檔案庫房管理工作法新探

文·王曉華

檔案庫房管理工作法新探

文·王曉華

檔案庫房管理是檔案館工作的一項(xiàng)重要職能。安全、科學(xué)地保管好館藏檔案，是檔案館開展一切工作的基礎(chǔ)保障。長期以來，青島市檔案館檔案管理處工作人員秉承“慎思、慎密、慎微、慎行”的工作理念，堅(jiān)持制度一應(yīng)俱全、賬目一清二楚、調(diào)卷一呼即應(yīng)、整理一絲不茍、衛(wèi)生一塵不染、安全萬無一失的“六個(gè)一”工作標(biāo)準(zhǔn)，在庫房精細(xì)化管理上狠下功夫，積極研究探索工作新思路新方法，不斷強(qiáng)化和規(guī)范檔案庫房管理工作。

2006年，通過工作實(shí)踐，摸索總結(jié)出“左抽右取調(diào)卷法”“盒裝檔案倒置法”“保密檔案兩步審核法”“預(yù)排歸卷法”“檔案排列取齊法”“三指清點(diǎn)法”等十個(gè)簡單實(shí)用的工作技能小竅門，在青島市檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)技能競賽中，被命名為“檔案庫房管理工作法”，并受到國家檔案局、省檔案局領(lǐng)導(dǎo)及各地檔案同行的肯定。隨著工作的不斷深入，又經(jīng)過十年來的不斷探索實(shí)踐，檔案管理處工作人員針對實(shí)際工作中開展的檔案接收數(shù)據(jù)審查、檔案登記、檔案借閱、檔案保護(hù)、職責(zé)意識等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行研究歸納，創(chuàng)新總結(jié)出“檔案庫房管理工作新十法”，進(jìn)一步提升檔案庫房管理科學(xué)化、規(guī)范化水平。

一、接收檔案實(shí)體及數(shù)據(jù)審核法

接收檔案實(shí)體及數(shù)據(jù)審核法，即檔案管理處、數(shù)據(jù)資源處分別對接收進(jìn)館的實(shí)體檔案和相對應(yīng)的電子檔案數(shù)量、條目進(jìn)行認(rèn)真審查核實(shí)，確認(rèn)無誤后，辦理移交接收手續(xù)。由于實(shí)行了進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查驗(yàn)收與檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能合一、標(biāo)準(zhǔn)一致的做法，將檔案質(zhì)量問題解決在進(jìn)館之前。所以在檔案接收進(jìn)館時(shí)，檔案管理處、數(shù)據(jù)資源處只根據(jù)全宗指南及歸檔文件目錄，逐卷（件）清點(diǎn)核對實(shí)體檔案數(shù)量，核對相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)。進(jìn)館實(shí)體檔案數(shù)量少時(shí)，由分管相關(guān)庫房的人員清點(diǎn)；數(shù)量多時(shí)，檔案管理處組織全體人員集中清點(diǎn)。檔案經(jīng)清點(diǎn)核對，確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后，與移交單位辦理交接手續(xù)。檔案管理處組織實(shí)體檔案上架保管，數(shù)據(jù)資源處接收上傳電子數(shù)據(jù)。這樣既保證了進(jìn)館檔案質(zhì)量，簡化了接收工作程序，又提高了工作效率。

二、檔案總登記編制法

檔案總登記編制法，即一是對舊式檔案總登記簿形式內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)完善，在保留全宗號、全宗名稱、收入時(shí)間、所屬年度、保管期限、備注等項(xiàng)目基礎(chǔ)上，增加“文據(jù)編號”“入出庫性質(zhì)”“登記人”等項(xiàng)目。二是每個(gè)庫房配備相應(yīng)的簿式總登記簿，各庫房專人負(fù)責(zé)，以流水帳形式隨時(shí)記錄新接收進(jìn)館的各類檔案情況。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，實(shí)施檔案分類分庫、專人管理，形成多庫、多人分頭登記統(tǒng)計(jì)的管理模式，因?yàn)橛?jì)算機(jī)管理系統(tǒng)雖然解決了通過簿式登記的疊加計(jì)算、數(shù)據(jù)庫可自動統(tǒng)計(jì)問題，但依然做不到對各庫房館藏檔案的實(shí)時(shí)掌控。同時(shí)為保持統(tǒng)計(jì)記錄的原始性，手工記錄總登記簿還應(yīng)繼續(xù)保留，因?yàn)檫@既是館藏檔案統(tǒng)計(jì)方式的一種延續(xù)，又可確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的原始性準(zhǔn)確性。

三、借調(diào)檔案催還法

借調(diào)檔案催還法，即無論是內(nèi)部借閱利用，還是外部調(diào)閱利用，一旦超過規(guī)定的借調(diào)期限，庫房管理人員即通過電話、辦公網(wǎng)絡(luò)、上門等形式進(jìn)行催還。若繼續(xù)借調(diào)利用，需持借調(diào)的檔案資料與相關(guān)庫房管理人員重新辦理借調(diào)手續(xù)，確保檔案安全保管。今后，將在智慧檔案館系統(tǒng)“利用管理——調(diào)歸卷管理”模塊中，設(shè)置智能催還檔案資料功能，通過技術(shù)手段提醒、警示、處置逾期未還且未辦理續(xù)借手續(xù)的借閱者。

四、檔案封存法

檔案封存法，即在檔案原件已經(jīng)實(shí)現(xiàn)縮微、數(shù)字化掃描處理，并對外利用提供檔案計(jì)算機(jī)全文閱讀的情況下，采用封存方式對檔案原件實(shí)施保護(hù)。封存前，制定好封存計(jì)劃，全面檢查檔案原件保管情況，以及數(shù)字化信息與原件內(nèi)容是否一致等。我們已對部分重要檔案實(shí)行了封存。采取封存，有利于原件保護(hù)，簡化清點(diǎn)檔案等工作量，便于庫房管理。

