加強(qiáng)集團(tuán)型企業(yè)電子文件管理的若干對策

對于集團(tuán)型企業(yè)來說，電子文件不僅指紅頭文件，還包括大文件的概念，主要分為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫和非結(jié)構(gòu)化的文檔。本文重點(diǎn)關(guān)注非結(jié)構(gòu)化文檔。集團(tuán)型企業(yè)電子文件具有以下價(jià)值：第一，在不打印輸出紙質(zhì)文件的情況下，電子文件是具有法律效力的證據(jù)，能夠應(yīng)對外部訴訟、審計(jì)和監(jiān)察等工作，并維護(hù)企業(yè)和職工的合法權(quán)益、規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。第二，電子文件能夠支撐業(yè)務(wù)共享。任何業(yè)務(wù)系統(tǒng)都應(yīng)該可以直接調(diào)用其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，避免或減少重復(fù)掃描或者數(shù)據(jù)重復(fù)錄入。第三，準(zhǔn)確、完整的電子文件可用于支撐大數(shù)據(jù)分析和提供領(lǐng)導(dǎo)決策，成為企業(yè)內(nèi)容管理和知識管理的基礎(chǔ)。第四，電子文件可為員工提供日常業(yè)務(wù)查詢和工作參考，以提高其工作效率。第五，有些電子文件真實(shí)地記錄了企業(yè)發(fā)展歷史，甚至包含了一段時(shí)期的社會(huì)記憶。

1 集團(tuán)型企業(yè)電子文件管理存在的問題

目前，大型集團(tuán)型企業(yè)信息化管理整體水平在全國處于領(lǐng)先地位，但其電子文件管理卻不盡如人意。如，員工的觀念仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理層面，對電子文件的特性認(rèn)識不充分，特別是對電子文件憑證價(jià)值、資產(chǎn)價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)管理認(rèn)識不足。大多數(shù)企業(yè)電子文件采用分段管理模式，即業(yè)務(wù)部門（財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)等部門）負(fù)責(zé)電子文件的生成、流轉(zhuǎn)直至辦結(jié)；檔案部門負(fù)責(zé)對辦結(jié)完的電子文件進(jìn)行歸檔、利用和銷毀；信息化管理部門負(fù)責(zé)相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，可見沒有一個(gè)部門負(fù)責(zé)檢查各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件是否具有憑證價(jià)值、能否滿足查閱利用需求、能否確保若干年后仍然可以查看。具體問題分析如下。

一是文件真實(shí)性得不到保證。根據(jù)《電子簽名法》要求，電子文件應(yīng)該能可靠地保證自形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被非法更改過。每份電子文件的歷次修改都應(yīng)該留有痕跡，這些修改痕跡應(yīng)與文件本身一并保存，每位修改者都應(yīng)該有相應(yīng)安全驗(yàn)證措施（數(shù)字簽名或密鑰等）。目前，有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺失電子文件版本控制措施，新版本直接覆蓋舊版本，修改痕跡難以追溯；有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接刪除過程版本，只保留結(jié)果版本；有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，同一份文件的過程版本在一個(gè)系統(tǒng)中，結(jié)果版本卻在一個(gè)系統(tǒng)中；有些企業(yè)的OA系統(tǒng)僅僅使用一張電子圖片作為本單位的電子公章，沒有任何信息安全驗(yàn)證的功能，電子文件的合法性無法證明；有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)修改和審核者都沒有相應(yīng)的安全措施，僅有安全手段較低的用戶名和密碼，若偽造電子文件很難被發(fā)現(xiàn)。

二是文件完整性得不到保證。電子文件的完整性包含兩個(gè)方面，一是單個(gè)電子文件的完整，即文件的內(nèi)容、背景信息等要素沒有缺失；二是具有有機(jī)聯(lián)系的多份電子文件及其他形式的相關(guān)文件要完整齊全，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示和維護(hù)。

