汽車制造業科技檔案規范化管理實踐

文·劉海燕

汽車制造業科技檔案規范化管理實踐

文·劉海燕

汽車制造業科技檔案的規范化管理是一項系統化工程，必須提高認識，合理規劃，創造條件，分步實施。通過檔案信息資料的規范化管理，使企業領導者可以更好地對企業發展的實際情況及運營狀況進行有效掌握，從而制定出科學的經營策略，使企業取得良好的經營成果，為其可持續發展奠定良好的基礎。

一、汽車制造業科技檔案形成的特點

科技檔案不是一朝一夕形成的，而是需要日積月累。我們日常工作中一次交流的照片、一次科研實驗的數據記錄、科研項目的立項、驗收審查會的會議紀要等都有可能成為日后的科技檔案。外購設備的隨機圖紙、產品質量證書、安裝調試文件，以及在企業生產、研發過程中形成的圖紙、科研成果材料、引進項目的文件材料、產品設計、工藝文件等科技文件都是企業科技檔案的關鍵和重要組成部分。以中國重汽集團為例，作為重卡行業的領頭企業，中國重汽集團于2009年成功與德國曼公司達成戰略合作協議，通過與曼公司的合作使中國重汽集團得到歐Ⅲ、歐Ⅳ、歐Ⅴ排放發動機產品的技術轉讓，中國重汽集團濟南動力部以技術創新、用戶需求引領新產品開發，引進大量曼公司發動機原版產品圖紙、技術標準、工藝文件、檢驗計劃、進口設備資料等科技檔案，檔案資料有紙質資料、電子文件、光盤等多種形式，可謂來源廣泛，數量巨大，內容復雜，形式多樣。

二、汽車制造業科技檔案的管理流程

（一）統一領導，分級管理，完善制度，科學規劃檔案管理過程控制

為了保證曼公司技術文件的安全，加強對曼技術文件的保護和管理，避免被國內其它同行業廠家竊取利用，公司各級領導高度重視科技檔案的規范化管理工作，成立了由公司總經理擔任組長的“曼”發動機項目實施領導小組，首先從建立健全管理制度入手，嚴格檔案管理工作流程，實行制度化管理。先后制訂了《中國重汽濟南動力部檔案歸檔管理辦法》《檔案保密管理細則》《檔案分類編號實施辦法》《歸檔文件材料整理管理辦法》《檔案利用管理辦法》等相關檔案管理規章制度，進一步完善了科技檔案接收、整理、歸檔、保管、借閱、保密等制度，做到制度健全，責任明確。

公司自2006年以來全面開展ISO/TS16949質量體系認證工作，同時也將科技檔案管理納入了該體系之內。ISO/TS16949質量管理體系是國際標準化組織（ISO）發布的技術規范，是汽車生產件以及服務件生產組織進行質量管理的現代化工具，為了順利通過該質量體系認證工作，我們編制了《技術文件控制程序》《曼項目技術資料管理辦法》，規范了技術文件從編制、審核、批準、下發、接收、存檔、管理、借閱等一系列工作流程，見圖（圖1、圖2）：

（二）嚴格收集整理過程控制，確保檔案材料準確、完整、系統

科技檔案形成積累階段的控制，主要是保障文件材料的準確性和完整性。科技檔案的收集整理就是把在各項科技工作中形成的、散存在各個崗位的文件材料集中起來，并按其形成規律有機組合起來的過程。這一階段的目標要求是材料收集的齊全性和材料組合排列的系統性，主要由專、兼職檔案人員來執行。針對這一實際，我公司注重加強制度約束和相關人員檔案管理意識的培養，將科技管理或科技項目的每一個需要歸檔的環節都予以注明，將其制度化管理，科技人員在日常工作中自然而然的形成一種歸檔意識，而不是到了最后要歸檔時再到處找材料，為了歸檔而歸檔。每年委派專、兼職檔案員積極參加濟南市檔案局舉辦的檔案業務培訓班，并每年都組織檔案管理知識答題活動，以便增強相關人員的檔案知識水平，確保文件形成的準確性、合法性。為此，中國重汽集團濟南動力部編制了檔案管理網絡圖，見下頁圖（圖3）：

