檔案部門之間通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的及時傳遞與共享，大大提高了檔案信息傳遞與存檔的準確性、及時性和高效性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理原理的運用

1.系統(tǒng)原理的應(yīng)用

系統(tǒng)原理要求的層次性、目的性和全局性在當今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”時代極度需要“大數(shù)據(jù)”技術(shù)來實現(xiàn)。“大數(shù)據(jù)”可以稱為巨量資料。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案資料涵蓋的內(nèi)容或細節(jié)也在快速膨脹，這就要求高層次檔案管理部門要更新檔案信息的收集、鑒定、整理過程，從各種各樣的數(shù)據(jù)類型中快速找到我們需要收集的有價值的信息內(nèi)容，使檔案內(nèi)容更加豐滿和完善。

2.整分合原理的應(yīng)用

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”實現(xiàn)整分合原理的關(guān)鍵技術(shù)是“云計算”。“云計算”的內(nèi)涵和外延比較豐富，還沒有統(tǒng)一的定義，比較直觀的解釋是通過網(wǎng)絡(luò)提供可伸縮的廉價的分布式計算能力。云計算具有分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫、虛擬化技術(shù)，其對于檔案管理的任務(wù)分解與整合有天然的技術(shù)支撐優(yōu)勢。用戶可以將查閱檔案的信息或關(guān)鍵字像在“百度”中搜索一樣，在檔案信息云計算平臺自動分解為無數(shù)個較小的子程序，再由服務(wù)器組合成另一個規(guī)范化的系統(tǒng)，后經(jīng)計算、搜索、分析，將所有“全宗”中對用戶有用的信息呈現(xiàn)出來，這是我們平常經(jīng)常見到的各類檔案管理軟件無法實現(xiàn)的功能。

3.反饋原理的應(yīng)用

反饋原理的運用在我們的生產(chǎn)生活中無處不在，最直接的反饋自然是網(wǎng)絡(luò)購物中的用戶評價。這種評價方式最為直觀，也最有用。檔案的查閱、檢索、提供利用和統(tǒng)計在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式下可以引入類似的評價模式來實現(xiàn)即時的反饋信息收集。而我們熟知的移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能很好地實現(xiàn)這個設(shè)想。

4.動力原理的應(yīng)用

管理學的動力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式下最需要的是“物聯(lián)網(wǎng)”思維的深化。“物聯(lián)網(wǎng)”與云計算、大數(shù)據(jù)一樣都是比較復雜、比較新的詞匯，但是我們可以簡單地把它理解為利用互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)等通信技術(shù)將人員、物、傳感器、控制器等外在實物通過新的方式連接在一起，實現(xiàn)人與物、物與物相連，實現(xiàn)遠程控制與信息化、智能化的網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)思維與技術(shù)不斷融入檔案管理過程后，我們可以大量吸收國內(nèi)、外檔案管理的新方法、新思維，并獲得部分外在的重要信息，從而提高檔案管理人員的工作效率和水平。

三、互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理優(yōu)化措施

1.推行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略

人才始終是技術(shù)推動、發(fā)展與完善的必備要素，而這一點在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的檔案管理方式的革新層面也不例外。因此相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)重視人才的重要性，進而以較為系統(tǒng)化的方式為人才提供一定的培訓環(huán)境，首先通過較具權(quán)威性的理論體系的普及來全面革新檔案管理人才的意識形態(tài)，以促進其提升自身的知識結(jié)構(gòu)體系，并以此來完善自身的理論儲備。其次還需要通過實踐使檔案管理人才在知識培訓環(huán)節(jié)所形成的知識體系架構(gòu)切實地與實踐相結(jié)合，進而全面促進相應(yīng)檔案管理人才的整體發(fā)展。因此這就需要檔案管理人才切實地進行相應(yīng)的檔案管理實踐活動，以此來提升自身的動手能力，并切實地培養(yǎng)自身的工作執(zhí)行能力，進而使自身的工作水平得到較為系統(tǒng)化的提升。

2.制定合理的標準

現(xiàn)代化檔案工作的核心是對計算機的應(yīng)用以及對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全方位掌握，因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握對于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理方式的革新來說有著較為重要的建設(shè)性意義，因此需要以科學化的手段來對相關(guān)的檔案管理執(zhí)行標準有一個較為細致的規(guī)劃。而與此同時，這一規(guī)劃性體系的構(gòu)建也能夠間接提升相關(guān)電子系統(tǒng)的實際運算速率，進而使相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)得到較為細致化地簡化，而這對于相對而言無明顯操作規(guī)律的檔案管理環(huán)節(jié)來說，就顯得尤為關(guān)鍵。因為計算機是無法進行具體管理控制的，即便可以，因運算程序的復雜也不會有很高的效率。只有加快檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案工作的標準化才能適應(yīng)越來越快的知識經(jīng)濟的發(fā)展要求。

3.積極推進教學檔案資源的信息化建設(shè)

積極推進教學檔案資源的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，是高校教學檔案管理工作的一個必然趨勢。對此，高校要增加信息化建設(shè)的相關(guān)投入，充分利用計算機辦公系統(tǒng)及云空間的應(yīng)用優(yōu)勢，增加教學檔案信息化資源的轉(zhuǎn)化、開發(fā)與存檔的比重，促進教學檔案在更大范圍上的共享。可以說，高校教學檔案資源的信息化建設(shè)，是后期進行教學檔案高效開發(fā)與資源共享的基礎(chǔ)，因此應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息化處理手段，提高檔案信息的傳遞效率，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)電子檔案，及時上傳檔案管理平臺供相關(guān)人員進行參閱和下載，提高教學檔案資源的查詢與利用效率。而對于一些具有保密需求和特殊價值的檔案資料，則可以設(shè)置訪問權(quán)限或付費接口，實現(xiàn)自動化管理，有效促進高校教學檔案的創(chuàng)新管理。

總而言之，傳統(tǒng)檔案管理具有一定局限性，對檔案管理的效率不高，且容易造成信息丟失等問題。目前，我國已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，并取得了較好的效果。這就要求我們在以后的實際工作中必須對其實現(xiàn)進一步研究探討。

參考文獻

[1]王程程.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].檔案天地，2016，02：45-46+49.

[2]李瓊嚴.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校基建檔案管理模式研究[J].山西檔案，2015，06：100-102.

[3]姬雯.淺析互聯(lián)網(wǎng)+時代的檔案管理[J].品牌，2015，08：59.

[4]孫立新.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理改進的幾點思考[J].赤子（上中旬），2015，23：240.