淺析檔案信息開發利用面臨的問題

文·李連民

淺析檔案信息開發利用面臨的問題

文·李連民

當今世界，科學技術日新月異，面對嶄新的21世紀，全新的信息時代和知識經濟時代的到來越來越讓人感到世界充滿挑戰。隨著計算機的普及，辦公自動化程度不斷提高，中國正在和國際接軌。國際互聯網在中國的飛速發展，也正越來越受到人們的重視，政府上網，電子文件陸續在各單位普及利用，電子檔案及網上檔案信息利用也日益成為熱點話題。筆者就當今檔案信息管理及利用方面面臨的亟待解決的問題和對策，談點自己的看法。

一、我國檔案信息管理現狀及形勢

我國是歷史悠久的文化大國，檔案信息資源十分豐富。檔案管理工作一直受各級黨政領導的支持，也為我國的政治和現代化建設作出了很大的貢獻。但到目前為止，我國的檔案管理基本上處于傳統的手工管理狀態，雖然有少數單位進行了檔案現代化管理工作，也是很不盡如人意的。這對于服務于現代化建設來講，作用明顯滯后。檔案信息沒有被充分開發和利用，資源優勢也就無從發揮。對檔案信息資源的開發和利用，無疑要受到全球信息化浪潮的巨大沖擊，一切先進的科學技術和管理手段必將取代傳統的管理手段。這主要表現以下幾個方面。

一是記錄檔案的載體發生了變化。隨著辦公自動化的進展，記錄檔案的載體大量的將是光盤、磁介質等。

二是檔案的立卷程序將發生變化。紙質檔案是由文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，把仍具備利用價值的文件收集齊全，保留下來，把它們組合成案卷。在計算機作為辦公設備的情況下，文書處理部門立卷則表現為在計算機屏幕上審閱積存文件，對電子文件中不具有保存利用價值的刪掉。電子檔案是直接由單位文件組成，所以是無紙質檔案的立卷過程。

三是檢索方式發生變化。檢索方式由傳統的手工檢索變成了利用計算機快捷、準確檢索。

四是服務類型也將發生變化。檔案信息的利用由封閉型走向開放型，即可通過建立的互聯網絡直接利用，實現資源共享。

面對這些飛快發展的變化和進步，檔案部門應充分認識這一形勢，充分認識檔案中貯存的大量信息資源的價值，在信息革命浪潮即將到來之際，進行自身管理上的革命。

二、大力培養檔案人才，優化檔案人員結構，為檔案信息利用提供人才保障

檔案的提供利用是檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。而作為檔案這種知識信息的擁有者和提供者，即檔案人才，在推動的檔案工作的開展中無疑是一個關鍵因素。沒有他們的工作和辛勤勞動就沒有我國的檔案事業，更談不上它的發展和利用，所以調整檔案人員結構，培養檔案專業人才就成為重中之重。

目前就檔案事業發展本身而言，整體知識結構尚不合理，脫穎而出的中青年學術帶頭人還只是鳳毛麟角；檔案人員的個體知識結構多是單一的，特別是經過正式計算機專業培訓的人員更較少。由此可見，培養新時期檔案人才則即迫切而又艱巨。但要建立一支刻苦學習、勇于創新、理論聯系實際、掌握現代化檔案管理的專業隊伍，不能靠舍棄原有的隊伍，只能繼續教育和適當引進人才來實現。檔案部門要樹立人才終身教育的觀念，對檔案工作人員通過不同的方式、方法進行再教育，不斷為檔案人員充電，使之在競爭中保持較強的競爭實力。

一是檔案管理專業人才的培養模式應以通才為方向，加強一專多能的復合人才的培養。這就要求檔案人員即需要有檔案信息管理專業的各項技能以及良好的中外文表達、閱讀能力，還需要具備多學科知識，以適應檔案信息發展的需要。

二是加強高層次檔案人才的培養，外派人員學習深造。所謂高層次檔案人才，就是跨世紀檔案學科的帶頭人。目前，能從事編研、計算機管理等高層次人才較少，特別是具有高級職稱的檔案專業人員的年齡大都在50歲以上，趨于老齡化。面對這種情況，應抓緊培養一批德才兼備，在學術研究、業務技能、專業教育等方面有較深造詣的優秀人才。

