加強高校人事檔案管理的分析與思考

毛崢嶸/浙江師范大學

人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的反映個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和工作業績等內容的文件材料。作為國家檔案的重要組成部分，人事檔案既能為編史修志等提供重要參考，也能為干部職工評先晉優、薪金給付、工齡計算、戶口遷移等提供有效憑證。具體到高校人事檔案，高校人事檔案反映了高校教職工基本信息，是高校開展人力資源管理的重要依據。當前高校人事檔案管理存在的問題較多。下面，筆者逐一分析并提出改進建議。

1 人事檔案材料缺失現象比較普遍

高校人事檔案應當包括高校教職工的個人履歷、學歷資料、工資材料、工作鑒定與考核材料、獎懲材料等。按照中組部《干部人事檔案審核工作檢查驗收辦法》的規定，筆者與浙江省6所高校的人事檔案管理員各自對本校的50份人事檔案進行逐一審核，結果顯示，300份人事檔案中，5份缺少履歷材料、9份有履歷材料但無組織審核章、37份缺少考核材料、6份缺少職稱材料、85份缺少學歷材料（包括工作之后在職攻讀的學位材料及證書復印件）、17份缺少黨團材料、59份缺少獎勵材料、39份缺少工資材料。由此可見，檔案內容缺失現象較為普遍。

2 人事檔案管理標準化程度低

高校人事檔案工作標準化管理，要求對人事檔案實行統一、簡化、協調等有序化管理控制，以獲得最佳檔案管理效益。要建立和完善人事檔案的術語、代碼、分類、計量、統計等基礎標準，也要建立和完善檔案的收集、鑒定、整理、編目、檢索等技術標準，還要使檔案材料的歸類、借閱與保護制度符合國家標準。在實際工作中，高校人事檔案管理標準化程度低的問題很常見。例如，上述300份高校人事檔案中，年度考核表填寫不規范的現象就較為突出，37份是用圓珠筆填寫的，58份手續不完備、需要本人簽字，24份需要單位蓋章。還有一些人事檔案所附的總結性材料過多，且沒有形成時間及單位公章。

3 人事檔案管理精細化程度低

高校人事檔案管理工作涉及面廣、信息量大，實行精細化管理尤為重要。作為一種高效、集約的管理方式，精細化管理具有以下特征：一是強調數據化和精確性，這是精細化管理的基礎和前提。檔案材料只有實現數據化、保證其精確性，才能為決策提供參考。二是強調細節，精細化管理體現在管理運作的各個細節中，強調細節才能提高管理績效。三是強調持續不斷地改進，精細化管理是一個不斷改善和提高的過程。四是強調以人為核心，精細化管理由人來操作，為的是人的發展。五是創新，精細化管理以持續改進為特征，持續改進是創新的重要體現。人事檔案管理作為人事工作的重要組成部分，包括人事檔案的整理、收集、鑒別、保管、提供利用服務等諸多內容。當前高校人事檔案管理精細化管理程度低的問題十分普遍，人事檔案不能真實全面地反映個人情況。

4 改進高校人事檔案管理的建議

一要加強相關培訓。筆者以金華職業技術學院的100名教職工為研究樣本，就人事檔案重要性的認識、人事檔案的具體材料有哪些、是否清楚人事檔案的填寫規范等內容進行問卷調查，發放調查問卷100份，回收有效問卷90份，占比90%。有效問卷中，清楚人事檔案作用的有90人，占比100%；16人能比較完整地回答人事檔案中有哪些材料，占比為17.8%，74人只能回答1至3項內容，占比為82%。此外，絕大多數教職工不了解如何規范填寫人事檔案材料中的表格。顯然，有必要針對教職工加強人事檔案基本知識、基本內容、基本規范、基本方法等方面的培訓。教職工作為高校人事檔案的形成者與利用者，掌握人事檔案的相關知識，能夠確保人事檔案的質量，也能充分發揮人事檔案的價值。

