當前檔案工作科學化管理測評面臨的問題與對策

文·邱若銑 于曉利 張旭東

當前檔案工作科學化管理測評面臨的問題與對策

文·邱若銑 于曉利 張旭東

貫徹落實中辦、國辦和省委、省政府“兩辦”關于加強和改進新形勢下檔案工作意見，省檔案局制定了《山東省檔案工作科學化管理規范》。進行檔案工作科學化管理測評，是檢驗各級各單位落實《山東省檔案工作科學化管理規范》的重要手段。檔案工作科學化管理測評實施兩年來，我們做了大量富有成效的工作，測評工作得以有序推進。同時，我們也清楚地看到，當前檔案工作科學化管理測評面臨著一些檔案意識淡薄、體制機制不健全等問題，與測評的推進速度、時間進度極不相適應，需要采取有力措施認真加以解決。筆者結合工作實際，就當前檔案工作科學化管理測評面臨的問題及應對措施，談一談自己的淺見。

一、當前檔案工作科學化管理測評面臨的問題

檔案工作是一項非常重要的基礎工作，但不是可以立竿見影的形象工程。雖然做好了也能促進其它工作的開展，但由于其作用滯后，不能馬上給部門增添光彩、增加實惠，滿足急于求成的浮躁心理，導致有的單位檔案意識淡薄，有的單位檔案工作職責履行不到位，有的單位檔案員業務不熟練且更換頻繁，更有極個別單位甚至沒有檔案室。檔案工作“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的現象極為普遍。

一是檔案意識淡薄，領導重視不夠。意識是行為的先導。一個單位檔案意識的強與弱，是該單位特別是領導對檔案工作重視程度和認知水平的重要標志，是能否做好檔案工作的前提和基礎。有的單位領導認為，“檔案工作是事后工作，是附屬性的，做不做皆可”“檔案資料記得都是過去的事情，它只代表過去，再進行歸集整理是浪費人力物力，得不償失”。有的單位領導說：“現在，光是應付上級領導安排急辦的事還忙不過來呢，哪還有時間管檔案。”還有一些單位的干部認為“檔案工作雖然很重要，但工作崗位是個無職無權、枯燥乏味的地方，出力不討好，還惹人煩，提起來就讓人退避三舍”“檔案管理工作就是抄抄寫寫、繁雜的事務工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要守好攤，不丟失，保管好就行”，等等。這些現象都是檔案意識淡薄和對檔案及檔案工作的重要性認識不到位、重視不夠的主要表現。

二是檔案職責不清，領導履職不到位。有的單位領導認為單位的檔案工作是專職檔案員的事，所以讓檔案員逐個科室或部門去收集檔案資料，違背了檔案工作“誰主管、誰負責，誰形成、誰整理”的基本原則，導致檔案資料收集不齊全。有的單位雖然把檔案工作列入年度工作計劃，成立了檔案工作領導小組和檔案管理機構，確定了領導職責制，明確了專門管理工作人員，劃定階段性任務、目標，但在實際工作中還存在著“領導分而不管”的現象，使檔案工作體制和機制都成了“空架子”，不能發揮應有的作用。還有相當一部分單位的領導對單位的檔案工作職責梳理不清，認為檔案工作是辦公室的事情，作為主要領導自己應該干什么、分管領導應該管什么不知道，辦公室及各科室的檔案工作職責究竟是什么，搞不清楚，致使單位領導檔案工作履職不到位。

三是檔案員更換頻繁，缺乏業務技能。檔案工作不僅是一項管理工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，同時也是一項枯燥無味、默默無聞、不出成績的工作。只有選配政治上硬、業務上精，事業心、責任感強，具有一定檔案業務知識的人員來干，并保持人員相對穩定，才能做實、做細、做到位。有的檔案管理人員責任心不強，缺乏長遠計劃和打算，安不下心來踏實工作；有的不鉆研、不學習檔案業務知識，對檔案管理規范不熟悉，對所管檔案缺乏基本的了解；有的沒有參加檔案業務培訓，沒有資格證就上崗，對檔案的重要性、管理的原則性及檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不熟悉，導致一些歸檔材料不真實、無價值。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，只滿足于將材料放入檔案盒里，嚴重影響了檔案管理水平。