三是強化人才激勵機制，有計劃地引進高水平的計算機專業人才。杰出的人才來自于優秀群體。人無完人，金無足赤，檔案管理部門應該當伯樂，積極為人才的成長創造良好的條件，讓其脫穎而出。

三、建設信息高速公路，為信息利用創造硬件環境

目前，山東檔案信息網已與國際國內提供了信息交流的平臺，許多人面對源源不斷的信息之潮，難免一時不知所措。這就要求我們的領導高度重視和檔案專職人才努力來實現檔案系統信息高速公路。

一是明確目標、制定實施方案。檔案系統信息高速公路的建設并不是一朝一夕所能實現的，有許多基礎工作要做好。檔案行政管理部門應在周密的調查研究基礎上，制定出檔案系統信息高速公路的建設計劃，分步實施。首先，可以實現機關辦公自動化，使文件的形成、辦理、積累、歸檔自動化管理，在這基礎上實現檔案管理現代化，把一個地方和全國的檔案部門形成網絡。其次，建設信息高速公路，對全國各地的檔案館（室）進行聯網，使檔案信息實現跨時間、空間的共享。最后，把檔案系統信息高速公路納入到全國信息高速公路網絡之中，提供給全社會利用。

二是加強檔案管理現代化管理基礎理論的建立工作。檔案系統信息高速公路的建設是在檔案管理實現現代化管理的基礎上進行。要建立檔案系統信息高速公路，首先要實現檔案管理現代化。傳統的檔案管理理論不適應檔案管理現代化工作，在一定程度上還制約著檔案現代化管理工作的進展。檔案管理現代化需要在現代化理論的指導下進行，檔案部門應加強對這方面理論的研究工作，用現代化理論來指導檔案信息高速公路建設工作。

三是充分發揮檔案專業人才聰明才智，領導上給予足夠重視和一定的激勵機制，切實把這一建設作為硬任務提上議事日程，組織實施。

通過這些途徑，逐步建立檔案系統的信息高速公路網絡，最終納入到整個社會的信息高速公路網絡之中，一方面充分發揮檔案系統保存的信息資源的作用，更好地為社會各方面服務；另一方面使檔案管理工作實現一次革命。這種信息革命浪潮正席卷全球。

四、不斷加強檔案基礎工作，為檔案利用提供軟環境

如前所說，無論是檔案人才的培養，還是順應信息革命浪潮而建立信息高速公路，如沒有檔案基礎工作的扎實進行，一切便是空中樓閣，檔案利用便失去了物質保障。

不可否認，現在檔案管理現代化也正在進行中，一些部門和地區還沒有全面進行電子檔案的改進工作，也有一些部門和地區正在進行之中，紙質檔案和電子檔案并存，但無論哪種情況，檔案基礎工作的重要性都應認識到。

一是加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。掌握豐富、齊全完整的原始資料才能形成高質的檔案，才能在提供利用上掌握主動權，反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。

二是完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。這對于利用計算機的單位來說非常快捷、準確。但對手工檢索來說，這全要靠檔案管理人員的工作來完成。善于學習別人的良好經驗為我所用，并逐步創立適合本單位的檢索工具至關重要。此外，還要重視利用單位經驗豐富的老檔案員，他們對檔案材料及工作程序摸的透、準，能在這一工作中大顯身手。

三是加強編研工作，為大家提供直接、便捷、周到的服務。編研工作是利用檔案的很好形式，這是同行們的共識。今后還要緊抓不放，認清形勢，開動腦筋，選準主題，編研出更多資料，讓檔案在各項事業中發揮更大的作用。

五、深化檔案工作改革，應對檔案利用面臨的挑戰

談到檔案工作改革，這也正是檔案信息的利用問題。大到經濟體制改革，小到各系統的行業改革，要想走向成功，必須學會利用信息。檔案改革能否深化，關鍵在于觀念能否更新。而檔案信息，特別是有關檔案工作改革的理論性信息，是觀念更新的催化劑。檔案信息還能為深化改革提供各種經驗。善于利用信息的人對此決不照搬或簡單模仿，而是總攬信息認清客觀趨勢的前提下，吸取各地經驗的精華，結合實際創造自己的特色模式。擁有信息，開闊了眼界，做到了全局在腦，成竹在胸，就能夠融匯百家，為檔案偉大事業做出較大貢獻。

（作者單位：菏澤市冀魯豫邊區革命紀念館）