新形勢下對青島市基層學校檔案工作的調查與思考

文·宋曉彬

新形勢下對青島市基層學校檔案工作的調查與思考

文·宋曉彬

為認真貫徹落實省委辦公廳、省政府辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》和省檔案局制定的《山東省檔案工作科學化管理規范》等文件精神，青島市檔案局和青島市教育局聯合下發了《關于2016年度教育系統檔案檢查工作的通知》及檢查標準。近日，青島市教育局為全面了解和掌握教育系統檔案工作現狀，提升基層學校檔案工作規范化管理水平，促進青島市教育系統檔案事業科學發展，更好地服務民生和教育教學工作，對局屬學校檔案工作進行了專項檢查，并就基礎檔案業務等工作進行了調研測評。

此次調研采用聽取匯報、現場查看、實地評分和開展座談等辦法對學校檔案工作的組織領導、制度建設、設施配備、安全保障、隊伍培養、基礎業務開展、信息化以及服務利用等方面進行測評。筆者作為青島市教育系統區片檔案協作組組長，參與了此次檢查和調研測評，現根據調查情況就基層學校檔案管理工作談幾點淺見。

一、基層學校檔案工作的現狀與問題分析

青島市教育局現有局屬學校34所，包括學前教育、義務教育、高中教育、職業教育、特殊教育和繼續教育等，融和了集團化管理、跨區域辦學、中外合作、校企聯合等多種辦學形式。

近幾年，先后有5家單位被評為山東省檔案管理一級單位，多所基層學校被評為山東省檔案管理二級單位。2016年，2所學校參加并通過了山東省檔案工作科學化管理測評，3所學校報名并通過了青島市企事業單位檔案管理年度檢查。

此次參與測評的學校除了在教學改革、辦學特色和專業設置等方面各具優勢外，還在檔案管理方面非常具有代表性，集中反映了省內基層學校檔案工作的現狀和問題。

（一）基層學校檔案管理工作基本情況

此次專項檢查除青島六中、青島九中、青島十五中、青島十九中和青島三十九中5所學校因外遷未列入調研范圍，其余29所局屬學校全部參與。青島市檔案局、青島市教育局就檢查結果下發了《關于局屬學校近年檔案工作開展情況的通報》（青教通字〔2016〕89號），其中優秀單位12個，合格單位17個。

調查研究顯示，青島市各基層學校認真貫徹《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案條例》和《山東省檔案工作科學化管理規范》，切實加強各校檔案制度建設，認真做好各門類檔案收集、整理、保護，充分發揮了檔案作用，取得了較好的利用效果。

1.領導重視，責任明確。所有學校均配備專人分管檔案工作，將檔案工作列入學校工作計劃和單位考核；管理機構完善，網絡體系暢通，崗位職責明確。將檔案工作納入學校議事日程，檔案經費能滿足工作需要。青島二中分校、青島工貿職業學校和青島電子學校等均購置高質量密集架十余列，極大的改善了庫房硬件條件。

2.檔案庫房建設規范。各學校均設立綜合檔案室，大部分達到三室分開，能夠滿足當下工作需要。庫房設立較為合理，在承重等方面均符合檔案專業要求。庫房設施配備較為完備，安全防范措施得當。各校均配備符合檔案工作要求的消防器材、溫濕度測量和調控設備，配備防光窗簾，對有害生物有防范措施。山東省輕工工程學校在改建過程中，在辦公用房極度緊張的情況下，仍根據相關文件要求，在臨時辦公處所設立三室分開的綜合檔案室。

3.檔案人員隊伍穩定。檔案人員配備齊全，相對穩定。以青島市教育系統李滄區片為例，自2010年來，僅青島財經職業學校和平度師范學校因檔案人員退休而更換綜合檔案室管理人員。各校都非常重視檔案隊伍建設與培養，均設有分級專兼職檔案員數名。檔案工作人員上崗前根據工作需要，大部分參加過青島市檔案局、青島市教育局或校內等各級檔案培訓。例如，青島五十八中邀請青島市檔案局監督指導二處專家，到校為學校中層以上領導、各處室專兼職檔案員進行業務培訓。

4.檔案制度建立健全。各校均有規范完整的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等制度，并及時公開公示。根據國家檔案局第10令要求，各校均已修訂《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。按照《青島市中小學校檔案分類辦法》制定本校檔案分類辦法，大部分基層學校以正式文件形式將檔案編號辦法固定下來。在日常工作中，嚴格按照歸檔范圍和編號辦法，對檔案進行收集整理。

5.檔案收集整理及時規范。各校文書檔案、教學檔案、學籍檔案、會計檔案、校舍檔案、聲像檔案、照片檔案以及實物檔案等門類齊全，歸檔完整及時，保管規范，無積壓文件。在調研過程中，檢查組根據各校歸檔范圍和會議紀要、大事記、年度工作總結等現場抽取歸檔文件，各校均無出現重要文件未歸檔情況。部分基層學校能實現檔案統一集中管理，定期清核統計，做到賬物相符。