四是日常工作與制度規定存在“兩張皮”的現象。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。規矩就是制度，是用來規范我們行為的準則，是確保工作有序開展的前提。科學的、有針對性和可操作性的制度，能夠規范行為、提高效能、促進工作的順利開展。在現實工作中，相當一部分單位的檔案管理制度是抄襲或者說是復制來的，與單位的實際情況不符合、不對應，不具針對性和操作性，更談不上什么約束力，因此就出現了“制度歸制度、規定歸規定，該怎么做還是怎么做。” 出現“兩張皮”的現象。那些抄襲或者說是復制來的制度，只是迎接檢查時“說在嘴上好聽，掛在墻上好看” 的擺設，與“怎么做”沒有任何關系。這種做法危害性極大，欺騙他人的同時也欺騙自己。制度的關鍵是執行，得不到執行的制度無任何用處。

五是把現在的測評與過去考核混為一談。在測評過程中我們發現，有的單位用過去檔案管理考核過的省特級檔案室直接申請省級示范單位，有的單位將過去檔案管理考核過的省一級檔案室稍做準備就申請省級先進單位或者示范單位。這種企圖把原來檔案管理考核獲得的等級直接套改為現在測評所對應的等級的做法，是極為錯誤的。過去檔案管理考核的是單位的檔案室，是一個點；現在測評的是一個單位檔案工作的總體面貌，是一個面。它既要測評單位檔案工作的“領導責任，全員參與，前端控制，過程管理，系統工程，整體建設”等情況，又要測評單位檔案工作“橫到邊，豎到底，不留任何死角”的狀況。因此，絕不能簡單地把現在測評誤認為是過去檔案管理考核的翻版，不能把兩者混為一談。

六是為了榮譽而申請先進等級以上的測評。有的單位年初做計劃的時候，就做出了年內爭創山東省檔案工作科學化管理先進單位或者示范單位的打算，為購買達到檔案庫房建設“九防”要求的設施設備、為了達到測評標準中要求的檔案數字化率，年初在經費上做出了預算，給予了保障。但是，單位領導只注重了經費投入，制定具體的工作計劃，并沒有在單位進行全員動員部署。平時工作中，也不注意檢查進度情況。工作人員職責不清楚，責任落實不到位。選配的檔案員業務不熟練，不按照測評標準進行準備。最終導致雖然設施設備齊全，硬件建設不錯，檔案數字化程度很高，但因制度不健全、體制不完善，檔案資料收集不齊全、整理不規范，而沒有達到先進單位的標準要求。

二、為解決面臨的問題應該采取的措施

一要提高認識，加強領導，充分調動申請測評的積極性。任何工作領導重視是做好工作的關鍵，檔案工作尤顯突出。要想加速推進檔案工作科學化管理測評，各級各單位領導重視是關鍵。因此，各級黨委政府要加強對檔案工作的領導，把檔案工作擺上日常工作的議事日程，定期聽取檔案工作的情況匯報，及時研究解決檔案工作中遇到的新情況、新問題，并提出明確要求。把檔案工作作為新聞媒體宣傳的一項內容，定期調度檢查。各級委政府的分管領導，要經常深入檔案部門調研，了解工作情況，解決實際問題，提出工作要求，確保取得實效。各級檔案部門要充分利用檔案報刊、檔案網站、微信、QQ群等媒體，大力宣傳檔案工作重要性及有關法律法規，結合“6.9”國際檔案日、“9.5”檔案法頒布日、“12.4”國家憲法日等，向社會公眾廣泛宣傳檔案法律法規，宣傳做好測評工作可以倒逼其它工作開展的重大意義，努力提高各級各單位做好檔案工作科學化管理測評的積極性和緊迫感。各級各單位要適時召開專題會議，對檔案工作科學化管理測評工作進行再動員、再部署，努力做到“三納入”“四同步”，把檔案工作列入日常工作的議事日程，努力爭取早日測評。

