文·高善環

加強婚姻登記檔案管理之我見

文·高善環

婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的記錄。隨著社會的進步與人們法律意識的提高，婚姻檔案應用的范圍越來越來越廣，它可在辦理出國探親、經濟索賠、遺產繼承、異地落戶、房產買賣、公證、計劃生育、旅游觀光等事項中起重要憑證作用。加強婚姻檔案的規范化管理，維護好婚姻檔案本質特性，方便群眾查閱利用。這不僅拉近老百姓與檔案館的距離，也可以改變檔案館只為黨政機關服務的舊格局，拓展了檔案館的社會服務功能。榮成市檔案館現接收管理婚姻登記檔案3051卷，150828件，僅2015年通過查詢檔案出具證明的就有498件，足見婚姻登記檔案的利用率之高，與公民切身利益相關之切。筆者就婚姻登記檔案特點、現狀、管理措施談幾點粗淺的認識。

一、婚姻登記檔案的特點

（一）婚姻登記檔案建檔對象具有特殊性

婚姻登記檔案是由具有辦理婚姻登記職能的登記機關在辦理婚姻登記的過程中形成的。其建檔的對象是有婚姻關系的人，或者是曾經有過婚姻關系，其涉及的主體是一對，而不可能是單個的主體。這樣的現象，不論是辦理結婚、補發婚姻登記還是辦理離婚登記、撤銷登記關系的都普遍存在，不論是當事人自己提供的資料，還是婚姻登記機構形成的材料，都是針對一對當事人的婚姻狀況形成的，所以，婚姻登記檔案與普通的人事檔案不同，其建檔對象特殊，不能為每一個人建檔，而是為一對主體建檔。

（二）婚姻登記檔案具有保密性

婚姻登記檔案記載了當事人的許多個人信息，如姓名、出生日期、身份證號碼、婚姻狀況等，而這些信息內容都是當事人的隱私，具有保密性，不能隨意公開檔案內容，僅供登記機關及婚姻當事人使用。在查詢內容上既要做到限制委托查詢的查詢內容，又不影響婚姻檔案的利用效果。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進行利用，必須嚴格遵守有關的規章制度，防止當事人的個人隱私受到侵犯，確保當事人的合法權益。

（三）婚姻登記檔案具有廣范性

社會中每個公民結婚都是婚姻關系建立的過程，而離異則是婚姻關系解散的過程，這種關系是由法律程序來維護的，婚姻登記檔案則是書面憑證。結婚基本涉及到社會中的每個公民，所以婚姻登記檔案涉及范圍廣泛，應該說目前它是涉及面最廣的檔案，因此，婚姻檔案形成量較大，增加了管理工作的難度。

二、婚姻登記檔案的現狀

（一）檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案缺失。由于以前機制、體制的問題，婚姻登記檔案是在各鄉鎮辦理和保存的，后來各鄉鎮撤銷了登記處或人事變動的原因，造成在移交過程中，很多檔案材料不完整，個別檔案缺失現象十分普遍。二是立檔材料不符合要求。主要表現為婚姻登記檔案的核心材料用紙、筆墨不規范，部分證件復印件模糊不清等，不利于檔案的長期保存。究其原因，客觀上是管理機制不健全，主觀上是管理人員素質不高，檔案人員責任心不強，對檔案工作認識不深，忽視了婚姻登記檔案對于構建和諧社會的重大作用，導致立歸移交不及時，不完整，或不移交，人為造成損毀遺失。

（二）檔案利用工作不規范

據調查，婚姻登記檔案管理部門多數沒有建立檔案利用制度，沒有明確責任分工和工作流程，對利用者審查不明，保密措施不健全，利用情況不做登計，利用效果不做統計分析，造成在利用過程中對檔案內容泄密，甚至造成原件遺失。這些問題既損害了婚姻登記當事人的利益，又可能造成不良的社會影響，此種現象的存在，主要原因是沒有健全的管理制度，沒有相應的評定標準、獎懲措施及約束機制，即使建立了相關制度，也不能照章辦事，形同虛設。

