淺議數字檔案館六網六平臺建設的必要性

文·王德健 于濤

淺議數字檔案館六網六平臺建設的必要性

文·王德健 于濤

隨著計算機技術、網絡技術的迅猛發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，給檔案信息化建設帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。2013年，前國家檔案局局長楊冬權在全國數字檔案館（室）建設推進會上的講話中指出：“數字檔案館（室）是數字時代或者大數據時代檔案館（室）的發展方向，是現代的新型檔案館（室），是對傳統檔案館（室）的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館（室）。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館（室），是實現我國檔案工作現代化、把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。”

所謂數字檔案館，是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用的需求，運用現代信息技術對檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺為社會提供檔案信息服務。建設數字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

一、六網六平臺的含義

我們所說的數字檔案館六網六平臺，主要指局域網文書檔案管理平臺、政務網檔案管理平臺、局域網科技檔案管理平臺、局域網專業檔案管理平臺、局域網檔案電子查閱平臺、互聯網開放檔案查閱平臺。以上六網六平臺構建起了數字化檔案館的網絡骨架，是實現數字化檔案館的基礎。在此基礎上進行檔案數字化建設，可實現館藏檔案信息化和接收檔案數字化。

（一）局域網文書檔案管理平臺

局域網文書檔案管理平臺，即檔案館內部局域網信息化管理體系。通過服務器和交換機構建起檔案館內部網絡布局，實現單位內部計算機之間互相通信，實現各個終端計算機和服務器進行通信，在此基礎上檔案信息由原來的單機目錄式管理模式上升到檔案館內部網絡化、全文瀏覽式管理模式，從而實現了檔案館內部各科室對檔案著錄、查詢、管理、利用等功能的信息化操作。同時，館藏文書檔案全部實現數字化，無需進入庫房，就可以對現存檔案信息進行查詢、打印和下載。相比較傳統的檔案借閱出庫、復制打印、歸還入庫而言，檔案數字化管理開啟了檔案管理的新標準和新要求。

（二）政務網檔案管理平臺

檔案數字化包括數字檔案館和數字檔案室兩個方面。在具體運作中，往往是兩者各做各的、互不相干，從而造成檔案室數字化成果難以與檔案館有效對接，使檔案數字化工作出現“兩張皮”現象。隨著信息化建設工作的全面推進，政府已經投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施，創造了較好的網絡環境。政務網檔案管理平臺，就是通過利用已有的政務辦公信息網絡平臺來構建全區的檔案信息化網絡體系，進行行政區域內的無縫隙檔案管理和利用。在政務網檔案管理平臺上，各個檔案室就好比是檔案館的下設科室，通過政務網檔案管理平臺設置各單位的全宗權限，實現各單位的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、發布利用、進館的網絡化集成化管理。在政務網檔案管理平臺上，檔案館工作人員可以對各單位所提交的數據進行檢查，避免時間和人力的無效損耗。檔案館工作人員還可以通過政務網檔案管理平臺，對各單位進行業務指導并發布相關的檔案法律法規信息，有效遏制檔案工作無章可循，各自發展的局面。

政務網檔案管理平臺檔案數據結構圖

同時，政務網檔案管理平臺還能夠實現各單位之間的檔案互查，如甲單位要借閱乙單位的某份歸檔文件，只需要在政務網檔案管理平臺上發出借閱申請，檔案館工作人員核實甲單位借閱該文件的權限后，就可以開放該檔案權限給借閱人利用。申請借閱時間到期后，該權限會自動取消，借閱人將無權瀏覽該文件，這樣就實現了單位與單位之間文件借閱的無障礙便捷利用。

（三）局域網科技檔案管理平臺

科技檔案承載著一個地區基本信息。隨著科技進步，科技檔案發展異常迅速，但科技檔案管理卻嚴重滯后。主要表現為，一是對科技檔案的監管嚴重缺失，對科技檔案的收集只局限在設備檔案和基建檔案等，導致大量科技檔案散落在各個機構中，無法集中管理。二是缺乏系統的科技檔案綜合利用，不能及時為地方經濟發展提供有效的綜合數據。而今，信息化的發展為科技檔案管理指明了方向，即在綜合檔案館中構建科技檔案局域網，建立獨立的科技檔案管理平臺，加強對科技檔案的進館歸檔接收力度，做到該進館的科技檔案及時歸檔進館。并對進館的科技檔案進行數字化，實現科技檔案分類管理，把該歸類的科技檔案逐一歸類實現電子化，實現在線大數據信息統計和科技科研工作，提高科研信息數據利用的便捷性和準確性。

（四）局域網專業檔案管理平臺

專業檔案是職能機構所形成的與本專業活動息息相關的專業性較強的檔案，如公檢法的刑偵訴訟檔案以及與百姓息息相關的民生檔案，婚姻檔案、社保檔案等。基于特殊的文件處理程序和特殊的文件形式等原因，這些檔案為了方便自身利用都由本單位檔案室進行保管。根據《檔案館工作通則》和國家檔案局9號令的相關要求，只要是本單位永久保存的檔案，從檔案產生之日起10年后必須進館進行集中化管理。在綜合檔案館中，為了有效的管理這些專業檔案，需構建專業檔案局域網，建立獨立的專業檔案管理平臺，對專業檔案進行條目化和原文數字化，并根據行業檔案管理條例保持原單位的基本數據格式，依照國家專業檔案基本分類目錄進行專業檔案電子分類管理，讓專業檔案的利用高效運轉起來，實現專業檔案網上查閱等。

（五）局域網檔案電子查閱平臺

在檔案館內構建電子查閱局域網絡，設置對外開放的電子閱覽室。查閱人可到檔案館進行電子目錄查閱以及開放檔案查閱利用，并根據相應權限申請進行檔案電子原文查閱，以確保檔案使用的安全。另外，在硬件和軟件構建上與網絡系統進行物理隔離，確保各系統的獨立運行。

（六）互聯網開放檔案查閱平臺

利用互聯網技術的高速發展，數字檔案館可以構建起互聯網開放檔案查閱平臺，用戶在家里通過互聯網登陸檔案館網站，即可查閱已經開放的檔案和瀏覽檔案信息等，為老百姓提供了便捷的檔案利用途徑和方式。同時老百姓也可以對檔案工作提出自己的意見，對檔案工作便民化、親民化提供了可行性，使檔案工作真正實現為民服務的目的。

二、檔案信息化建設中的問題

在檔案信息化建設中存在的最突出問題是人才問題，要每年要有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業務培訓，以提升檔案室、檔案館人員的信息化技能。

另外，檔案信息化的發展在很多地方出現滯后的現象，例如檔案信息化規章制度的建立和落實上沒有與已有的標準規范同步。因此，要建立一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準，全面夯實數字檔案館（室）建設業務基礎。并對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用以及數字檔案登記備份等方面做出全面的、可操作的具體規定，使數字檔案館（室）建設走上科學規范、有章可循的軌道。

檔案信息化是一個巨大的系統工程，涉及單位多、檔案數量多、建設周期長、軟硬件依存度高、管理難度大，檔案局（館）應全力以赴構建公共檔案信息資源管理和服務總平臺。可以設想，隨著數字檔案館六網六平臺的全面實施成功，檔案館的檔案信息資源將極大豐富，公共服務的能力將極大提高，并極大地促進檔案信息資源在各級黨政機關以及社會各界共享使用。

（作者單位：煙臺經濟技術開發區檔案館/ 煙臺東森軟件科技有限公司）