繪制“國有檔案資源網絡圖”
——用“大檔案館”的思維管理國有檔案資源

文·張培軍 梁輝

繪制“國有檔案資源網絡圖”
——用“大檔案館”的思維管理國有檔案資源

文·張培軍 梁輝

檔案館是檔案事業的主體，建立起一個資源豐富、高度共享、服務便捷的國家綜合檔案館系統，一直是各級國家綜合檔案館的工作目標。國家檔案局頒布的9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，重點對綜合檔案館的收集范圍進行重新界定，是各級國家綜合檔案館目前和今后需要認真貫徹執行的部門規章。9號令中對綜合檔案館與專業（專門）檔案館的接收范圍作了比較原則的規定，引發了筆者的思考。筆者認為這其中蘊含著一個重要命題，即如何行之有效地管理國有檔案資源。換言之，就是我們必須建立起一個科學有序的國有檔案資源管理體系。對國有檔案資源實行統一管理是必須的，這是由我們國家的公有制性質決定的，同時也是十分有意義的。國家綜合檔案館是代表國家永久保管國有檔案的機構，但要把國家綜合檔案館建成包羅萬象、應有盡有的“超級檔案館”，從理論上和實踐上，卻未必是可行的。所以，筆者認為，要樹立“大檔案館”思維，科學地處理好綜合館與專業（專門）館之間的關系，運用“大檔案館”概念和模式，對國有檔案資源進行行之有效地管理和利用。

一、對國有檔案資源的統一管理是必要的

1.對國有檔案資源進行統一管理，是我國的公有制性質決定的。“在社會主義國家，社會主義公有制和無產階級專政，為檔案的國有化提供了必要的政治基礎。同時也是它的必然結果”（陳兆祦主編《檔案管理學》）。1956年國務院《關于加強國家檔案工作的意見》明確宣布了檔案的國家所有制。《檔案法》也明確了“統一領導，分級管理”的檔案管理原則。對國有檔案資源，必須有代表國家意志的機構——國家檔案行政管理部門，進行統一管理。

2.對國有檔案資源進行統一管理，能最大限度地實現檔案資源共享。完整而系統的檔案才能反映歷史的真實，才能為研究提供真實的憑證，為決策提高科學系統的依據。統一管理為檔案資源共享提供了必要條件，也為深度開發檔案信息資源提供了充分條件。

3.對國有檔案資源進行統一管理，能為群眾提供更加完善的服務。機關與社會一直是檔案利用的主體，其中公民個人利用檔案所占比例逐年增高。群眾利用檔案維護權益，進行文化休閑已經漸成趨勢。為群眾提供更為便捷的服務是檔案管理部門的職責所在，“一站式”服務是檔案部門追求的最佳服務方式，其前提就是檔案統一管理模式下所形成的資源共享。

4.對國有檔案資源進行統一管理，有利于檔案資源的保管保護。分散式管理需要重復建設庫房，重復配備設備，重復配置人員，增加管理運行成本。集約化管理的優勢在于節約人力，節省投入，提高設備使用效率，減少管理成本。統一管理檔案資源，可以較少的成本實現較優的保管保護效能。

所以，統一管理國有檔案資源既是可能的，也是可行的。各級檔案行政管理部門代表黨和國家管理國有檔案資源，其體制和機制是科學的，應該長期堅持并不斷強化其職能、地位。

二、建立包羅萬象的“超級檔案館”是不切實際的

集約化管理模式盡管極具優勢，但是，建立一個試圖包羅萬象、應有盡有的“超級檔案館”卻是不切實際的。

1.必須充分考慮部門與專業的特殊訴求。在黨的一元化領導下，國家各級行政機構體現著人民群眾的共同利益。但是不可否認，由于職能與分工不同，不同機關存在不同的工作訴求和特殊需要。而單位的職能與檔案的行政效能密不可分，單位需要長期利用檔案履行職能。因此，要尊重部門間存在的不同職能訴求，允許特殊部門長期管理相關檔案。這是個不想交的問題。

2.必須充分考慮專業檔案、專門檔案的動態特性。很多專業檔案、專門檔案都具有動態性特點。在履職過程中，不斷產生材料、整理材料、歸檔材料，循環往復，如社保檔案、駕駛員及車管檔案等，且產生-整理-歸檔-利用檔案的周期較長。這類檔案一般采用“前廠后店”的管理方式最為便捷，即前臺辦理業務，后臺整理、保管檔案，不適宜向綜合檔案館移交。這是個不能交的問題。

