我國檔案數字化建設實踐與發展策略

陳芙蓉

摘要：隨著信息技術的發展，檔案數字化建設作為信息化建設中的重要內容，是順應時代發展的新舉措。檔案數字化建設是一項系統的、艱巨的工程，因此檔案工作人員應積極應對，認識到檔案數字化建設的重要性，推動檔案數字化建設的發展。

關鍵詞：檔案；數字化建設；實踐；發展策略

檔案資源在我國社會發展中發揮著重要作用，而隨著信息技術的快速發展，傳統檔案管理工作已跟不上時代發展步伐，檔案管理改革迫在眉睫。檔案數字化建設是信息化過程中的重要內容，我國檔案數字化建設是今后檔案工作方向的趨勢，也是檔案管理工作適應時代發展的新舉措。作為檔案工作人員，應認識到檔案數字化建設的重要意義，針對檔案數字化建設現狀，探索新的發展策略，從而推動檔案數字化的發展。

一、檔案數字化的內涵

檔案數字化是隨著計算機網絡技術發展起來的一種新型檔案信息形態，是一種綜合性技術，具有簡單、直觀等特點。檔案數字化利用計算機技術將各種傳統載體的館藏檔案資源轉為數字化的檔案信息，通過網絡化形式傳輸，數字化形式存儲，并利用計算機技術進行管理，從而有計劃的整合信息資源，實現檔案資源的共享。

檔案數字化的內容主要涉及到兩個方面：一是對原有館藏紙質檔案進行數字化；二是對正在形成的電子檔案及時進行歸檔與保存，確保電子檔案信息真實。

二、我國檔案數字化建設的意義

（一）檔案數字化滿足了社會的發展需要

檔案資源是非常豐富的，記載了大量的圖表、文件等，具有很重要的社會價值。當前人們對檔案資源管理提出了更高要求，對獲取檔案信息的準確性、快捷性要求更高。檔案數字化建設具有查詢便捷、保存方便的特點，改變了傳統檔案管理模式，大大提高了檔案管理效率，不僅有助于實現檔案資源的共享，還有助于滿足社會的發展需求。

（二）檔案數字化順應了檔案管理的發展

與傳統紙質檔案相比，檔案數字化具有一定的優勢，如檔案數字化的容量大，便于保存，能大大節約空間和成本；紙質檔案讀起來不方便，數字化檔案查閱比較便利，能通過檢索快速找出所需資料；紙質檔案只能展示圖片、文字等，數字化檔案則可以通過電腦技術滿足人們的要求。

（三）檔案數字化有利于檔案資源的開發

信息化社會要有效的開發和利用檔案信息資源，必須做好數字化建設工作。數字化檔案工作有助于檔案資源的開發，從而更好地為社會服務；檔案數字化工作能有效確保信息的準確性；檔案數字化不受地域和空間限制，能最大限度的實現資源共享。當前對檔案資源的利用越來越多，數字化檔案建設有助于檔案資源的開發，從而推動社會的發展。

三、我國檔案數字化建設的現狀與發展方向

（一）我國檔案數字化建設的現狀

目前，我國很多地方開始進行檔案數字化建設的理論與實踐探索，應用現代信息技術對館藏歷史檔案進行數字化處理，及時歸檔、保存新產生的電子文件，建立全文數據庫，提高檔案資源的利用率，逐步實現檔案資源的數字化、網絡化，從而滿足社會對檔案資源的需求。當前我國檔案數字化建設還處在起步階段，還存在一些薄弱環節。

1.檔案數字化管理不規范

目前我國檔案管理人員年齡較大，對計算機技術掌握不夠，難以跟上時代發展步伐。同時不同單位由于一些因素的限制，檔案數字化建設程度不一，導致檔案資源難以共享。檔案數據庫建設方面，我國檔案管理還沒有從文件管理完全過度到數字管理，這在一定程度上制約了我國檔案數字化建設的步伐。

2.檔案數字化未得到普及

現在很多地區的檔案管理還是習慣于紙質檔案，這種管理會占用大量的空間，且成本較高。一些單位在檔案管理中雖然采用的計算機技術，但是只是簡單的利用計算機記錄檔案，沒有將檔案完全轉為數字信息，這不利于信息的采集、整合與利用。

（二）我國檔案數字化的發展方向

隨著社會的發展，人們對檔案工作的要求越來越高。檔案部門在數字化、網絡化的大環境下，僅靠自身力量完成館藏檔案的數字化工作是遠遠不夠的。因此可以借鑒國外成功的模式，將檔案數字化業務外包，選擇資質高、經驗豐富的專業機構進行數字化建設，這樣能減輕館藏單位的工作，同時又有利于提高檔案數字化的質量。

檔案數字化業務外包是指將非核心業務用加工方式外包給專業性強的服務提供商，利用最優質的社會資源，降低成本，提高質量與效率。一般來說，檔案數字化外包業務主要包括檔案資源的數字化整理、檔案數據庫的建設、網站的維護、檔案軟件開發與管理等。

當然檔案數字化外包要采取一定的策略，首先要選擇可靠的外包公司。對外包商的技術能力、財務狀況等進行全面的評估，審查外包商的資質證明；審查外包商的能力；審查外包商的經驗、品牌等，選擇信譽度高的服務商。其次強化對檔案數字化業務外包的管理。檔案數字化外包是一項復雜的工作，要制定出檔案數字化外包合同，明確服務的范圍，明確賠償責任，只出部門對資源的安全性與機密性的要求，制定突發事件的處理策略。同時加強對外包商的監管，定期聽取外包商的報告，發現問題及時糾正。再次要與外包商進行及時溝通與協調。檔案數字化外包中館藏單位與外包商要進行及時溝通，統籌協調。檔案數字化外包出去并不是說檔案工作人員就沒有責任了，要主動了解外包商的工作進展狀況，發現問題及時協商解決。

總之，檔案數字化建設是一項復雜而龐大的工程。當前我國檔案數字化建設還處在起步階段，在發展中檔案數字化與社會優質資源合作，不僅有助于社會資源的優化配置，還有助于提高檔案工作質量與效率。

參考文獻：

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