通過網絡圖明確了各職能部門及加工部專、兼職檔案員的人選，并制訂了工作人員職責及各部門檔案歸檔范圍，確保檔案材料收集準確完整。 加強檔案材料的接收歸檔工作，實行規范化管理。接收到的曼技術資料多為電子版文件，及時刻錄光盤備份，并配備了防磁柜，以確保文件的安全保存。同時將電子文件打印成紙質資料，做到紙質檔案與磁、光介質文件一起存檔，形成內容相同的兩套檔案，也就是 “雙軌制”存檔，確保檔案資料歸檔規范化。

由于設備檔案資料只有在項目終驗收后才統一移交到檔案管理部門管理，隨機圖紙、產品質量證書及安裝調試文件等如早期不注意收集，很有可能會造成一些重要材料的丟失。我公司檔案管理人員嚴格執行中國重汽集團公司關于檔案工作“四參加”制度，（“四參加”是指檔案部門或檔案人員參加產品鑒定會、科研課題審定會、設備開箱驗收會、基建項目驗收會），積極參加曼項目設備開箱驗收工作，并做好現場情況記錄，確保曼生產線設備資料收集準確、完整、系統，為曼生產線順利安裝調試投產提供了良好的技術理論支撐，曼生產線設備檔案的歸檔率達到100%。專職檔案人員深入生產一線，在收集整理過程中指導監督全程跟上，針對每臺設備的終驗收進度不同，分別設定不同的指導時間點，給予相應的業務指導。指導過程其實也是督促過程，督促各部門兼職檔案員按時按要求進行收集整理。

（三）推進現代化檔案管理模式，確保檔案保管利用安全高效

檔案保管利用控制階段的工作主要由專職檔案人員承擔，這一過程的控制重點應放在強化技術措施上，除了建立完善的保管利用制度之外，庫房硬件管理設施也必須達標。我公司綜合檔案室不僅編制了《檔案庫房及檔案安全管理辦法》《檔案保存價值鑒定與銷毀》《檔案管理員崗位職責》等一系列規章制度，還針對曼項目資料必須保密的特點，為曼技術檔案設專用檔案室，配備防盜門、窗以及紅外線攝像監控裝置，配備專用的雙人開啟的密碼文件柜、根據管理要求控制各級權限的專用電子數據管理軟件（“鐵卷”電子文檔安全系統）及其服務器，安裝了不接外網的局域網、嚴格控制電子數據輸出的電腦、專用打印機等硬件設施，從而形成了相對封閉的曼項目檔案管理及技術工作環境。同時，每天檢查庫房，排除安全保管隱患；定期檢查檔案，排除檔案損毀危險。

配備兩名經過培訓考試取得資格證書的專職檔案人員具體負責科技檔案的管理工作，并與集團公司簽訂《員工保密協議》，做到專人管理。加強檔案信息化建設，實行動態化、服務化管理，建立了曼技術檔案信息圖文數據庫，以便在專用的局域網內實行資源共享。利用人員可隨時登錄檔案網站查閱經授權的檔案信息，實現網絡利用的高效便捷。通過各種途徑為企業技術人員查檔提供方便，使科技檔案真正發揮作用。

綜上所述，通過對汽車制造業科技檔案的規范化管理，我們實現了檔案信息檢索傳輸更加快速、準確，檔案數據一次輸入、多次輸出，簡化了檔案管理的手工操作流程，檔案信息的提供利用能夠跨越地域和空間，為分布在各個加工部和處室的用戶提供原地實時的服務，為企業經濟發展起到良好的推動作用。

（作者單位：中國重汽（香港）有限公司濟南動力部）