3.必須充分考慮檔案利用的時效性限制，即價值限制。接收專業檔案、專門檔案進館的時限，通常的做法有兩種，即延長或縮短進館時限。對于動態性較強的檔案一般是延長進館時限，如上述社保檔案、還有訴訟檔案；對于動態性不明顯，乃至“一次成型”的檔案，即一旦歸檔便不再出現變化的專業檔案，一般是縮短進館時限，如婚姻登記檔案等。但無論是延長或縮短，都必須實事求是地考慮其價值周期及利用時效性限制，如果進館時限超過了檔案的價值周期，檔案失去了利用價值，進館即變得毫無意義。這是個不必交的問題。

4.必須充分考慮檔案管理的費效比。檔案工作的目的是利用，提供利用的最高要求是便捷，綜合管理也要以服務便捷為前提條件，忽略利用的便捷度而一味追求大綜合是沒有實際意義的，是形而上的要求。無論綜合管理，還是適度分散保管必須首先考慮檔案利用的便捷與成本，即費效比，如房產檔案、訴訟檔案等，一旦管理場所與利用場所分離，必然造成利用不便，行政成本增加。這是個不可交的問題。

三、探索國有檔案資源的有效管理模式

目前國家檔案館體系已經全面構成，對檔案館的設置，國家也已出臺相關原則。在這種條件下，對檔案館體系的改革不是不可以，一些地方所做的探索也應該充分肯定，先行先試應當鼓勵。但在沒有全面改革的情況下，妥善處理好綜合檔案館與專業（專門）檔案館乃至部門檔案館之間的關系，實現檔案的統一管理，實現檔案資源的共享，又充分考慮部門、專業利益，是首先應該考慮的問題。那么如何才能達到這一目的呢？筆者的觀點是，通過繪制國有檔案資源網絡圖，全面掌控國有檔案資源家底，應用大檔案館思維，建立起密切聯系的檔案館工作協同機制，通過采用現代化網絡技術，實現檔案資源的共享與聯合開發，實現集約優勢效應。

1.進一步發揮各級檔案局的行政管理與執法職能，對國有檔案資源進行管理。各級檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，這是法律賦予檔案局的職責。各級檔案局要敢于擔當，責無旁貸承擔起對國有檔案資源的管理，在制定行業和專業標準規范時，充分考慮專業檔案、專門檔案的統一管理要求，不能各自為政。要加強與行業主管部門的協調，共同開展專業檔案、專門檔案的業務指導。要加強統一的檔案執法檢查，對在國有檔案資源管理中出現的違法案件進行查處，保證國有檔案資源的有效管理，改變現在的政出多門、利益分割、甚至爭奪資源的現象。

2.繪制國有檔案資源網絡圖，全面掌控國有檔案資源。各級檔案行政管理部門要對本行政區域內的國有檔案資源進行調查摸底，凡屬國有檔案資源的范疇，均列入調查范圍，然后繪制出詳細的國有檔案資源網絡圖，包括主管單位、檔案門類、檔案數量、保管條件、利用情況、組織架構等情況，對其進行全面掌控。

3.將所有國有檔案資源納入檔案年度統計范疇，把握其增減變量。完善現有的檔案年度統計制度，明確更為具體的檔案統計范圍，將國有檔案資源納入統計內容，按年度統計其增減變量，為完善管理體制、提高管理水平提供量的參考。

4.將檔案館聯席會議形成定制，加強館際協同。這里強調的不是協作，而是協同。協作的基本特征是各個獨立勞動組合搭配，協同的主要特征是利用相聯的要素和環境條件，造就系統的整體趨勢從而形成系統性質的飛躍變化（參考潘開靈《從協作、協調到協同的管理發展》）。定期召開綜合檔案館-專業（專門）檔案館（室）聯席會議，并形成固定的機制，建立起協同一致的業務工作機制，即保管協同、信息系統、指揮系統和利用協同。如婚姻檔案與房產檔案關聯度極大，如果實現了檔案、民政、住房三家單位的協同，即可以讓利用者享受“一站式”服務。

5.應用現代化網絡技術，實現國有檔案資源共享與開發、服務。現代信息化技術給檔案形成方式、檔案流轉途徑、檔案管理模式、檔案用戶體驗、檔案價值實現帶來了質的變化，模糊了管理空間，壓短了利用時間，使檔案實體的管理和利用越來越變得不再具有“唯一性”。充分利用網絡技術、數據平臺建設和大數據分析挖掘實現檔案信息的共享和開發、服務，成為檔案館發展、加強館際交流的必然趨勢和技術前提。這也成為了我們管理國有檔案資源，實現國有檔案資源共享與開發、服務的技術條件和手段。

（作者單位：金鄉縣檔案局 / 濟寧市檔案局）