首先，就單個(gè)電子文件而言，有些電子文件的背景數(shù)據(jù)沒有與文件本身一并封裝；有些電子文件缺印章、缺附件或缺簽字。如電子設(shè)計(jì)圖紙因沒有圖紙編審相關(guān)人員的簽字，不得不將電子圖紙打印成紙質(zhì)圖紙，在紙質(zhì)圖紙上簽字蓋章以后，再掃描成電子圖紙交給建設(shè)單位，成本浪費(fèi)較為嚴(yán)重。

其次，就多份電子而言，只要是屬于同一個(gè)特定業(yè)務(wù)、具有有機(jī)聯(lián)系的多份電子文件，無論是在同一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)還是多個(gè)系統(tǒng)中，都應(yīng)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系以方便查用。目前在OA系統(tǒng)中，單份電子公文與依據(jù)文件（或引用文件）之間、請示與批復(fù)之間都沒有建立關(guān)聯(lián)關(guān)系；ERP系統(tǒng)的付款憑證沒有與合同系統(tǒng)里的采購合同或采購系統(tǒng)里的訂單建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，合同檔案應(yīng)包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除及解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。但在實(shí)際工作中，合同意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗洝⑼鶃硇藕认嚓P(guān)支撐文件多是以紙質(zhì)形式留存在合同經(jīng)辦人手中，合同系統(tǒng)沒有強(qiáng)制要求這些支撐文件以電子形式上傳至合同系統(tǒng)，電子版合同缺乏相關(guān)支撐文件的問題較為嚴(yán)重，以至于工作查考仍以紙質(zhì)合同為主、電子合同為輔。

三是文件可用性得不到保證。有些電子文件是特殊格式的文件，必須依賴于特殊的閱讀器或者生成軟件才能打開和查看，不滿足《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）要求。如有些電子文件是由特殊壓縮軟件生成的壓縮包，文件辦結(jié)以后未能及時(shí)解壓縮，一兩年后很可能無法打開，成為垃圾文件。為了控制電子文件的擴(kuò)散范圍，有些電子文件被加密，但文件內(nèi)容公開以后沒有及時(shí)解密，文件面臨無法打開的風(fēng)險(xiǎn)。如某公司的電子印章加密技術(shù)應(yīng)用于大多數(shù)企業(yè)，查看和使用這些電子文件必須依賴于該公司的軟硬件支持。若該公司的系統(tǒng)升級或者廢棄，這一系統(tǒng)生成的電子文件將面臨無法打開的風(fēng)險(xiǎn)。為了確保若干年后能打開和查看這些文件，要么將特殊格式的文件轉(zhuǎn)換為通用格式（例如PDF格式），要么不斷投入軟硬件資源來維護(hù)原生成系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這兩種方式的成本都很高。

四是文件共享得不到保證。在實(shí)際工作中，集團(tuán)型企業(yè)往往注重系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)度和成效，忽略了與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)的問題。由于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件標(biāo)準(zhǔn)各異，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間、總部與所屬企業(yè)之間文件和數(shù)據(jù)交換困難，形成了諸多“信息孤島”和“數(shù)據(jù)壁壘”。系統(tǒng)建成后，如果其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出調(diào)用文件需求，不得不重新開發(fā)數(shù)據(jù)調(diào)用接口，開發(fā)難度和成本都很大。如某個(gè)企業(yè)的OA系統(tǒng)目前約有18個(gè)接口，系統(tǒng)之間的接口開發(fā)費(fèi)用極高。

五是文件安全得不到保證。絕大多數(shù)集團(tuán)型企業(yè)重視信息系統(tǒng)的安全問題，但鮮有關(guān)注不在信息系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的零散電子文件的安全問題。在實(shí)際工作中，很多分散形成或保管于個(gè)人手中的電子文件，如日常辦公軟件、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、攝像機(jī)生成的很多電子文件，都未納入公司統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中，存在遺失風(fēng)險(xiǎn)；有些舊業(yè)務(wù)系統(tǒng)被新系統(tǒng)取代時(shí)，舊系統(tǒng)中歷史數(shù)據(jù)的保管和處置不當(dāng)，也存在數(shù)據(jù)遺失或泄密風(fēng)險(xiǎn)。