五、庫房溫濕度校驗(yàn)法

庫房溫濕度校驗(yàn)法，即檔案庫房管理人員與溫濕度控制系統(tǒng)（總控室）管理人員，根據(jù)各自所配備檢測設(shè)備，定點(diǎn)定時(shí)對庫房溫濕度數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，并采取相應(yīng)措施確保庫房溫濕度控制在規(guī)定范圍之內(nèi)。因?yàn)樵谥挥袦貪穸瓤刂葡到y(tǒng)管理人員單一方面進(jìn)行監(jiān)控情況下，庫房管理人員無法實(shí)時(shí)監(jiān)控到溫濕度是否超標(biāo)，且隨著控制系統(tǒng)設(shè)備的老化，很難保證檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和設(shè)備的應(yīng)時(shí)啟動。在各庫房中配備簡易實(shí)用的溫濕度測量儀器，庫房管理人員定時(shí)巡查，如果發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，可立即與溫濕度控制系統(tǒng)管理人員相互校驗(yàn)數(shù)據(jù)，及時(shí)采取措施，保證庫房正常溫濕度，有效延長檔案壽命。

六、庫房空氣質(zhì)量保持法

庫房空氣質(zhì)量保持法，即通過做好新進(jìn)館檔案消毒、保持庫房衛(wèi)生整潔、定時(shí)開啟庫房空氣凈化器、定期檢測空調(diào)換風(fēng)設(shè)備等措施，保持庫房空氣質(zhì)量，避免或減少病蟲害發(fā)生，這也是對庫房管理人員自身的一種保護(hù)辦法。全封閉庫房無窗設(shè)計(jì)容易造成庫房通風(fēng)不暢，各種有害氣體會集聚在庫房內(nèi)不易擴(kuò)散。所以，一方面要采取相應(yīng)措施，保持庫房空氣質(zhì)量；另一方面工作人員長時(shí)間在庫房內(nèi)工作時(shí)，也要佩戴口罩、手套等，做好自身防護(hù)。

七、檔案庫房巡查法

檔案庫房巡查法，即檔案庫房管理人員按照規(guī)定的時(shí)間和內(nèi)容要求，巡查各自分管的庫房情況。巡查內(nèi)容主要包括門禁、鎖具、除濕機(jī)、送新風(fēng)、空氣凈化器、照明、密集架等設(shè)施設(shè)備是否正常啟動、運(yùn)轉(zhuǎn)使用；密集架資料架上檔案資料、桌面上物品、墻上制度、理念牌等擺放懸掛是否整齊；溫濕度是否在規(guī)定范圍內(nèi)；房頂、墻體、地面有無滲水、剝落、裂縫；衛(wèi)生是否整潔；門窗是否適時(shí)關(guān)閉，以及其他事項(xiàng)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)處理。建立《檔案庫房巡查記錄登記表》，記錄巡查及問題處理等情況，責(zé)任人員簽字、留存?zhèn)洳椤?/p>

八、ABC崗位職責(zé)法

ABC崗位職責(zé)法，即各個(gè)庫房管理崗位無缺位制。每個(gè)庫房明確由三人分別擔(dān)任A、B、C角，A角對分管庫房負(fù)主要責(zé)任，B角協(xié)助A角做好分管庫房相關(guān)工作，C角是在A、B角遇有特殊情況均臨時(shí)不在崗時(shí)，協(xié)助A角做好分管庫房相關(guān)工作。當(dāng)A角離崗時(shí)，A角須向B角做好工作交接，B角應(yīng)切實(shí)履行責(zé)任，及時(shí)處理工作事項(xiàng)，待A角返崗后主動說明代行職責(zé)的情況；A、B角一般不得同時(shí)外出，確需離崗的，須與C角做好工作交接。處室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)A、B、C角制度落實(shí)情況的監(jiān)督，確保庫房管理每項(xiàng)工作都有人承擔(dān)、有人完成，做到管理無縫隙、服務(wù)無邊界。

九、檔案庫房管理流程圖解法

檔案庫房管理流程圖解法，即通過圖解流程將檔案庫房管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)識解讀，直觀地反映檔案庫房管理的各項(xiàng)工作和要求，讓工作人員特別是新從事庫房管理崗位的工作人員，能夠全面詳細(xì)地了解和掌握工作流程，熟悉各個(gè)工作環(huán)節(jié)，避免工作上的疏漏，以更好地開展和完成各項(xiàng)任務(wù)。

十、工作責(zé)任“意識”法

工作責(zé)任“意識”法，即庫房管理人員在每天工作之前，給自己的工作加一個(gè)“意義”，給自己一個(gè)暗示，簡單地講就是隨意設(shè)個(gè)儀式，比如在收拾一下辦公桌或喝上一口水時(shí)，提醒自己管理著全市最珍貴、最重要的檔案資源，責(zé)任重大，使命光榮，暗示自己接下來的時(shí)間需要保持高度專注和全身心投入。在有些人看來，檔案庫房管理沒有多少科技含量，只是一種簡單體力勞動的重復(fù)運(yùn)作，默默無聞，枯燥乏味。天長日久，有的人也會產(chǎn)生一種懈怠迷茫，感覺不到工作的輝煌。而這個(gè)“意識”的存在，就是幫助庫房管理人員在心中給自己的工作賦予一個(gè)神圣的意義！意識到認(rèn)真完成工作可以給自己帶來的快樂和收獲，充分調(diào)動自己的主觀能動性和工作積極性，以高昂的工作狀態(tài)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，化平凡為非凡。

（作者單位：青島市檔案館）