（三）婚姻登記檔案的利用率高

目前我國的法律法規建立全面，法制社會不斷完善，隨著經濟的發展，社會生活也出現一些新情況，社會流動人口增加，對外交流增多，人民群眾對婚姻登記檔案的利用需求不斷增長，如辦理調轉工作、居民動遷、房屋買賣、異地落戶、子女上學、出國、貸款、結婚證丟失要補辦結婚證等方面都需要婚姻登記檔案出具證明，婚姻登記檔案的利用率日益上升，婚姻登記檔案已成為社會建設和管理中不可缺少的基礎信息。

三、加強婚姻登記檔案管理的措施

（一）思想重視，加強領導

婚姻登記檔案是一項重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項基礎的管理工作，民政部門和檔案部門，要加強對婚姻登記檔案管理工作的協調溝通，將婚姻登記檔案管理工作作為落實十八大精神的重要內容，不斷提高認識，強化組織領導。各婚姻登記部門，要認真學習和嚴格執行《婚姻登記檔案管理辦法》，檔案行政管理部門，應該跟進監督指導，切實將婚姻登記檔案管理工作納入規范化、制度化、科學化管理軌道。

（二）健全制度，狠抓落實

切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，嚴格依法辦事，為促進婚姻登記檔案的接收工作，充分發揮婚姻登記檔案資源在和諧社會建設中的作用，特別是根據婚姻登記檔案目前利用率高的現狀，檔案部門必需根據《辦法》要求，結合本地實際，盡快制定出較為健全的婚姻登記檔案管理制度，加強業務指導，嚴格履行監督職能，用制度管人，按程序辦事，確?；橐龅怯洸牧蠚w檔的時效性、完整性；管理的規范性、科學性；利用的便捷性，實用性。

（三）科學歸檔，分級管理

在整理檔案過程中，應當講究科學，簡化整理過程，便于工作人員操作，提高工作效率。結合婚姻登記檔案的特點及相關規定，婚姻登記檔案可以以年度和登記性質為依據，以這兩個層次分類歸檔。按登記性質可分為結婚登記、離婚登記、補發婚姻登記以及撤銷婚姻。一對當事人的材料應編為一卷，省去傳統的卷皮和卷內目錄，取而代之的是在每卷的首頁蓋上歸檔章，使整理工作科學簡單。在管理方式上采取分級管理。根據相關婚姻登記條例的規定，只有在縣級以上的政府民政部門和有登記婚姻關系的鄉鎮政府才能形成婚姻登記材料，經法院審判無效的婚姻或被撤銷的婚姻判決副本也交給婚姻登記機關管理，所以，對于鄉鎮兩級政府形成的婚姻登記檔案，應該按照分級管理的方式管理好，保證各自形成的檔案妥善管理，避免出現保管不當的問題，侵害當事人的合法權益。

（四）推進婚姻登記信息化建設

打造符合時代要求的數字登記體系，信息化建設是提高婚姻登記機關辦事效率和質量，滿足公眾婚姻出證需求的重要依據，是推動婚姻管理和服務改革的技術支撐，也是有效預防重婚騙婚等違法行為的重要屏障。各級管理人員要高度重視婚姻檔案的信息化建設，加大信息化軟硬件的投入力度，建立和完善檔案信息管理體系，盡快建立省級婚姻登記工作平臺和數據中心，盡早實現全國婚姻登記數據聯網，信息共享，并逐步充實婚姻登記數據庫量。同時要加強婚姻登記信息化安全管理，增強安全意識，提高防范能力，防止失密、泄密事件發生，逐步完善信息安全管理體制。面對高速發展的經濟社會形勢，我們應當在規范原有基礎檔案的同時，積極打造符合時代發展需要的數字化登記體系，以滿足全國信息資源共享的需求，為和諧社會建設提供高效優質服務。

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[1]張巧露． 論進一步加強和完善婚姻登記檔案管理工作． 《大科技，科技天地》 2011（6）

[2]許春霞． 婚姻檔案管理工作淺談．《黑龍江檔案》2014（2）

（作者單位：榮成市檔案館）