二要加大教育培訓力度，努力提高業務技能和檔案意識。“工欲善其事，必先利其器”。檔案工作是一項專業性很強的工作，涉及的知識面也很廣泛，要想做好必須加大教育培訓的力度，努力提高全員的業務素質，特別是專兼職檔案人員的業務技能。一是加強對檔案工作分管領導的教育培訓。將檔案工作納入黨校主體班次教學內容，優化課程設置，配強師資力量，嚴格結業考核，成績計入個人檔案，使單位分管領導成為合格的指揮員。二是加強專兼職檔案人員崗位培訓。積極參加檔案行政管理部門組織舉辦的檔案業務培訓班和高層次的專題研討班，拓展檔案工作視野，加快新技術的更新步伐，增加新知識的儲備量，提高自身創新能力和吸納整合能力，高站位思考，高起點謀劃檔案工作，使其成為高素質的戰斗員。三是加強單位全員檔案意識的培訓，樹立“人人都是檔案工作主體”的思維。要采取靈活多樣的方式，采取以會代訓、專門培訓、“走出去、請進來”等辦法，廣泛宣傳有關檔案管理的基本知識，使單位全員統一思想，提高認識，更新觀念，強化意識，努力使人人成為檔案工作的宣傳員、戰斗員。

三要完善制度，厘清職責，確保取得實效。一個單位的檔案工作做得好不好，不是哪一個人的事，也不是哪一個科室的事，而是單位全員的事。單位領導有領導的檔案工作職責，內部各處室、檔案工作機構或者檔案員，有其各自的職責。只有職責明確，責任落實并履職到位，特別是單位領導職責明確并落實到位，單位的檔案工作才能做好。簡單地說，單位領導應貫徹落實有關檔案法律法規，堅持“三納入”“四同步”，建立制度并督促落實到位。內部處室的負責人，應該對該處室文件材料的齊全完整負責；文件材料的形成者，應對其齊全、準確和形成質量負責；兼職檔案員應對本處室歸檔文件的收集、整理質量負責。單位檔案機構或者檔案員，應該統籌規劃本單位的檔案工作，負責計劃、總結、制度的制定和督促落實；負責監督指導各科室及專項工作文件的形成、積累、整理、歸檔及所屬單位的檔案工作；負責對接收的案卷分類、編號、保管、鑒定、統計、提供利用和定期向國家檔案館或有關單位移交檔案等。

四要借助行業主管部門的力量，形成測評工作合力。堅持“抓系統、系統抓”的工作思路，主動爭取有關行業主管部門對檔案工作科學化管理測評的重視和支持。聯合調研摸清底子。根據調研了解的實際情況和年度工作要求，研究制定擬采取的具體措施。聯合下發文件進行布置。文件中要明確領導責任、全員參與；目標任務、完成時限；具體措施、分步實施；落實職責、明確責任。聯合召開會議動員部署。動員會上，宣讀文件、領導講話強調、提出具體要求，同時進行檔案業務培訓，講解測評標準規定等。定期召開聯席會議。總結階段性的工作，肯定成績，找出問題，分析原因，制定措施，限期整改等。通過聯合采取一系列措施，形成齊抓共管良好局面，合力推進測評工作的開展。

五要堅持“抓重點、重點抓”，強力推動測評工作開展。一是“打鐵還需自身硬”。檔案部門出臺的標準規范，要求各級各部門單位做到的，檔案系統各部門單位要首先做到，這樣才有說服力、號召力、影響力。濰坊市檔案局在這方面率先做出了有益的嘗試。年初，市檔案局要求，市及12個縣市區檔案局要率先申請進行測評。到目前，市及12個縣市區檔案局有6個通過了先進單位的測評，2個通過合格的測評，測評率達61.53%，超過時間進度10多個百分點，為全市各系統的測評工作起到了引領示范作用。二是把檔案工作科學化管理測評與文明單位創建結合起來。對一個單位來說，檔案管理水平是單位綜合管理水平的重要標志，與文明單位標準要求有相當一部分是一致的。因此把測評工作納入文明單位考核體系，占取合理分值，增加測評工作權重，使科學化管理測評與文明單位創建的有機結合，是推進測評工作開展的有效舉措。可明確規定，檔案工作測評不合格的單位不能申報文明單位。三是積極爭取黨委政府領導重視支持，把檔案工作納入社會科學發展綜合考核體系，以充分調動各級各單位做好檔案工作的積極性。

（作者單位：濰坊市檔案局 / 濰坊市寒亭區科技局/ 濰坊市檔案局）