高職教育國際化質量保障機制檔案管理模式

高職院校開展國際教育交流與合作過程中，檔案工作為學院領導的頂層設計提供了重要的科學決策依據，為國際合作院校間深入開展教學管理、學術交流和廣泛合作提供了經驗參照。走入新時代的高職高專教育國際化工作以“建立具有較廣泛社會公信力的中外合作辦學質量標準和保障體系”為抓手，服務高職院校響應“一帶一路”國家倡議、培育工匠精神、促進就業創業、主動服務地方和社會需求的目標體系清晰可見。在原有檔案管理提供合作院校辦學歷史和所在國家合作辦學政策等基礎功能上，橫向聯動國際合作院校，縱向服務國家教育審批機構、指導與監管部門，來完善教育國際化全鏈聯動的質量保障機制檔案管理。

1 概念

自 2008年9月1日教育部和國家檔案局施行《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）以來，各高校根據學校的實際情況又對檔案收集和分類情況進行了調整。教育國際化檔案管理不在分類名稱中所列，因此大部分高職院?？傮w參照“外事類”檔案分類的規定，在自我探索中形成教育國際化檔案管理實施辦法。依據《管理辦法》中“外事類”檔案概念，本文中“教育國際化檔案”是指高等職業院校在經教育部審批的中外合作辦學項目和其他教育國際化工作載體中，與國外團體、個人在學術、科研、人才等方面的交流合作過程中所形成的有保存價值的文字、 圖表以及其他影音視頻資料。

教育國際化合作特色決定了檔案材料的雙語言性、跨行業性和跨校性特征。為充分發揮教育對外開放和漢語言傳播主渠道作用，其檔案管理首先要明確建立雙語電子檔案的目標，針對檔案歸檔、分類和利用方面，制定適應于教育國際化的檔案管理實施辦法，有必要針對進行跨境企業訂單式或雙校園培養項目的“2+1”“1+2”“3+2”等多類型合作模式的學生，完善在校學歷留學生和非學歷留學生檔案管理，在跨境和跨校合作過程中輔助做好學歷和課程進修認證工作。

2 現狀及問題

筆者運用文獻調查法，通過檢索“中外合作辦學檔案”“外事檔案”“國際教育交流與合作檔案”等主題，選取中文數據庫相關學術論文53篇，總結高職院校教育國際化檔案管理主要存在三個問題：（1）管理平臺分散，檔案信息系統責任和權利往往分散在多個部門，各個檔案信息平臺之間極少實現共享；（2）作用發揮有限，目前關于檔案管理制度在信息交互化、資源數字化、雙語特色化等方面建設存在短板，并未發揮服務“示范性中外合作辦學項目”評估、“國際化特色高?！苯ㄔO及擴大“職業教育國際影響力”指標等工作的應有作用；（3）服務形式單一，相比國外高校，國內高校檔案網站服務形式和內容較為單一，開放利用工作還不充分，與師生和社會人士日益增長的查檔用檔需求不匹配。

3 質量保障機制檔案

教育部《關于印發〈高等職業院校內部質量保證體系診斷與改進指導方案〉（試行）啟動相關工作的通知》中提出，高職院校診改的具體任務是“完善高職院校內部質量保證體系”、“提升教育教學管理信息化水平”和“樹立現代質量文化”。筆者所在的浙江經貿職業技術學院成為浙江省高職院校內部質量保證體系診斷改進第一批試點院校之一，自2016年8月頒布《浙江省高職院校內部質量保證體系診斷與改進工作實施方案》以來，學校教育國際化工作重點對照“內部質量保證體系診斷項目參考表”進行專項檔案管理。

首先，質量保障機制檔案收集、存儲、歸檔內容形成與“參考表”緊密關聯，同時結合教育部頒布的高職高專中外合作辦學評估指標體系進行針對性收集和整理。

其次，在完成內部質量保證接受外部評估或考核之前，以國際質量管理體系ISO9000 文件材料收集標準為綱要，結合教育國際化質量保證機制實際需要，探索完善檔案管理的標準化體系，形成具有“國際標準、符合實際、創新特色”的質量保障機制檔案管理模式。

再次，依據《高等學校檔案管理辦法》和教育部頒發的一系列中外合作辦學文件相關要求，從雙語言性、跨行業性和跨校性等特征出發，將質量保障機制檔案管理內容列為辦學規劃、項目審批、師資隊伍、教學管理、科研管理、學生管理、文件管理、機制管理等8個類目，以此為據進行檔案收集、管理和應用化服務。

表1：全要素質量保障機制檔案管理分級職能列表（以2017年為例）

4 “全要素、全組織、全鏈條”檔案管理模式

4.1 檔案收集

目前，高職院校統籌協調各部門根據教育部2008年4月頒發的《高等職業院校人才培養工作評估方案》要求完成相應工作。受此項工作啟發，筆者應用系統思維方法開展教育國際化檔案收集工作。

系統思維是指系統的內部相關作用存在著一定的層次性，包括元素與元素之間、元素與部分之間、部分與部分之間、部分與整體之間等不同層次及其相互之間的相關作用。系統內部相關作用是形成系統整體結構的重要內在機制之一[1]。教育部頒發《高等學校檔案工作規范》明確規定“高等學校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全，便于開發利用”。基于系統思維的檔案收集，是在多個合作院校學院層面統籌規則與指導下，對各校相關部門人員分工協調，注重優化檔案資源分配，不斷完善各系統之間互通渠道的檔案管理方式。具體來說，在加強傳統介質檔案的數字化和電子文件的收集歸檔基礎上，按照質量保障機制檔案內容，整合各個院校、職能部門、院系與行業企業合作檔案材料建設專項檔案資源庫，形成多層次的檔案管理網絡及其職責劃分，逐步納入學校的總體規劃、規章制度，納入有關人員的職責范圍或學校綜合管理水平的評估指標體系，形成各部門分工明確、協同工作的檔案管理長效機制，以此準確反映某一時期學校的教育國際化工作發展情況。