2 加強(qiáng)電子文件管理工作的對策

2009年，由中央辦公廳牽頭，國務(wù)院辦公廳、國家發(fā)改委、工信部、財(cái)政部、檔案局、保密局等相關(guān)部門組成了國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議（以下稱“部際聯(lián)席會(huì)議”），負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)全國電子文件管理工作。同年部際聯(lián)席會(huì)議印發(fā)了《電子文件管理暫行辦法》（中辦 國辦廳字〔2009〕39號）和《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011-2015）》，明確提出：“電子文件是信息時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要信息記錄，是國家重要信息資源，是企業(yè)重要信息資產(chǎn)。重要行業(yè)系統(tǒng)、重點(diǎn)企事業(yè)單位和國家重大項(xiàng)目的電子文件實(shí)現(xiàn)形成、辦理、歸檔、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)規(guī)范管理。”《電子文件管理暫行辦法》還要求“電子文件管理的基本目標(biāo)是維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”。為使切實(shí)提高電子文件管理水平，建議從以下方面著手。

第一，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)型企業(yè)加強(qiáng)電子文件管理需要企業(yè)內(nèi)部的檔案部門、信息技術(shù)部門、投資部門、法律部門、審計(jì)部門等的深度參與，并在資金、技術(shù)、人才等方面給予支持。因此必須建立“一把手”牽頭的協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)，并對電子文件管理實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃。

第二，變革工作流程并調(diào)整工作職責(zé)。電子文件本身的特性決定了其必須遵循全程管理理念，因此要加強(qiáng)前端控制，必要時(shí)將管理后端需求前移。以筆者所在的中國石化為例，中國石化對各類電子文件的管理流程進(jìn)行全面梳理，對照國家標(biāo)準(zhǔn)要求分析各個(gè)信息系統(tǒng)及各類電子文件管理流程存在的問題，羅列出整改清單并著手進(jìn)行整改。整改結(jié)束后各部門都提出了電子文件管理流程優(yōu)化的建議，中國石化據(jù)此對相關(guān)部門的管理職責(zé)做出調(diào)整。

第三，提供信息技術(shù)支持。為加強(qiáng)監(jiān)管，必要時(shí)要建立非結(jié)構(gòu)化電子文件底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲平臺，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化電子文件統(tǒng)一存放在該平臺上，改變過去分散存儲在各個(gè)信息系統(tǒng)的做法，各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)直接調(diào)用底層存儲平臺的文件，文件屬性的每一次變更都記錄在該平臺上。該平臺文件的存儲格式和標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，不必再開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸接口，節(jié)省了大量成本，提高了數(shù)據(jù)的共享程度，也確保了數(shù)據(jù)安全有效。

區(qū)塊鏈技術(shù)廣泛應(yīng)用于法律證據(jù)鏈的取證工作中，可運(yùn)用該技術(shù)建立電子文件長久保存的可信體系，使長期保存的電子文件被外部機(jī)構(gòu)和企業(yè)內(nèi)部認(rèn)可。在企業(yè)內(nèi)部不同信息系統(tǒng)之間相互備份文件的驗(yàn)證碼，同時(shí)在本單位與政府部門、社會(huì)團(tuán)體、高校等機(jī)構(gòu)之間也建立文件驗(yàn)證碼備份和相互驗(yàn)證機(jī)制。當(dāng)對某個(gè)機(jī)構(gòu)長期保存電子文件的真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑時(shí)，可以調(diào)用其他機(jī)構(gòu)當(dāng)年備份的驗(yàn)證碼進(jìn)行驗(yàn)證，如果兩者一致，則可確認(rèn)此電子文件未被更改過。

第四，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和評價(jià)體系。中國石化從企業(yè)整體信息化的效益視角出發(fā)，建立了整個(gè)集團(tuán)的電子文件管理臺賬，按照“老系統(tǒng)老辦法，新系統(tǒng)新辦法”的管理方式，對不完善的現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行評估，區(qū)分改造工作量，適時(shí)整改；對待入網(wǎng)的新系統(tǒng)，建立準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和評價(jià)體系，符合入網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)后才能正式上線運(yùn)行。這樣從產(chǎn)生文件的源頭抓起，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)電子文件的統(tǒng)一管理和電子文件全生命周期審計(jì)。