蘭臺如醫

文·海燕

蘭臺如醫

文·海燕

大學畢業到檔案局工作，一晃就是20年，20年來一直從事檔案接待利用工作。干的時間越長，越覺得這份工作跟醫生很相近。因為檔案的接待利用也要像中醫診斷病人一樣“望聞問切”，也要有醫者仁心和精湛的技術。

首先，檔案的接待利用工作要有“望聞問切”的基本功。所謂“望”就是從查檔者衣著、形象、神態等，初步判斷出他們查找哪方面的檔案，是學籍，還是職級，還是工作查考？一般工作查考是單位的檔案員或者工作人員，查閱職級問題一般是中年以上，遇到提拔或者職稱晉升才會用到，而查閱學籍或招工、下鄉之類的檔案，一般是為解決自己的學歷、工齡問題的個人……如此等等，有了初步判斷，下一步到哪個全宗去查找，自己先有個譜。“聞”，就是要耐心地傾聽查檔者的訴求，通過初步的交流弄清楚他們想要查找的問題，進行初步的判斷。然后是“問”，就要問清楚查檔者沒有說到提到的一些線索，像醫生一樣，問得越清楚，對病情的判斷越有利，越利于下一步的查找調卷。“切”就是把握以上情況和線索，綜合判斷他們要查找的檔案資料到底去哪個全宗、用什么檢索方式查找。就像醫生該開處方了，需要用什么儀器去檢查、做什么治療、開什么藥一樣。

其次，檔案的接待利用工作要有如醫者的仁心。到檔案館來查閱檔案資料，一般都是遇到了需要解決的問題，不論是個人待遇問題，或者是職級問題，或者是學歷證明、工齡續接問題，還是學術論文寫作中需要補充資料，都是來尋求我們幫助的。所以，我們要用如醫者的仁心，耐心、細心、誠心地為每位利用者查找所需的檔案資料，盡量滿足他們的需求。

耐心，就是盡可能做到在工作中不與所查的檔案資料擦肩。曾有縣區的兩個年輕人，想幫他們的祖父查找1998年左右填寫的享受勞模待遇的審批表，要求查閱1994年其祖父被評為“優秀拔尖人才”的有關表彰文件。我在目錄數據庫中輸入“拔尖人才”作為關鍵詞，并未查找到表彰文件。但我注意到審批表上三個不起眼的手寫的小字“地勞模”，便以“勞模”、“勞動模范”為關鍵詞搜索，只查到會議記錄中“審定地區職工勞動模范名單”的一條記錄，確實有其祖父的姓名，但不是正式表彰文件，不能作為享受勞模待遇的依據。我便順著“職工勞動模范”的線索，查找到地區工會檔案中的“地區職工勞動模范審批表”，但當時填報的名字和現在身份證上的名字不一致。最后終于從行署文件中查到“關于表彰地區職工勞動模范的決定”，并為其出具證明。他們被我們的耐心細致、不厭其煩而深深感動，一直說我們比他們還耐心。我告訴他們，這對我們來說很平常，因為這是我們的職責。

細心，就是不放過每一個細小的線索，也不被假象所迷惑。有一次，一個單位的工作人員帶著文號來查找他們的機構編制文件，通過計算機檢索文件編號，找到文件卻不是他要查找的。他說文號沒錯，是從另外一個文件上抄下來的。我又換了關鍵詞檢索，查到了他所需要的文件，但文號與他提供的差了一個數字。所以，在平時的利用中，我們還要細心地去撥開迷霧、去偽存真，留下有用的線索，多方查找，才能查找到真正有用的文件。

誠心，就是像對待自己的親人朋友般對待每位利用者，如醫者以人道主義精神搶救病人一樣，竭盡全力去為利用者查找。有一分希望，則百分努力，而不是簡單地就回復“沒保存”、“查不到”。要從相關的全宗、或者職能相近的全宗、上級主管部門查找，自己多跑些腿，多費些時間，鍥而不舍地順著蛛絲馬跡深入查找，有時確實能找到所需檔案。即便是自己館內沒有，也要耐心細致地解釋清楚，必要時建議“轉院”，到有關部門去查找。這樣，即使查找不到，利用者也會心存感激。曾經有幾位被精簡下放的老同志來查閱有關資料，我們盡心竭力為他們查找，雖然最終沒有找到他們需要的登記表，但他們被我們的熱情服務所感動，一直說“我們跑了那么多部門，沒有一個部門像你們檔案館一樣熱情的。”縱使我們不能幫助他們，也要給與溫暖。

最后，接待利用工作要有如醫者的精湛技術。接待利用工作，看似簡單，貌似中學生都會做，其實，真的沉下心去做，卻有好多學問，有干好和干不好之分，猶如有良醫也有庸醫。良醫者，藥到病除。接待利用做得好，也能快速準確地檢索到所需的檔案資料，使利用者滿意而歸。庸醫者，則是馬馬虎虎，甚至加重病情。檔案利用如是，如果只是寥寥草草地查找，找不到所需資料又沒有耐心地解釋清楚，難免使利用者滿腹怨言而去。所以，平時練好基本功非常重要，熟悉掌握館藏情況和檢索工具情況，哪個全宗有什么職能，有什么檢索工具，在哪個庫房存放，用什么檢索工具能最快最準確地查到檔案。并且隨著時代的發展，計算機技術的普及和在檔案管理中的應用，還要熟練使用計算機和檔案管理軟件，以便建立目錄數據庫及數字檔案館，從而及時快速精準地查找檔案。基本功扎實，就能在最短的時間里調閱檔案，節約利用者的寶貴時間，提高我們服務的滿意度。

這就是我們，在檔案系統像醫者一樣盡心盡力幫助需要幫助的人。當然，我們的付出也終會有收獲。當我們看著留言簿上一句句感謝的話語，接到一個個反饋的電話，看著一個個滿意而去的背影，我們也會涌起“幫助別人，快樂自己”的成就感，如醫者看著一個個治愈出院的病人而欣慰。記憶特別深刻的是泰安的一位80多歲的老年婦女，解放前參加革命，因找不到相關佐證材料，相關待遇一直得不到落實，抱著試試看的心情來到菏澤市檔案館。我們經過耐心的查找，從革命歷史檔案中找到了一份“工作人員登記表”，其中有她的名字，記載了其參加革命的時間。老太太激動地說：“這可解決了我的大難題了。要不是看你年輕，我就給你跪下謝謝你了”。看她如此激動，我也為能幫助她而感到由衷的高興。

蘭臺如醫，有苦有樂。我們或許不會驚天動地，但有些人卻可因我們小小的幫助而解決大問題，縱使苦累，無怨無悔！

（作者單位：菏澤市檔案局）