二要做好檔案材料審核工作。高校人事檔案相關材料如沒有經過組織審查核實與蓋章確認，就沒有法律效應，體現不出作為憑證依據的價值。高校人事檔案審核部門要制訂檔案審核及管理的規范流程與標準，依據流程開展工作，做好審核管理；要認真細致地核實材料信息的真實性，對已經審核完成的材料簽署意見并蓋上公章，完成后及時移交高校檔案管理部門并存入本人檔案之中，確保檔案材料完整與規范有效。

三要加強移交接收工作。在日常高校人事檔案材料審核過程中，筆者發現檔案材料缺失現象比較嚴重，如因時間推移、單位撤并、領導換屆、檔案管理人員更替等，人事檔案材料沒有及時交接，出現“人變檔沒變”或“人變檔不在”等極為嚴重的問題。分析原因，在于材料移交不及時、經手人對人事檔案不重視或責任心缺乏，等等。一旦經手人調離工作崗位或者退休，而新接任工作的人員沒有辦理好交接手續，新接任工作的人員由于不了解工作情況，很有可能會錯誤地處理一些看似不重要的人事材料，造成人事檔案“斷檔”“老化”等問題，致使教職工需要使用人事檔案時無檔可查，造成無法彌補的損失。一份手續完備的人事材料移交給高校檔案管理部門后，經手人一定要養成及時接收登記并歸檔的習慣，并建立人事檔案月抽檢、年例檢工作機制，避免人事檔案材料遺失或不完整。

需要特別指出的是，人事檔案隨著人員流動而走是當前人員頻繁流動過程中經常發生的現象。調出人員人事檔案管理涉及到原單位與新單位的交接問題，調出單位的檔案管理部門要切實履行好檔案管理職責，及時與檔案接收單位積極溝通，及時將調出人員的人事檔案以機要、保密渠道轉遞給接收單位，務必做好檔案材料的持續轉遞工作，并留意之后材料移交工作中是否還有調出人員的材料拿來歸檔，如遇到這樣的情況，必須保存好當事人的“散材料”，并及時把這些材料寄出，以保證其能及時移交至接收單位，避免“人走材料流”等情況的發生。

四要提升檔案人員素質。高校人事檔案管理人員要具備豐富的專業知識、良好的職業素養與較高的業務能力，還要熟知檔案法律法規、具備檔案法治意識，最重要的是具備檔案知識、提升業務能力。在新形勢下，要不斷適應檔案業務信息化、數字化、平臺化、移動化等的發展需要，通過崗位培訓、在崗學習、經驗交流等方式不斷豐富專業知識和提升崗位技能。建設一支專職、專業的人事檔案管理隊伍，是提升高校人事檔案工作水平的關鍵所在?，F實的情況是，很多高校沒有設置專門的人事檔案管理崗位，人事檔案管理人員兼職較多等現象普遍存在，造成的后果是，工作人員因不熟悉人事檔案管理業務知識，錯把人事檔案材料歸入綜合檔案中，造成要用人事檔案材料時不知何處找、找不到或找不齊等問題。鑒于人事檔案的重要性，建議高校配齊、配足、配強專職人事檔案管理人員，并定編定崗，明確崗位職責任務及問責機制；同時建議上級主管部門將是否設置專門的高校檔案管理人員納入績效考核范疇，切實增強高校對人事檔案管理隊伍建設的重視程度。

五要實行檔案標準化管理。當前高校人事檔案管理中，缺少檔案管理標準或有標準不遵守的問題比較常見。以檔案整理工作為例，我們經常發現檔案整理格式不統一的問題，如一本人事檔案材料有多個裝訂孔，如果不及時補救，檔案就會受損。規格不統一的檔案在裝訂時，管理人員須剪裁破損一邊，再粘貼上一條完整的貼邊，這樣雖然看上去平整了很多，但最終會留下一條粘合重疊縫，如果整本都粘貼，會出現重合處高起，使得檔案看上去不平整、不美觀。針對這些問題，建議有關部門制定相關標準，對檔案裝訂位置、裝訂方法、保存分類、保存位置、保存事項等進行進一步細化。

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