4.2 檔案管理

《大數據時代》作者維克托·邁爾·舍恩伯格認為“大數據的核心就是預測”，實現大規模有價值信息、技術與應用的集成和動態處理，是大數據形成應用價值的關鍵。從筆者工作角度看，歷年須完成包括中國高等教育國際化發展狀況、全國高等職業教育質量年報等在內的近十項教育國際化年報工作，都需要數字檔案本源性靜態信息的輸出[2]。來自不同組織部門和依據指標的數據采集平臺在學分認證、課程銜接、中外合作辦學、學生結構和規模、國際職業資格認證體系、國際競賽參與、跨國或外向型企業合作[3]、留學生情況等評估要素上卻保持一致，因此我們要加強研究將質量保障機制檔案信息系統的統合數據應用到各平臺完成填報，并適時開展高職院校教育國際化發展趨勢分析工作。

在大數據時代背景下，云計算、大數據使得處理跨行業、跨校檔案數據庫和海量檔案資源成為可能。因此，應以數字檔案資源建設為核心，建立基于大數據平臺的檔案管理，將共性要素進行組織整合，逐步加大利用大數據技術對質量保障機制的關鍵數據進行系統分析，并將靜態信息轉化為質量保障機制要求的動態信息，以此追蹤國際化要素或策略在實現既定目的或目標方面的進展和質量[4]。

4.3 檔案服務

高校檔案信息作為承載高校成長過程的原始記錄，將這些原始記錄通過公共獲取的方式提供給社會公眾使用，是高校檔案管理機構實現高校社會性與文化性本質的主要途徑[5]。隨著我國各級政府管理職能向社會化服務模式的轉變，筆者所在學校作為省直機關辦學體制下的高職院校，檔案信息資源的“互聯網+共享模式”是今后檔案工作發展的必然趨勢。

檔案網站在建設時就必須樹立“以用戶為中心”的信息服務理念，實現“展示型”向“服務型”功能定位的轉變。在建立共享檔案數據資源庫基礎上，提供一體化的數據挖掘和數據歸檔，通過網絡信息平臺完成雙語電子檔案信息的傳輸，向國內外、校內外檔案利用者提供快捷的檔案信息查詢服務。此外，高職院校應創新檔案利用服務方式，建立社會化媒體信息數據知識庫，開發智能手機、平板電腦為代表的便攜式設備檔案應用系統，實現檔案資源流通人工智能化，挖掘社會化媒體信息數據資源的潛在使用價值，從而加快高職院校檔案信息資源智能化服務的步伐[6]。

5 檔案管理經驗

5.1 建檔規范化

樹立檔案質量文化觀，加強電子文件的質量管理及開發利用是教育國際化檔案管理工作的起點。浙江省高職院校檔案人員依據《高等學校檔案工作規范》規定，根據浙江省檔案局研究制定的《浙江省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》規定，將電子公文與其元數據建立持久有效的關聯，確保電子公文及其元數據自形成起完整無缺，在信息交換、存儲和顯示過程中保證電子公文內容真實完整。

5.2 歸檔標準化

檔案管理模式既要保證與國內省內高校教育國際化檔案管理標準一致，更要與國際質量標準接軌。國際質量管理體系ISO9000 的“持續改進”原則，同樣適用于建立并保持檔案管理的質量標準體系。ISO9000國際化質量標準體系中的手冊、程序和操作文件是教育國際化檔案歸檔保存的主要依據，統一數字化資源標準，以此形成教育國際化質量保障機制檔案的教學管理、學生管理、科研管理、人事管理、資產管理等標準化歸檔文件。

5.3 服務一體化

目前高職院校的教育國際化檔案管理尚分散在各級職能或相關部門，因此需要依據高校檔案“集中統一管理”原則，并基于系統思維的收集方式，要將校園局域網所有文件在網上流轉后匯總校級職能部門，使校級檔案總數據庫與各級各部門數據庫資源實現資源共享。在此基礎上編制檔案檢索工具，在學校官網上增加檔案相關鏈接，不僅能夠為校內外人員開展檔案上網服務與形成檔案資源動態監管網絡，還可以持續開發與挖掘檔案信息資源價值，將檔案信息管理系統打造成為向社會各界展示教育國際化辦學成果的重要窗口。

5.4 管理常態化

檔案管理部門只有持續常態化開展檔案管理工作，才能實現時間節點上全校性橫向監控與對國際化專業人才培養全過程的歷時監控。根據辦學實際和師生的用檔需求，需要不斷調整歸檔內容、完善制檔標準、提高共享能力、擴展服務方式，使檔案資源綜合管理服務水平不斷提升，為學校辦學頂層設計及日益增長的師生、社會人士多元化需求，提供更準確的研究參考、使用和咨詢服務。

注釋與參考文獻：

[1]張強,宋倫,閆姣麗.系統思維方法的重要原則[J].西安電子科技大學學報（社會科學版）,2007(17):21－22.

[2]周美蘭.大數據時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案,2015(1):68.

[3]買琳燕.高職教育國際化與一流高職院校建設[J].職業技術教育,2015(4):22.

[4]簡·奈特.激流中的高等教育-國際化變革與發展[M].北京:北京大學出版社,2007:62.

[5]曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現路徑[J].檔案學通訊,2012(5):49.

[6]張倩.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].檔案與建設,2014(3):30.