6.初步開展檔案信息化建設。各基層學校檔案室均配有計算機、掃描儀等檔案數字化設備，大部分學校已完成上一年度永久和定期30年檔案的數字化工作，對學校照片、聲像檔案等進行數字化，并對形成的各類電子檔案的備份歸檔。目前，青島二中、青島商務學校、青島十七中、青島五十八中和山東省輕工工程學校等學校均已使用專業檔案管理軟件，進行學校檔案目錄數據庫建設。

7.檔案開發利用效果顯著。各校均編制目錄等檢索工具，查閱利用方便，借閱登記及時。作為基層學校，全宗卷建設和編研利用等成果顯著，極具行業特色。全宗指南、文書檔案、學籍檔案、照片檔案、聲像檔案和實物檔案等在學校校史館建設、校友風采征集等活動中發揮了重要作用。青島一中、青島二中、青島三中、青島五十八中和青島實驗初級中學等在校慶或校史館籌備籌建中，大量利用學校室藏檔案，編研校史材料。此外平度師范學校利用學籍檔案材料，為山東省內近五六十人出具人事檔案學歷證明材料。青島五十八中利用教學檔案，為往屆畢業生出國留學出具高中成績證明百余件，接受外國大使館函調證明十余次。多位基層檔案人員撰寫的論文在國家、省級檔案雜志上發表。

（二）問題分析

雖然基層學校的檔案管理工作已經取得一定成績，但與上級有關規定和現實要求還存在一定差距。

1.部分學校軟硬件配備有待完善。部分學校檔案室存在庫房面積偏小，后續館藏力量發展不足等情況。除個別學校采用檔案管理專業軟件外，大部分學校使用金宏辦公系統作為檔案管理依托平臺，在分類整理、上傳速度、附件容量、檢索工具等方面均存在一定程度制約，不利于檔案收集歸檔和開發利用。大部分學校均無專業消防報警設施，個別學校檔案室未配備應急電源，不利于電子檔案收集保存和檔案信息化數據保護。

2.檔案收集歸檔標準不一。個別基層學校歸檔范圍存在歷史性遺缺，檔案管理集中統一性不強。文書檔案多年來只重視紅頭文件的收集，而忽視學校其他重要活動衍生的相關資料，致使一些檔案材料留存于各部門，存在檔案丟失、損毀隱患。

3.檔案業務素質有待提高。基層學校檔案工作人員身兼數職，業務繁忙，常常對檔案工作無暇顧及。校內檔案交接缺少必要手續，特別是在學校迎檢等檔案利用高峰期間，檔案清點不及時規范。自2012年后，教育系統學校檔案工作人員未進行系統的業務培訓，各區片協調組幾乎形同虛設，各校檔案隊伍人員在交替過程中，業務指導僅限于繼承傳統，缺乏規范性、科學性指導。

4.數字化建設亟待提高整合。各校檔案數字化工作均已開展，但距《山東省檔案工作科學化管理規范》仍有很大差距。此項工作時間緊迫，數量龐大，任務繁重，僅靠各校專兼職檔案員利用日?，嵥闀r間進行多年室藏檔案的數字化工作，特別是年代久遠檔案的搶救、保護和數字化等一系列工作，工作難度大，成效低，也不利于后期檔案的開發利用。

二、做好基層學校檔案管理工作的思考和建議

1.爭取領導支持，明確歸檔范圍，加強督導檢查。建議由青島市教育局牽頭、青島市檔案局協助，制定《青島市教育系統文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，供行業參考。各基層學校根據辦學特點可在一定范圍內修訂本校歸檔范圍及保管期限，每年年初將擬收集上一年度檔案歸檔范圍報上級審批備案，并將修改原因備注標明。本年年末根據上級備案清單，組成專人對學校檔案進行督導檢查，促進各校檔案管理的規范化。

2.引進專業團隊，推進數字化進程，早日實現“互聯網+”。對各學校室藏檔案進行數字化外包服務，引進專業化團隊，對年代久遠的檔案進行搶救、保護和數字化工作。此項工作將大大縮短各個學校檔案數字化進程，改變現有教育系統檔案工作信息化滯后的情況，為基層學校檔案科學化建設奠定基礎，優化在“互聯網+”時代檔案開發環境，提高檔案服務民生的利用效果。

3.重視繼續教育，加強業務培訓，提高專業素質。制定檔案管理人員的“培訓工作五年規劃”，建議通過網絡教學、集中培訓、外出參觀、區片交流和現場會議等多種業務工作培訓形式，有針對性的對教育系統檔案工作人員進行業務培訓，及時引進先進的檔案管理理念，每五年進行檔案規章制度、基礎知識、行業標準、編研利用等方面知識的循環培訓，以避免人員交替、檔案業務不熟等原因造成的檔案工作損失。

4.加大經費投入，改進軟硬件設施，營造檔案利用新環境。積極推進檔案信息化建設，在室藏檔案外包數字化的同時，加強校內檔案信息化建設，結合各校的OA辦公系統，對基層學校后續產生的檔案進行校內數字化，并通過校內檔案專用端口實現檔案調閱，在各類迎檢評比中，發揮檔案的編研利用價值。

（作者單位：山東省青島第五十八中學）